Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника?

104

Вопрос

Возникла ситуация. Менеджер по персоналу, работающий в компании с 2014 г. в августе 2016 не находит трудовую книжку работника, который в 2014 г. брал ТК для оформления пенсии и оставил соответствующее заявление предыдущему специалисту по кадрам. Сотрудник утверждает, что вернул ТК в установленный срок и прежний кадровик это подтверждает. Какова ответственность работодателя и что делать? Надеюсь ТК найдется, но все-таки хотелось бы знать ответ, что делать в данной ситуации. Хорошо, что хоть пенсия уже оформлена и есть копия ТК. Не оправдываю ответственный персонал за хранение ТК.

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, с момента приема на работу ответственность за сохранность трудовой книжки работника полностью ложится на работодателя. Так как если работник предоставил свою трудовую книжку, то работодатель продолжает вести ее, если у работника нет трудовой книжки, то работодатель заводит новую. Следовательно, в связи с тем, что трудовую книжку работодатель потерял в период работы сотрудника у него, то ответственность за утрату трудовой книжки полностью ложится на работодателя (т.е. на Вас).

В данной ситуации нужно предпринять следующие действия:

  • Попытаться найти трудовую книжку (вероятно, она могла быть размещена не по алфавиту, либо лежит на оформлении больничных листов и тд.);
  • Провести аудит трудовых книжек, для выявления еще возможно утерянных;
  • По факту отсутствия составить акт;
  • Взять объяснение с работника отдела кадров. Данный сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

У вас не останется вопросов о Электронной трудовой книжке после прочтения статьи по ссылке.


В п. 45 Правил указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Если по каким-либо причинам вы все же потеряли трудовую книжку одного из своих работников, то вам не остается ничего другого, как выдать дубликат трудовой книжки.

Однако, для оформления дубликата Вам нужно заявление работника. Таким образом, работник, трудовая книжка которого была утеряна по вине работодателя, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Вам в свою очередь, необходимо оформить работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после того, как он подал заявление. При этом, для оформления дубликата работник должен собрать документы, подтверждающие факт его трудовой деятельности в других организациях.

Вам нужно оказать содействие в сборе документов работнику. Например, работник может написать доверенность для сбора документов, и документы будет собирать, например, кадровик. Либо, если речь идет о работе в других городах, то Вам нужно отправлять работника в командировки для сбора документов за ваш счет, так как утеря по вашей вине.

Что касается ответственности.

Ответственный работник, как указано выше, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если вдруг работник решит уволиться, то при выдаче трудовой книжки с опозданием работодатель обязан выплатить средний заработок за период задержки и изменить дату увольнения на день фактической выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику (ст. 165234 ТК РФ, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

И.И. Шкловец

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:

  • утеряна;
  • пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
  • содержит недействительную запись об увольнении или переводе.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.

Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14.

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Так, стаж работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п. При этом работодатель обязан оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Например, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать, помочь составить официальный запрос бывшим работодателям и т. п. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если предъявленные документы не содержат полных сведений о трудовой деятельности сотрудника или подтверждающие документы невозможно получить вовсе, то в дубликат внесите только ту информацию, которая подтверждена документально (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если подтверждающие документы поступят уже после оформления дубликата, то сведения о работе можно довнести в трудовую книжку или просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них для корректного определения стажа работника.

Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Как заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки сотрудника

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки. То есть сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в организации, ставит на титульном листе свою подпись, печать организации и текущую дату заполнения дубликата трудовой книжки. А не копирует эти сведения из старой книжки сотрудника или ее копии.

Внимание: если у сотрудника менялась фамилия, то в дубликате отразите текущие данные. Восстанавливать все записи об изменениях не нужно.

Заполнение сведений о работе в дубликате

Как внести в дубликат трудовой книжки сведения о работе сотрудника

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Специалист, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 22.08.2016

22.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль