Что делать, если нужно внести старую запись в трудовую книжку, а название и печать учреждения изменились?

65

Вопрос

к нам обратилась женщина, которая раньше работала у нас, чтобы сделать запись в трудовой книжке, т.к. трудовую книжку ей порвали дети, как быть в этой ситуации. За это время у нас переименовалось учреждение и изменилась печать. Образец оформления записи можно.

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника.


Также прочитайте об отмене печати более подробно.


Действующим законодательством предусмотрено ограниченное число случаев, когда работодатель обязан оформить сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

Следовательно, в вашем случае, работнику необходимо оформить дубликат трудовой книжки.

При этом, в соответствии с пунктом 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, если старая трудовая книжка сохранена, записи в ней различимы, печати читаемы, то основанием для внесения записей в дубликат трудовой книжки может быть сама трудовая книжка.

При этом, заверять каждый период печатью не нужно будет, в данном случае, печать работодатель поставит только после того, как закроет свои записи (т.е. после внесения записи об увольнении работника).

Однако, если старая трудовая книжка пришла совсем в негодность и внесенные в нее записи не читаемы, либо вообще отсутствуют, то оформить дубликат можно только на основании подтверждающих трудовую деятельность работника в предыдущих организациях справок предоставленных самим работником. Также отметим, что в данном случае, если работник отказывается предоставить справки о его трудовой деятельности у предыдущих работодателей, то можно оформить ему новую трудовую книжку. При этом, в данном случае, рекомендуем взять с работника заявление, в котором он укажет желание оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, можно сказать, что в данном случае работнику необходимо оформить дубликат трудовой книжки. При этом, сделать должен это работодатель по последнему месту работы единожды, а не по каждому месту работы должен ходить работник.

Следовательно, если вы являетесь работодателем по последнему месту работы, то оформите работнице дубликат трудовой книжки в общем порядке, при этом после внесения последней записи в вашей организации внесите запись о переименовании организации.

Если ваша организация не является последним местом работы, то вы не имеете право вносить записи в новую трудовую книжку, т.к. в течении деятельности у вас была зарегистрирована во всех кадровых документах (в т.ч. в книге учета движения трудовых книжек) старая трудовая книжка работника, поэтому если вы внесете записи в новую трудовую книжку, то это будет нарушением. В данном случае, вы можете просто выдать работнице справку за период работы в вашей организации, чтобы на основании нее ей внесли запись в дубликат. При этом, в связи с тем, что организация изменила название, то в данной справке также укажите и этот факт.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной. Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды (см., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия Иванова
Имя Елена
Отчество Васильевна
Дата рождения 15.10.1955
(число, месяц, год)

Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность переводчик
Дата заполнения « 09 » августа 20 10 г.
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек


(разборчиво)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий трудовой стаж –10 лет 7 месяцев 8 дней, непрерывный трудовой стаж – 6 лет 7 месяцев 5 дней
Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)
1 03 03 1997 Принята в отдел кадров на должность инспектора Копия приказа от 03.03.1997 № 4-к
2 07 09 1999 Переведена в бухгалтерию на должность кассира Копия приказа от 07.09.1999 № 70-к
3 05 03 2001 Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодекса законов о труде Российской Федерации Копия приказа от 05.03.2001 № 90-к

(Продолжение)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО «Производственная фирма "Мастер"»)
4 17 01 2002 Принята в административный отдел на должность секретаря Приказ от 17.01.2002 № 55-к
5 21 07 2010 Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 21.07.2010 № 78-к

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО «Производственная фирма "Мастер"») с 25.08.2010 переименовано в Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)

Руководитель отдела кадров
Е.Э. Громова

Работник
Е.В. Иванова

Приказ от
25.08.2010
№ 113

25.12.2014

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль