Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Сотруднику платим компенсацию за использование личного авто. Нужно ли хранить ПТС и договора аренды ТС после увольнения...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Сотруднику платим компенсацию за использование личного авто. Нужно ли хранить ПТС и договора аренды ТС после увольнения сотрудника.Нас проверяет ФСС, запрашивает данные документы

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов. Такой вывод следует из Писем Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097.

Право собственности работника на автомобиль подтверждает, например, копия паспорта транспортного средства. Право пользования автомобилем на законном основании подтверждает, например, договор аренды ТС.

Предполагаем, что в вашей ситуации ФСС проверяет правильность уплаты страховых взносов за период до 2017 г. и запрашивает документы, подтверждающие правомерность того, что с суммы выплаченной компенсации страховые взносы не уплачивались.

В соответствии с подп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Соответственно, организация должна в течение 6 лет хранить документы, подтверждающие порядок исчисления страховых взносов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Материалы Системы Главбух: Памятка: сколько хранить документы7

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

Вид документа Срок хранения Основание
Финансовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов 5 лет Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Договоры банковского счета 5 лет после окончания срока действия договора Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Кредитные и заемные договоры; документы, подтверждающие предоставление средств 5 лет после полного исполнения обязательств** Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Бухучет и отчетность
Бухгалтерская отчетность:
– сводная годовая (консолидированная) Постоянно Стр. 351 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
– годовая Постоянно
– квартальная 5 лет (если нет годовых – постоянно)
– месячная 1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности – постоянно

Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Первичные документы 5 лет после отчетного года Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет** Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Регистры бухучета 5 лет после отчетного года Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы о недостачах, растратах, хищениях 5 лет** Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о приеме выполненных работ:
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности 5 лет после истечения срока действия договора** Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
– по трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

– по остальным гражданско-правовым договорам 5 лет после истечения срока действия договора
Налоговый учет и отчетность
Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы) 4 года с даты последней записи Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы к ней Абз. 4 п. 24приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Книга продаж и дополнительные листы к ней Абз. 4 п. 22приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Журнал учета счетов-фактур Абз. 5 п. 13приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей
Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ
Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ
Налоговые регистры 5 лет** Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них 5 лет** Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов 5 лет** Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Сведения о доходах физических лиц

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Книги учета доходов и расходов по УСН В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК РФ
Страховые взносы
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Расчет в ФСС России, если организация отправляла его по ТКС 5 лет с момента принятия ФСС России Пункты 5.2, 6.2 и6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 № 19
Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками 5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС России
Сертификаты ключей подписи В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

75 лет**

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)***

Стр. 657658перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)***

Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения Постоянно Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные – 75 лет)

До востребования (невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников 5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)** Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Командировочные удостоверения***

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 75 лет)

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ
Документы по ККТ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями 5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.

** Часть документов нужно хранить постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года.

27.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок