Обязаны ли мы выдать работнику документы по его запросу?

530

Вопрос

Работник был принят 04 июля 2016 г. (по срочному Трудовому договору на период участия Общества в строительстве) и уволен 01.08.2016 г. в связи с истечением срока трудового договора. Работник хочет подать иск о восстановлении на работе, в связи с этим он прислал Заказное письмо с уведомлением и требует предоставить по почте следующие заверенные копии документов:1) приказ о приеме;2) Трудовой договор;3) Приказ об увольнении;4) Справку о среднем заработке;5) Доказательство об окончании участия Общества в проекте.6) Справку о численности отдела территориального управления в котором работал на 02.08.2016 и на дату ответа на данное письмо.7) Устав Общества.Обязаны ли мы в трехдневный срок отправить по почте копии всех запрашиваемых документов или нет. Если да то все ли документы мы должны предоставлять.

Ответ

Ответ на вопрос:

Однозначно ответить на Ваш вопрос, к сожалению, нельзя.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

То есть, конкретный вид документа, который работодатель обязан выдать тому или иному работнику не определён. В случае возникновения спорной ситуации, конечное решение может принять суд. Однако, однозначной позиции по тем или иным документам до сих пор не сформировалось (см. приложение к ответу ниже).

Поэтому, для минимизации потенциальных рисков быть обвинёнными в нарушении трудового законодательства, что может повлечь штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, целесообразно направить все запрошенные работником документы. В случае, если Вы готовы отстаивать свою позицию в суде, то обязательно рекомендуется предоставить копии приказа о приеме на работу, трудового договора, приказа об увольнении, справки о среднем заработке. Насчёт доказательств об окончании участия Общества в проекте, справки о численности отдела территориального управления в котором работал сотрудник на 02.08.2016 и на дату ответа на данное письмо, а также Устава Общества, можно попытаться доказать, что эти документы по смыслу статьи 62 ТК РФ, не относятся к тем, который работодатель обязан предоставить. Однако данная позиция не является бесспорной.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Пресса: Журнал «Трудовые споры» № 7, Июль 2016

Трудовой договор

Работник потребовал копии всех приказов и локальных актов. Что нужно выдать, а что можно придержать

  1. В каком виде выдавать документы, где упоминаются другие работники
  2. Чем мотивировать отказ выдать копию локального акта
  3. Сколько судов считают, что можно не выдавать личную карточку

Штатное расписание, график отпусков и табели выдавайте в виде выписок. Работник вправе получить информацию только о себе. Кроме того, есть документы, которые можно не выдавать, несмотря на просьбу работника.

Есть работники, которые заваливают работодателей заявлениями о выдаче копий кадровых документов. Причем работники не ограничиваются приказами о приеме и переводе. Они запрашивают распоряжения о создании подразделения, назначении руководителя, полное штатное расписание и все локальные акты. Не торопитесь удовлетворять все просьбы работника. Сначала оцените, имеет ли запрошенный документ отношение к нему. Если в нем упоминаются другие работники, оформите выписку. Копии локальных актов можно не выдавать. Такой отказ суды признают законным. В статье 62 ТК РФ упоминаются персональные документы работника. Локальный акт к ним не относится. Достаточно того, что работодатель ознакомил с ним работника.

Если работник ознакомлен с локальным актом, выдавать копию не обязательно

Работник запрашивает копии ПВТР или положения, если планирует доказать, что работодатель незаконно лишил его премии, отпуска или надбавки. Но суд скептически отнесется к распечатке с корпоративного сайта. Поэтому нужна заверенная копия документа.

Если работодатель не выдаст копию акта, работник оспорит отказ в суде. В таких спорах суды занимают противоположные позиции.

Позиция 1: локальный акт выдавать не обязательно. Часть судов занимает сторону работодателя. Их позиция:

— работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами под роспись;

— выдавать их копии ст. 62 ТК РФ не обязывает;

— локальный акт не имеет отношение к выполнению конкретной трудовой функции;

— выдавать нужно документы, которые содержат персональную информацию о работнике.

Вы вправе отказать и если работник запросил копию не локального, а нормативного акта. Например, приказа госоргана или ведомства. К таким документам работодатель отношения не имеет. Отказ выдать заверенную копию будет законным (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33–3588/2014).

Позиция 2: локальный акт нужно выдать. Другие суды поддерживают работников и обязывают работодателей выдать копии локальных актов. По мнению судов, акты связаны с работой и работник вправе запросить их в порядке ст. 62 ТК РФ.

Иногда у работодателя не оказывается подписи работника в листе ознакомления с локальным актом. Тогда:

— предложите работнику ознакомиться с документами и расписаться;

— выдайте заверенную копию акта под роспись.

В этом случае у работника не будет повода обвинять работодателя в нарушении прав (апелляционные определения Кировского областного суда от 10.07.2012 по делу № 33–2094, Санкт-Петербургского городского суда от 17.09.2015 № 33–14839/2015).

Акцентируйте внимание суда на локальных актах, которые работодатель не утверждал и не разрабатывал. Так, Санкт-Петербургский городской суд отклонил иск работника в части несуществующих документов. Объяснение — решение будет невозможно исполнить (апелляционное определение от 13.10.2014 № 33–16422/2014).

Нужно ли выдавать работнику копию локального акта, %

33%

Работодатель обязан выдать копию акта: определения Магаданского областного суда от 04.10.2011 № 33–1136/2011, ВС Республики Татарстан от 26.08.2013 № 33–9978/13, Иркутского областного суда от 09.06.2015 № 33–4796/15

67%

Работодатель не обязан выдавать копию акта: апелляционные определения Волгоградского областного суда от 18.01.2013 № 33–386/2013, Магаданского областного суда от 18.02.2013 № 33–151/2013, Липецкого областного суда от 04.08.2014 по делу № 33–2039/2014, ВС Республики Татарстан от 23.10.2014 № 33–14362/14, Московского городского суда от 10.11.2014 по делу № 33–24902, ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33–4430/2015 и др.

Работник вправе требовать копии материалов внутреннего расследования

Еще одна причина, по которой работник обращается за копиями — он планирует оспорить дисциплинарное взыскание. Цель работника — найти в материалах работодателя нестыковки и доказать, что тот:

— нарушил процедуру;

— пропустил сроки;

— уволил без основания и т. п.

С заявлением может обратиться действующий или уволенный работник. Выдайте копии независимо от статуса работника. Статья 62 ТК РФ распространяется и на бывший персонал (апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа от 20.03.2012 № 33–1303/2012).

К слову говоря:

за копиями может обратиться как работник, так и его представитель. Он вправе забрать документы по доверенности (апелляционные определения ВС Республики Саха (Якутия) от 23.12.2013 № 33–4897/2013, от 03.02.2014 по делу № 33–312/14).

Если не выдать копии, работодателя привлекут к административной ответственности по п. 5.27 КоАП РФ (решение Ставропольского краевого суда от 24.02.2016 по делу № 7а-218/2016). Штраф за подобное нарушение на компанию составляет до 50 тыс. ₽. А еще бывший работник взыщет моральный вред (апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 24.11.2015 по делу № 33–20682/15).

Работодатель не обязан выдавать работнику документы без разбора. Принимайте решение с учетом того, относится документ непосредственно к его работе или нет.

Что выдавать не обязательно. Некоторые просьбы связаны с документами о механизмах и технических устройствах работодателя. Так, в одном деле работник, которого уволили за прогул, затребовал фото- и видеодоказательства своего отсутствия на рабочем месте. А еще ему понадобились сведения о средстве фиксации и информация о том, кто им пользовался.

Суд отказал работнику, поскольку:

— электронные свидетельства (фото, видео) не обладают признаками, по которым их можно отнести к документам, связанным с работой;

— запрошенные документы — это основание для принятия работодателем внутреннего кадрового решения об увольнении. При этом работник получил копию приказа о дисциплинарном взыскании;

— сведения о технических устройствах, порядок их использования и регламент действий ответственных лиц — это сведения, которые принадлежат исключительно работодателю. С трудовой деятельностью работника они не связаны (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 03.06.2015 № 33–5753/2015). Итак, работодатель не обязан раскрывать, какая техника помогает ему контролировать дисциплину в компании.

Что нужно выдать. Если в документе речь идет о деятельности работника в компании, выдайте его. Он вправе получить, например, копии приказа о взыскании, заключения проверки, объяснительной записки, должностной инструкции. Иначе конфликт перерастет в судебное разбирательство. Оно завершится в пользу работника (апелляционное определение Московского городского суда от 16.02.2015 № 33–4721/2015).

Работник может передумать получать копию. Тогда пусть напишет заявление. В одном деле из-за заявления суд отклонил требование работника о моральном вреде за несвоевременную выдачу копий. Компания сохранила деньги (кассационное определение Смоленского областного суда от 25.10.2011 по делу № 33–3411).

интересный вопрос

Накажет ли ГИТ за отказ выдать копию локального акта?

Мнения инспекторов по этому вопросу, как и судов, разделились. Поэтому у работодателя есть шансы оспорить предписание, которым его обязали выдать копию.

Если работник не получит копию документа, он может обратиться в ГИТ. Контролеры по-разному относятся к отказам работодателей. Одни считают их правомерными, так как работодатель не обязан предоставлять локальные акты. С ними нужно только знакомить (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33–888/2015).

Но есть инспекторы, которые обязывают работодателя выдать копии внутренних документов. Основание — ст. 62 ТК РФ. Такое предписание можно оспорить, ссылаясь на эту же норму. В ней говорится только о персональных документах работника. Локальные акты не упоминаются (постановление Архангельского областного суда от 22.05.2014 № 4а-148, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 24.11.2014 по делу № 33–11074/2014).

Чтобы не разглашать лишнюю информацию, выдайте работнику выписку

Выписка сохранит персональные данные других работников, и вас не смогут обвинить в немотивированном отказе.

Если работник просит копию документа из ст. 62 ТК РФ, суд удовлетворит его просьбу. В остальных случаях отказ можно обосновать тем, что в документе есть персональные данные других работников. Некоторые суды принимают такое объяснение (определения ВС Республики Татарстан от 30.03.2015 № 33–4412/2015, Иркутского областного суда от 25.08.2015 № 33–7240/2015).

Но довод о сохранности информации не гарантирует выигрыш в суде. Есть суды, которые считают, что нужно выдать выписку из штатного расписания или табеля (определения Хабаровского краевого суда от 22.04.2015 № 33–2410/2015, от 19.12.2014 № 33–8008/2014, ВС Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 № 33–3515/15). Поэтому лучше сделать это сразу после того, как получите заявление работника (определение Московского городского суда от 18.02.2015 № 33–1277/2015).

интересный вопрос

Должен ли работодатель выдавать документы с коммерческой тайной?

Нет, не обязан. Отказ объясните особым характером информации.

Работник может запросить копии документов из ст. 62 ТК РФ и даже больше. Но есть и ограничения:

— закон запрещает снимать с документа копии;

— документ содержит государственную, коммерческую или служебную тайну;

— в документе есть конфиденциальная информация, которая касается третьих лиц.

В таких случаях суды считают отказ правомерным (кассационное определение Кировского областного суда от 28.06.2011 по делу № 33–2172). Если в документе нет коммерческой тайны, суд обяжет выдать копию, а инспектор оштрафует, например, директора по персоналу (определения Московского городского суда от 22.12.2010 по делу № 33–40113, Ставропольского краевого суда от 02.10.2015 по делу № 33–6746/2015, решение Свердловского областного суда от 14.10.2014 по делу № 72–787/2014).

Яна Демидович, эксперт по трудовому праву

  • *Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль