Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам и приказы на отпуск по уходу за ребёнком до достижения ребенком...

  • 11 августа 2018
  • 0

Вопрос

Сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам и приказы на отпуск по уходу за ребёнком до достижения ребенком возраста трех лет? Как эти приказы правильно нумеровать? Их нужно нумеровать и хранить отдельно от приказов на ежегодный основной оплачиваемый отпуск? За нарушение какой предусмотрен штраф? Какой буквенный код можно использовать для приказов на отпуск по беременности и родам и для приказов на отпуск по уходу за ребёнком? Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

1.Ответ: Сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам и приказы на отпуск по уходу за ребёнком до достижения ребенком возраста трех лет?

Согласно пункту 19 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 приказы на ежегодный отпуск хранятся 5 лет. 75 лет хранятся приказы на ежегодный отпуск только работников с вредными и тяжелыми условиями труда.

А на отпуск по беременности и родам и на отпуск по уходу срок хранения- 75 лет.

2.Ответ: Как эти приказы правильно нумеровать? Их нужно нумеровать и хранить отдельно от приказов на ежегодный основной оплачиваемый отпуск?

Порядок нумерации приказов законодательно не установлен. Работодатель самостоятельно выбирает способ нумерации, исходя из удобства применения.

Следовательно, можно приказы на указанные виды отпуска регистрировать в одном журнале и хранить в одной папке.

Однако, могут быть неудобства из-за разных сроков хранения. Этот момент нужно учитывать.

В связи с чем, приказы на ежегодный отпуск все же регистрировать и хранить отдельно будет удобнее.

3.Ответ: За нарушение какой предусмотрен штраф?

Статья 5.27. КоАП РФ

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 34 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 КоАП РФ,
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

4.Ответ: Какой буквенный код можно использовать для приказов на отпуск по беременности и родам и для приказов на отпуск по уходу за ребёнком?

Работодатель самостоятельно выбирает способ нумерации, исходя из удобства применения.

Таким образом, можете определить код, который удобнее в вашей ситуации.

Например: к-о-д

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу

Н.З. Ковязина

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

 порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

 условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 15.02.2018

2.Ответ: Какие сроки хранения кадровых документов

Н.З. Ковязина

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Однако указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых перечнем архивных документов установлены иные сроки хранения (п. 4 ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 15.02.2018

15.02.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок