text
Кадровое дело

Как внести в трудовую книжку изменение записи о фамилии?

  • 14 июня 2017
  • 576

Вопрос

1.Подскажите пожалуйста, есть работник, у которого поменялась фамилия в 2006 году, а на титульном листе в трудовой книжке стоит еще девичья фамилия. Работает у нас на предприятии с 2014 года. Как правильно внести исправления?2. Есть на предприятии работники, у которых трудовые книжки украинского образца, но они изъявляют желание завести труд.книжку рос.образца. Как правильно это сделать? Какая должна быть последняя запись в книжке украинского образца?

Ответ

Ответ на вопрос:

1.Подскажите пожалуйста, есть работник, у которого поменялась фамилия в 2006 году, а на титульном листе в трудовой книжке стоит еще девичья фамилия. Работает у нас на предприятии с 2014 года. Как правильно внести исправления?

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Изменение записи о фамилии сотрудника вносит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака. При этом прежний работодатель может вносить записи в трудовую книжку только в случае, если в ней выявлены неправильные или неточные записи. Поскольку речь идет не об исправлении записи в трудовой книжке, а о внесении недостающих сведений, указанных в свидетельстве о заключении брака и новом паспорте, то достоверные сведения может внести текущий работодатель.

Для внесения изменений сотрудник должен подать текущему работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, паспорт).

Следует учесть, что текущий работодатель вносит изменения с даты подачи заявления сотрудника, а не с даты, например, выдачи нового паспорта. Поскольку в общем случае кадровое делопроизводство не предусматривает оформление документов задним числом. Поэтому на заявлении сотрудника должна стоять дата его оформления и получения работодателем, во избежание дополнительных вопросов от контролирующих ведомств.

2. Есть на предприятии работники, у которых трудовые книжки украинского образца, но они изъявляют желание завести труд.книжку рос.образца. Как правильно это сделать? Какая должна быть последняя запись в книжке украинского образца?

По заявлению работнику можно выдать новую трудовую книжку. Если работник заявил желание об оформлении ему трудовой книжки российского образца после процедуры перерегистрации, то отметим следующее.

В этом случае датой выдачи трудовой книжки будет текущее число. Печать на титульном листе проставляем актуальную на дату оформления новой трудовой книжки.

Далее открываете блок с наименованием работодателя, актуальным на день оформления новой трудовой книжки.

После чего за номером один от текущего числа вносим запись « Принят на должность _______________ с «____»___________________». Т.е. указываем должность, которую работник имел при приеме на работу со ссылкой на приказ о приеме (именно тот приказ, которым Вы оформляли прием работника) Последующие записи о переводах вносите также (за следующим номером, но от текущего числа и с указанием, что « Переведен на должность ___________________ с «___»_______________________».

В порядке очередности вносите запись о перерегистрации, если в результате нее у Вас изменилось наименование организации.

Последующие записи (о переводе, увольнении) уже будете вносить за следующими порядковыми номерами от даты соответственно перевода и увольнения.

Такой способ заполнения (по аналогии с внесением пропущенных записей) исключит расхождения между датой оформления трудовой книжки и первой записью в ней.

Записи о работе у других работодателей (до Вашей организации) вносить в новую трудовую книжку не нужно.

Поскольку Вы завели новую трудовую книжку, то это надо отразить в книге учета движения трудовых книжек. При этом у Вас нет оснований выдавать работнику на руки ранее увольнения трудовую книжку украинского образца. Поэтому при увольнении Вы выдаете работнику обе трудовые книжки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Примечание:

При этом есть мнение Роструда, изложенное в письме Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862О ВЕДЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ОФОРМЛЕННЫХ ДО ДНЯ ПРИНЯТИЯ В РОССИЙСКУЮ ФЕДЕРАЦИЮ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ И ОБРАЗОВАНИЯ В СОСТАВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НОВЫХ СУБЪЕКТОВ - РЕСПУБЛИКИ КРЫМ И ГОРОДА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ СЕВАСТОПОЛя, что «если работник заявил желание об оформлении ему трудовой книжки российского образца после процедуры перерегистрации, то в новой трудовой книжке отражаются сведения о работе после перерегистрации в порядке, определенном пунктом 3.1 Инструкции.».

Но в этом случае будет нарушен порядок ведения трудовой книжки, который предполагает внесение в трудовую книжку не отрывочных данных только о периоде после перерегистрации юридического лица, а предполагает последовательное внесение всех записей о работе у конкретного работодателя, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением работника.

Как вариант, можно ввести в практику оформление новых трудовых книжек работникам только при приеме на работу новых работников. А уже работающим в организации разъяснить их право оформить новую трудовую книжку при переходе к новому работодателю. Если же работник будет настаивать на оформлении новой трудовой книжки уже сейчас (до увольнения из перерегистрированной организации), то рекомендуем воспользоваться рекомендацией, приведенной в начале ответа, и оформить записи о работе в Вашей организации до перерегистрации по правилам пропущенной записи, а после перерегистрации - в общем порядке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

Из ответа «Как изменить трудовой договор»

2. Ситуация: Какие записи нужно внести в трудовые книжки после того, как организация, расположенная в Республике Крым или г. Севастополе, перерегистрировалась в соответствии с российским законодательством

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств.

Необходимость внесения записей в трудовую книжку сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен его украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). В итоге на практике возможны такие ситуации.

Организации, расположенные в Республике Крым или г. Севастополе, могут привести свои учредительные документы в соответствие с российским законодательством (п. 1 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ). Такая перерегистрация не является ни реорганизацией, ни ликвидацией юридического лица (п. 6 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ). После перерегистрации компании, расположенные в Республике Крым или г. Севастополе, приобретают права и обязанности российских юридических лиц (п. 5 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ).

Поэтому организации, которые расположены в Республике Крым и перерегистрировались, должны оформлять трудовые книжки по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1. Название организации не поменялось. В таком случае никакие новые записи вносить тоже не придется.

Вариант 2. Название организации поменялось. В таком случае запись о новом наименовании организации нужно внести в трудовые книжки. Такое правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Вариант 3. Сотрудник просит заменить ему книжку украинского образца на российскую. При этом неважно, меняется наименование или нет. В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. В новую трудовую книжку внесите первую запись о приеме на работу уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. При этом записи об украинском стаже в новую книжку переносить не нужно. Такой стаж будет признан в России без дополнительной легализации (ст. 6 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Украины от 14 января 1993 г.). Аналогичные разъяснения приведены в письме Роструда от 15 июня 2005 г. № 908-6-1.

Из ответа «Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: Должны ли работодатели, расположенные в Республике Крым и г. Севастополе, менять своим сотрудникам трудовые книжки на российские образцы

Нет, не должны.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 и 2004 годов (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в этот период, приведены в таблице. Поэтому если трудовую книжку сотруднику организации, расположенной в Республике Крым и г. Севастополе, завели еще в СССР, то продолжайте ее заполнять.

Вместе с тем, в отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Так, если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи о работе продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую трудовую книжку можно заменить на новую – российского образца. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Таким образом, трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Причем это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена трудовая книжка российского образца, то старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. При этом себе на всякий случай можно оставить копию.

Из ответа «Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

13.10.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»




Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»




Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок