Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника?

20

Вопрос

Мне еще такой момент не понятен, в вашей информационной базе когда я забила смена фамилии мне вышла информация по порядку изменения данных и там в трудовом договоре просто зачеркивалась фамилия и данные паспорта писались новые ставилось число подпись и инициалы кадровика, но Ваш эксперт сказал, что это неправильно, а надо сделать доп. соглашение к трудовому договору, я как-то запуталась, правда когда я ему написала, что я уже сделала как в первом варианте, то мне сказали, чтобы подписался еще директор и сам работник? Как все-таки мне быть?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если Ваше исправление будет заверено подписями сторон трудового договора, то нарушений не будет.

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Мнение 1. Одни специалисты говорят о том, что фамилия (имя, отчество) являются не обязательными для включения в трудовой договор условиями, а сведениями о работнике. Изменение таких сведений не является предметом договоренности сторон, а значит, при изменении фамилии в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору нет необходимости. В данном случае можно воспользоваться нормой ч. 3 ст. 57 ТК РФ («недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора») и поступать аналогично в случае изменения сведений о работнике, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

«23» декабря 2006 г. № 35/06

Москва


Статья о Изменении фамилии в трудовом договоре поможет вам не допускать ошибок в работе.


Общество с ограниченной ответственностью «Лира» (ООО «Лира»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Прокофьева Андрея Михайловича, действующего на основании Устава и трудового договора от 12.04.2006 № 12/06, с одной стороны и Соколова Светлана Ивановна Акулова Светлана Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о следующем:

9. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Работодатель: Работник:

Общество с ограниченной Соколова Светлана Акулова

ответственностью «Лира» (ООО «Лира») Ивановна

Юридический адрес дата рождения: 12 мая 1983 г.

Мира пр-т, д. 110, Москва, 143234 место жительства:

Фактический адрес Лесная ул, д. 4, кв. 55

Мира пр-т, д. 100, Москва, 143236 Москва, 123456

т. (495) 900-60-70, ф. (495) 900-60-72 т. (495)987-65-43

ОКПО 12345667 паспорт 55 67 456789, 40 09 445566

ОГРН 1234567890123 выдан 04.12.2003 16.01.2009

ИНН/КПП 7654839201/382718293 УВД Беляево г. Москвы

Директор Прокофьев А.М. Прокофьев Соколова С.И. Соколова

23.12.2006 23.12.2006

Экземпляр трудового договора получила: Соколова С.И. Соколова

23.12.2006

Сведения о Работнике изменены в связи со вступлением в брак на основании свидетельства о заключении брака С1 № 230258981, выданного Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы 05.12.2008, и паспорта 40 09 445566, выданного УВД Беляево г. Москвы 16.01.2009. Новые сведения внесены в текст каждого экземпляра трудового договора 21.01.2009.

Инспектор по кадрам Власова О.В. Власова

21.01.2009

В мой экземпляр трудового договора изменения внесены: АкуловаС.И. Акулова

21.01.2009

Мнение 2. Однако существует и другая точка зрения.

Трудовой договор должен содержать фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших его, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). По общему правилу любые изменения в трудовом договоре допускаются только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ), в том числе это относится к фамилии и паспортным данным сотрудницы (ч. 1 ст. 57 ТК РФ).

На этом основании с сотрудницей следует заключить дополнительное соглашение, изменив соответствующие данные в трудовом договоре.

Дополнительное соглашение должно быть оформлено в письменной форме в двух экземплярах, один из которых передается сотруднице, сменившей фамилию, а второй – хранится у работодателя. Получение сотрудницей экземпляра дополнительного соглашения должно подтверждаться ее подписью на экземпляре этого документа, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ст. 72 ТК РФ).

Образец документа

Дополнительное соглашение № 2

к трудовому договору № 17 от 16.03.2009

г. Москва 27 июля 2010 года

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» (ООО «Стандарт»), именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Леонова Валерия Павловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Громова Наталья Владимировна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

1. В связи с вступлением в брак 25 июня 2010 года и изменением фамилии Работника с Соколовой на Громову и паспортных данных Работника внести в трудовой договор № 17 от 16.03.2009 следующие изменения:

- изложить преамбулу этого документа в следующей редакции:

«Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» (ООО «Стандарт»), именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Леонова Валерия Павловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Громова Наталья Владимировна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем»;

- изложить раздел 6 «Адреса и реквизиты Сторон» в следующей редакции:

«6. Адреса и реквизиты Сторон.

Работодатель: Работник:

ООО «Стандарт» Громова Наталья Владимировна

г. Москва, ул. Сиреневая, 18 табельный номер 000017

ИНН 7712345678, КПП 770101001 трудовой договор № 17 от 16.03.2009

ОКПО 12345678, ОГРН 1098765432123 паспорт 5432 № 654321

р/с № 4070281012340000000012 выдан 23.07.2010 ОВД «Северное

в АКБ «Реал Банк», г. Москва Медведково» г. Москвы, п/с № 1

к/с 30101810300000000123 код подразделения 773-123

БИК 044512345 адрес проживания: г. Москва,

пр. Шокальского, д. 123, к.250

2. Условия трудового договора № 17 от 16.03.2009, не затронутые настоящим Соглашением, остаются неизменными.

3. Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью трудового договора № 17 от 16 марта 2009 года.

4. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон и вступает в силу с 27 июля 2010 г.

Работодатель: Работник:

Генеральный директор Главный бухгалтер

Леонов В.П.Леонов Громова Н.В.Громова

ООО «Стандарт» Громова Наталья Владимировна

г. Москва, ул. Сиреневая, 18 табельный номер 000017

ИНН 7712345678, КПП 770101001 трудовой договор № 17 от 16.03.2009

ОКПО 12345678, ОГРН 10121314151617 паспорт 5432 № 654321

р/с № 40702810123400000012 выдан 23.07.2010 ОВД «Северное

в АКБ «Реал Банк», г. Москва Медведково» г. Москвы, п/с № 1

к/с 30101810300000000123 код подразделения 773-123

БИК 044512345 адрес проживания: г. Москва,

пр. Шокальского, д. 123, к.250

27 июля 2010 г. 27 июля 2010 г.

М.П.

Один экземпляр Соглашения получен на руки.

Громова (Н.В.Громова) 27.07.2010

Второй вариант на наш взгляд более предпочтителен, так как учтите, что если Вы используете первый вариант – изменения нужно внести в оба экземпляра трудового договора, а это не всегда возможно (сотрудник, например, может потерять свой ТД). С экземпляра трудового договора, в котором есть исправления, нотариус не удостоверит копию, тогда с доп. соглашением об изменении сведений о работнике подобные проблемы исключены.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

  • трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ);
  • личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
  • трудовую книжку (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
  • документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России);
  • пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

Из ответа «Как изменить трудовой договор»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

19.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль