Как зарегистрировать трудовую книжку сотрудника при приеме на работу?

39

Вопрос

В приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в графе "Основание" (наименование документа, № и дата, столбец № 6), когда покупаем трудовую книжку или вкладыш в нее, то указываем товарную накладную с ее реквизитами, а вот когда организации необходимо выдать новую трудовую книжку или вкладыш в нее вновь принятому на работу работнику, в этой графе "Основание" мы указываем № и дату Приказа, по которому принимаем на работу работника, так как у нас маленькая организация и не надо отправлять заявку на получение трудовой книжки или вкладыша в нее, т.к. трудовые книжки и вкладыши хранятся в бухгалтерии в сейфе. Правомерно ли это? При этом в графе "От кого получено или кому отпущено" (столбец № 5) мы пишем должность и Ф.И.О. должностного лица, который по Приказу имеет право заполнять Трудовую книжку или вкладыш в нее, а это или гл. бухгалтер или инженер-экономист. Или наличие заявки на заполнение трудовой книжки или вкладыша обязательно? В данный момент у нас есть возможность что-исправить. 

Ответ

Ответ на вопрос:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки – это книга, в которой регистрируются (учитываются) сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03№ 225. Бланки трудовых книжек изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "ГОЗНАК" Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным ГОЗНАКом, может осуществляться юридическими лицами и ИП (распространителями).


Вы узнаете больше о Электронной трудовой книжке, если перейдете в материал.


Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил № 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Таким образом, полагаем, что можно указывать в графе 5 наименование поставщика, в графе 6 договор с организацией- поставщиком и/или Акт приемки бланков. Договор поставки в виде отдельного документа мог не заключаться, если было гарантийное письмо, платежка и акт.

Бланки трудовых книжек выдаются бухгалтерией ответственному за их ведение лицу на основании заявки, составленной в произвольной форме.

Пример заполнения:

Приложение № 2

к постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 г. № 69

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА
по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Дата От кого
получено
или кому
отпущено
Основание
(наименование
документа,
№ и дата)
Приход Расход
количество сумма
(руб.)
количество сумма
(руб.)
число месяц год трудовых
книжек
(серия и
номер)
вкладышей
(серия и
номер)
трудовых
книжек
(серия и
номер)
вкладышей
(серия и
номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
16 15 08 2014 Бухгалтеру
В.Н. Зайцевой
Заявка от
15.08.2014 № 2
1 шт. ТК
 0108763
75 руб.
30 коп.
17 19 08 2014 ОАО «Гознак» Товарная
накладная от
19.08.2014 №
13/73-17
3 шт.
ТК-IV
 0208941,
ТК-IV
 0208942,
ТК-IV
 0208943 
225 руб.
90 коп. 

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как зарегистрировать трудовую книжку сотрудника при приеме на работу

Н.З. Ковязина

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ внесите сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом укажите серию и номер каждого бланка.

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге зарегистрируйте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также укажите серию и номер каждого документа. Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 23.08.2016

23.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль