Кто в организации отвечает за составление должностных инструкций?

1121

Вопрос

Ответьте, пожалуйста, на следующий вопрос: " Кто в организации отвечает за составление должностных инструкций?" В организации образовался сметно-договорной отдел, начальнику сметно-договорного отдела кадровой службой устно было предложено составить должностные инструкции, кадровая служба в течении года не проконтролировала данное предложение до возникновения конфликтной ситуации, исполнения своих должностных обязанностей начальником сметно-договорного отдела. В праве работодатель применит к начальнику сметно-договорного отдела дисциплинарное взыскание.

Ответ

Ответ на вопрос:

Должностная инструкция - это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника организации при выполнении им работы по занимаемой должности. Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять.

На практике процесс разработки должностной инструкции выглядит следующим образом.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделений, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься работник (например, менеджер по продажам, при этом, директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сформулировать требования к профессиональным знаниям и навыкам, обозначить критерии оценки работы).

Также, должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) организации, а если необходимо, то и с другими структурными подразделениями организации и вышестоящим руководителем.

Методическое руководство кадровой службы при разработке должностных инструкций также необходимо: кадровик знает квалификационные характеристики, понимает структуру должностной инструкции, может подсказать, как правильно оформить данный документ, чтобы обеспечить единообразие кадровых документов в организации.

Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, после чего она вступает в силу. При этом, работник должен быть ознакомлен с ней под роспись. Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Примерный образец приказа о разработке должностных инструкций:

Общество с ограниченной ответственностью

"Альфа"

Приказ № 23

о порядке разработки, согласования

и утверждения должностных инструкций

Москва 28.03.2013

Приказываю:

1. Кадровой службе ООО "Альфа" составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок - до 10.04.2013. Ответственный – руководитель отдела кадров Крюков Р.А.

2. Начальникам отделов и цехов разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием. Срок - до 25.04.2013. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.

3. Юридической службе ООО "Альфа" обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный - Зимко У.Ю.

4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО "Альфа" требованиям по охране труда. Ответственный - Шурочкина А.Я.

5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок - до 06.05.2013. Ответственный - секретарь Воронина О.Л.

Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых

С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009

Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О. Зарубин 02.11.2009

Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч. Сапармурдинов 01.11.2009

Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009

Начальник транспортного отдела Лещенко П.К. Лещенко 02.11.2009

Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009

Начальник отдела по охране труда

Шурочкина А.Я. Шурочкина 01.11.2009

Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009

Таким образом, законодательство не содержит определенных требований при разработке положений об отделах и должностных инструкций.

Однако, исходя из практики, можно сделать вывод, что, как правило, положения об отделах и должностные инструкции работников данного отдела разрабатываются отделом кадров совместно с руководителем структурного подразделения. Или по приказу работодателя непосредственно руководителями отделов под методическим руководством отдела кадров.

При этом, не редки случаи, что в данном процессе участвует только руководитель структурного подразделения.

По поводу наказания работника:

Если за работником обязанность по разработке должностных инструкций не была закреплена ни трудовым договором, ни должностной инструкцией, ни приказом, то соответственно и привлечь его к ответственности за неисполнение должностных обязанностей нельзя.

Если же работник совершил иной дисциплинарный проступок, то привлечь его к ответственности можно, только при соблюдении порядка, предусмотренного статьей 193 Трудового кодекса РФ. Подробнее см. http://www.1kadry.ru/#/document/130/50077/?step=33

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;

равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;

корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять.* На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность.

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

- непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

- порядок назначения и освобождения от должности;

- наличие и состав подчиненных;

- порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандартыОбщероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68,ст. 57 ТК РФ).

Пример оформления должностной инструкции

В организации разработана и утверждена приказом директора должностная инструкция главного бухгалтера.

Совет редактора: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Книги: Большая книга директора по персоналу. Е. Рудавина, В. Екомасов. Е. Рудавина

2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции

Все затруднения делаются легкими, когда их изучишь.

Вильям Шекспир

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции. Одним из таких документов является должностная инструкция. Это локальный нормативный акт, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения.

Должность является первичным элементом управленческой структуры и характеризует место работника в процессе управления. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой – позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения. Должностные инструкции входят в единую систему управленческой документации, действующую на предприятии.

В разработке должностных инструкций и их практическом применении участвуют как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является организационным документом для исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей. Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности. Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Должностная или профессиональная (для рабочих) инструкция включает в себя следующие разделы:

- непосредственная подчиненность работника;

- порядок назначения и освобождения от должности;

- порядок замещения при отсутствии;

- основные документы и регламенты, которыми работник руководствуется в своей деятельности;

- квалификационные требования к должности.

Квалификационные требования не пишутся «с потолка». Существуют «Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих». В этом документе подробно указано, что он распространяется на предприятия и организации всех форм собственности. Поэтому если вы писали требования без изучения нормативной базы, работник может обратиться в суд и выиграть дело.

Согласно требованиям системы организационно-распорядительной документации, должностная инструкция должна содержать следующие разделы.

Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Трудовые функции. Определяются направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр.

Права работника. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность работника и работодателя. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

Взаимодействие. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Условия труда. Перечисляются необходимые для обеспечения нормальной и безопасной работы сотрудника в организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Сотрудники службы персонала должны обеспечить руководителя структурного подразделения соответствующей нормативно-методической базой для создания инструкций, но не должны вмешиваться в процесс ее разработки.

Разработка должностной инструкции начинается с написания Положения о структурном подразделении.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть изменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности или функциональных обязанностей; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

3. Формы:Приказ об утверждении должностной инструкции

«Альфа»


ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 12


об утверждении должностной инструкции

г. Москва 22.01.2007

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить должностную инструкцию главного бухгалтера от 22.01.2007 № 1.

Приложение: должностная инструкция главного бухгалтера от 22.01.2007 № 1.

Директор А.В. Львов

02.12.2014

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль