Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу?

530

Вопрос

Недавно слышала,(но не запомнила) что с 2017 года при приеме на работу будет введен новый обязательный документ. Вы не могли бы подсказать какой?

Ответ

Документы, предъявляемые при приеме на работу, обозначены в ст. 65 ТК РФ.

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ часть первая статьи 65 ТК РФ дополняется новым абзацем следующего содержания: "справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию."

К таким категориям работников относятся, в частности:

- частные детективы, частные охранники;

- соискатели лицензии на приобретение оружия;

- лица из числа специалистов авиационного персонала;

- военнослужащие, проходящие военную службу по контракту;

- лица, принимаемые на работу непосредственно связанную с движением поездов и маневровой работой.


Также прочитайте о Приеме на работу без испытательного срока более подробно.


Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу

Истребование документов у сотрудника

Какие документы сотрудник должен предъявить при приеме на работу

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входят:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет;
  • трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
  • документы воинского учета, за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  • справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Об этом сказано в статье 65 и части 3 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

Дополнительные документы предъявляют также иностранные граждане в зависимости от их статуса. Так, временно проживающие иностранцы дополнительно предъявляют разрешение на временное проживание, а постоянно проживающие – вид на жительство. Временно пребывающие иностранцы предъявляют разрешение на работу или патент. Также временно пребывающие иностранцы, в том числе граждане государств, которые входят в Евразийский экономический союз, должны предъявить действующий на территории России договор (полис) ДМС. При этом предъявлять договор (полис) ДМС не нужно, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг сотруднику-иностранцу.

Следует учесть, что иностранец может предъявить разрешение на работу после заключения трудового договора, если для его получения необходимо было сначала оформить трудовой договор. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения разрешения на работу, а сведения о разрешении на работу вносят в дополнительное соглашение к договору.


Мы рассказывали ранее о Автобиографии при приеме на работу в материале по ссылке.


Такие правила предусмотрены в частях 1–2 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Вопрос из практики: можно ли принять на работу гражданина России по загранпаспорту. Российский паспорт находится на оформлении, утерян или просрочен

Нет, нельзя.

Формально заграничный паспорт удостоверяет личность гражданина за пределами России (ст. 7 Закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ). На территории России основным документом, удостоверяющим личность, служит паспорт гражданина Российской Федерации (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828, п. 1 Указа Президента РФ от 13 марта 1997 г. № 232).

При утере или оформлении нового паспорта в 20 и 45 лет гражданин получает временное удостоверение личности на период оформления нового паспорта (п. 21, 76 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391). Прием на работу гражданина, паспорт которого находится на оформлении, возможен именно по такому удостоверению, которое временно заменяет паспорт гражданина РФ (ст. 65 ТК РФ). Если соискатель не обращался за оформлением нового паспорта в связи с утерей или истечением срока ранее выданного, то для трудоустройства ему все же следует заняться таким оформлением и получить временное удостоверение личности. По нему работодатель сможет оформить трудовой договор.

К другим удостоверяющим документам, на основе которых можно принять сотрудника на работу, относят военный билет, удостоверение личности моряка и др. (ст. 65 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 18 августа 2008 г. № 628).

Внимание: водительское удостоверение также не является документом, удостоверяющим личность на территории России.

Если сотрудник не предъявит никаких действующих документов, удостоверяющих личность, то работодатель обязан отказать в приеме на работу.

Вопрос из практики: как поступить, если сотрудник при приеме на работу предъявил паспорт, у которого истек срок действия

Нужно предложить сотруднику представить другой документ, удостоверяющий личность, и рекомендовать получить новый паспорт.

Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории России, является паспорт (указ Президента РФ от 13 марта 1997 г. № 232). Паспорт подлежит обмену дважды: в 20 и 45 лет (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828). Если его вовремя не заменить, документ становится недействительным. На замену паспорта отведено 30 дней после наступления предельного возраста. Если срок нарушен, человеку грозит административная ответственность. Размер штрафа зависит от региона проживания, по общему правилу он составляет 2000–3000 руб., а для жителей Москвы и Санкт-Петербурга – 3000–5000 руб. (ст. 19.15 КоАП РФ).

В перечень обязательных документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит в том числе паспорт гражданина РФ (ст. 65 ТК РФ). Паспорт с истекшим сроком действия является недействительным документом, и работодатель не вправе принять его в качестве документа, удостоверяющего личность.

В такой ситуации сотруднику следует рекомендовать заменить паспорт. На время замены документа ему выдадут временное удостоверение личности, по которому работодатель сможет уже без проблем принять сотрудника на работу (постановление Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 91, п. 21, 76 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391).

К другим удостоверяющим документам, на основе которых можно принять сотрудника, относят военный билет, удостоверение личности моряка и др. (ст. 65 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 18 августа 2008 г. № 628).

Внимание: загранпаспорт и водительское удостоверение не являются документами, удостоверяющими личность на территории России.

Если сотрудник не предъявит никаких действующих документов, удостоверяющих личность, то работодатель обязан отказать в приеме на работу.

Вопрос из практики: нужно ли указывать в кадровых документах при приеме на работу отчество сотрудника, если в паспорте оно отсутствует, а в других документах есть

Нет, не нужно, кадровые документы оформляйте по паспорту, а значит, не указывайте отчество сотрудника.

При приеме сотрудника на работу данные в учетные кадровые документы вносят на основании документа, удостоверяющего личность гражданина РФ. На территории России основным документом, удостоверяющим личность, служит паспорт гражданина РФ (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828, п. 1 Указа Президента РФ от 13 марта 1997 г. № 232). Сведения о гражданине в паспорт вносят на основании свидетельства о рождении или иных представленных документов. При этом согласно действующему законодательству гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, фамилией, а также отчеством, если иное не вытекает из закона или национального обычая (ст. 19 ГК РФ). Таким образом, отчество могут не записывать в документы, если это установлено национальным обычаем.

Кроме того, сотрудник в любое время по заявлению в органах ЗАГС может сменить имя, фамилию или отчество, а также отказаться от отчества. В таком случае в ЗАГСе ему выдают свидетельство, на основании которого сотрудник меняет российский паспорт. После получения нового паспорта сотрудник должен обменять все остальные документы. В том числе СНИЛС, ИНН, диплом. Однако, например, замена диплома не является обязательной, поэтому сотрудник может продолжать пользоваться старым. Но в таком случае он обязан предъявлять вместе с ним свидетельство о смене имени, фамилии или отчества либо отказе от отчества. При этом отсутствие измененного ИНН не может служить препятствием для приема сотрудника на работу. Поскольку требовать ИНН при приеме на работу у сотрудника организация не вправе.

Таким образом, при приеме сотрудника, у которого в паспорте отсутствует отчество, а в других документах, например дипломе и ИНН, отчество указано, кадровые документы оформляйте по паспорту. То есть отчество не указывайте. При этом попросите сотрудника также предъявить свидетельство из ЗАГСа, которое подтверждает, что сотрудник намеренно отказался от отчества, и на основании которого ему выдали новый паспорт или иной документ, подтверждающий изменение в отчестве.

Справка об отсутствии судимости

Вопрос из практики: как должна быть оформлена справка о наличии или отсутствии судимости

Справку о наличии или отсутствии судимости соискатель должен предъявить при трудоустройстве, если его работа связана с деятельностью, к которой не допускают лиц с судимостью (ст. 65 ТК РФ).

В частности, такой запрет действует в отношении:

Регламент выдачи справок о судимости установлен приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121. Выдают справку в органах МВД России. Она состоит из двух частей – корешка и основной части. Сотруднику на руки выдают основную часть справки, которую он предъявляет работодателю, а корешок остается в органах МВД, его хранят пять лет (п. 86 регламента, утвержденного приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121).

Поскольку справку иногда подделывают, обращайте внимание на ее содержание. Проверьте обязательные реквизиты основной части: номер, наименование органа МВД, дату выдачи, оттиск гербовой печати, подпись. Кроме того, в справке должны быть Ф. И. О., дата и место рождения лица, в отношении которого запрашивают информацию. Чтобы понять, есть у сотрудника судимость или нет, обратите внимание на соответствующую графу справки. Если судимости нет, то там должна стоять пометка «Не имеются». В случае если судимость есть, в том числе снятая и погашенная, то в этой же графе пишут «Имеются». А также указывают дату осуждения, наименование суда, который вынес приговор, пункт, часть, статью уголовного закона, срок и вид наказания, дату и основание освобождения, основания снятия судимости. При отсутствии сведений об освобождении в справке указывают: «Сведений об освобождении не имеется». Такой порядок предусмотрен в пунктах 74.1–74.9 регламента, утвержденного приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121.

См. заполненный образец справки.

Вопрос из практики: может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника

Да, может, если сотрудник наделит работодателя или его представителя таким правом.

За справкой о наличии или отсутствии судимости вправе обратиться сам сотрудник либо его представитель, а также ряд государственных и муниципальных органов. При этом не имеет значения, является сотрудник российским, иностранным гражданином или лицом без гражданства.

Работодатели права самостоятельно обращаться за справкой о наличии судимости в отношении своих сотрудников не имеют. Вместе с тем, сотрудник, в том числе потенциальный, может назначить своим доверенным лицом работодателя или его представителя и таким образом передать ему право на получение справки. Для этого необходимо оформить:

  • доверенность от сотрудника на право получения справки работодателю или его представителю;
  • согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

Такие правила установлены пунктами 2–2.3 Административного регламента, утвержденного приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121, статьей 185 Гражданского кодекса РФ.

Вопрос из практики: нужно ли при приеме на работу материально-ответственного лица требовать справку об отсутствии судимости

Нет, не нужно.

Справку о наличии или отсутствии судимости сотрудники предъявляют при трудоустройстве, если их работа связана с деятельностью, к которой не допускают лиц с судимостью (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). В настоящее время эти ограничения касаются работы в определенных сферах, в частности образования, воспитания и развития несовершеннолетних, работы в прокуратуре и т. п.

Ограничений по приему граждан с судимостью на работу, связанную с обслуживанием материальных ценностей, законодательство не содержит. Поэтому требовать справку об отсутствии судимости при приеме материально ответственного лица работодатель не вправе. Такой вывод следует из части 3 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: должен ли работодатель требовать справку об отсутствии судимости у уже работающего сотрудника, если при приеме на работу предъявлять такую справку не требовалось

В федеральном законодательстве прямого требования не установлено. Вместе с тем, такую справку рекомендуется все же получить.

Закон от 23 декабря 2010 г. № 387-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс РФ, касающиеся необходимости предъявить справку о наличии судимости, если работа связана с деятельностью, к которой не допускают лиц с судимостью (ст. 65, 331, 351.1 ТК РФ). Эти изменения и установленные ими требования вступили в силу 7 января 2011 года и распространяются на правоотношения, возникшие с указанной даты. По общему правилу закон не имеет обратной силы (ч. 1 ст. 54 Конституции РФ). Кроме того, придание обратной силы закону, который ухудшает положение граждан и влечет отмену права, приобретенного ими в соответствии с ранее действовавшим законодательством, недопустимо (постановления Конституционного суда РФ от 24 мая 2001 г. № 8-П, от 29 января 2004 г. № 2-П). Также стоит отметить и то, что закон требует представлять справку о наличии или отсутствии судимости при приеме на работу, а не в процессе трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, формально у работодателя отсутствуют основания требовать справки о судимости у сотрудников, которые приняты на работу до вступления в силу Закона от 23 декабря 2010 г. № 387-ФЗ, то есть до 7 января 2011 года.

Вместе с тем, трудовые отношения носят длящийся характер. А значит, ограничения на педагогическую работу ранее судимых действуют как в отношении тех, кто претендует на занятие педагогической деятельностью, так и в отношении уже работающих сотрудников. Поэтому работодателю все же следует принять меры по установлению у работников запретов к выполнению работы. Например, предложить сотрудникам в добровольном порядке представить справки об отсутствии судимости. Более того, в ряде регионов руководителям образовательных учреждений предложено обеспечить представление справок о наличии или отсутствии судимости уже работающими педагогическими сотрудниками, однако правовой механизм обязательности представления таких справок не раскрыт (см., например, п. 1.2 приказа Департамента культуры г. Москвы от 14 апреля 2011 г. № 182).

Если факт судимости будет установлен законным способом, то сотрудника необходимо уволить по пункту 13 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Аналогичную позицию занимают и суды. См., например, определения Верховного суда РФ от 1 февраля 2013 г. № 52-КГПР12-4, от 7 декабря 2012 г. № 52-КГПР12-1.

Сведения о детях и беременности

Вопрос из практики: обязан ли гражданин при приеме на работу сообщать работодателю о наличии ребенка-инвалида

Нет, не обязан.

Законодательством установлен перечень документов, которые гражданин должен предъявить при приеме на работу. При этом работодателю запрещено требовать какие-либо другие документы, помимо предусмотренных законом (ст. 65 ТК РФ). В этот перечень документы, подтверждающие наличие ребенка-инвалида, не входят. Таким образом, сотрудник не обязан сообщать работодателю о наличии такого ребенка.

Если гражданин все же сообщит о наличии ребенка-инвалида, а работодатель откажет на этом основании в приеме на работу, то такой отказ будет считаться необоснованным (ч. 3 ст. 64 ТК РФ).

Вопрос из практики: вправе ли организация при приеме на работу сотрудницы требовать от нее подтверждение отсутствия беременности

Нет, не вправе.

Законодательством установлен перечень документов, необходимых при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). В этот перечень документ о подтверждении отсутствия беременности сотрудника не входит. Таким образом, работодатель не имеет права требовать указанный документ. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, постановление Верховного суда РФ от 21 января 2015 г. № 308-АД14-4885 № А63-965/2014.

Следует отметить и тот факт, что отказ сотруднице в приеме на работу по причине ее беременности считается необоснованным (ч. 3 ст. 64 ТК РФ). На это указывают и суды. См., например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 29 января 2013 г. № 964.

Документы воинского учета

Вопрос из практики: можно ли принять на работу сотрудника, у которого в военном билете стоит запись о снятии с учета. Отметка о постановке на учет отсутствует

Да, можно.

При заключении трудового договора военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, предъявляют работодателю документы воинского учета (ст. 65 ТК РФ). Военнообязанные, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а призывники – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

В свою очередь работодатель обязан проверить наличие у лица, поступающего на работу, отметки в паспорте гражданина России об отношении к воинской обязанности, наличие документов воинского учета и отметок о постановке на воинский учет по местожительству или местопребыванию. При наличии в военном билете отметки о вручении мобилизационного предписания проверяется его наличие (для военнообязанных запаса). Об этом говорится в пункте 30 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719.

Отсутствие отметки о постановке на воинский учет не является основанием для отказа сотруднику в приеме на работу. При этом у работодателя возникает обязанность сообщить в двухнедельный срок в военный комиссариат о факте приема на работу сотрудника, у которого отсутствует отметка в военном билете о постановке на учет (п. 32 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

За нарушение порядка ведения воинского учета, в том числе за несвоевременное уведомление, предусмотрена административная ответственность (гл. 21 КоАП РФ).

Вопрос из практики: может ли работодатель требовать на собеседовании у соискателя оригинал или копию трудовой книжки

Да, может.

Работодатель самостоятельно определяет процедуру отбора кандидатов и перечень документов, которые должен представить соискатель во время собеседования. Трудовая книжка, как и диплом или свидетельство об образовании, подтверждает профессиональные знания, квалификацию и опыт работника. Поэтому истребование трудовой книжки на собеседовании вполне обосновано, чтобы работодатель мог принять взвешенное решение в пользу того или иного кандидата, опираясь на подтвержденные факты, а не только на слова потенциального работника. Вместе с тем, если соискатель еще работает на предыдущем месте и оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, то у такого кандидата можно запросить лишь копию или выписку из трудовой книжки (ч. 4 ст. 84.1, ст. 62 ТК РФ).

Следует учесть, что, представлять документы или нет, равно как и претендовать на вакансию или нет, решает сам соискатель. Он же сам определяет риски от невыполнения правил, установленных работодателем для приема на работу. Как вариант, соискатель может предъявить копию или выписку из трудовой книжки для ознакомления и подтверждения периодов работы, указанных в резюме, но не обязан оставлять ее на хранение потенциальному работодателю.

ИНН

Должен ли работодатель требовать свидетельство ИНН при приеме сотрудника на работу

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю ряд документов (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Свидетельство о присвоении ИНН среди данных документов не значится, а требовать от сотрудника предоставления документов, не указанных в части 1 и 2 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель не вправе (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН (письмо МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169). Лишь в некоторых случаях предъявление сотрудником ИНН является обязательным условием его приема на работу. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Какая-либо ответственность работодателя, принявшего сотрудника без свидетельства о присвоении ИНН, действующим трудовым или административным законодательством не предусмотрена.

Совет: если сотруднику (гражданину России) уже присвоен ИНН, однако он его не знает (не помнит), организация может уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («online-сервисы»/«Узнай ИНН»).

Вопрос из практики: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он имеет временную регистрацию в одном городе, а прописан в другом

Нет, не нужно.

Налогоплательщику (в т. ч. и гражданину) присваивается идентификационный номер, единый по всем видам налогов и сборов на всей территории России (п. 7 ст. 84 НК РФ). ИНН при изменении местожительства сотрудника не изменяется, поскольку он присваивается один раз при первой постановке на учет в налоговой инспекции и сохраняется даже после снятия гражданина с налогового учета (кроме снятия с учета в связи с его смертью). Об этом сказано в пунктах 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Поэтому если сотрудник временно зарегистрирован по месту пребывания в одном городе, а прописан в другом, то получать новый ИНН ему не нужно.

Вопрос из практики: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он сменил местожительство

Нет, не нужно.

ИНН присваивается гражданину при первой постановке на учет в налоговой инспекции и сохраняется даже после его снятия с налогового учета, кроме снятия с учета в связи со смертью гражданина (п. 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435). В этом случае налоговая инспекция по новому местожительству, получив сведения о прописке из регистрирующих служб, самостоятельно поставит гражданина на учет по новому местожительству (п. 28 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). При этом новая налоговая инспекция направляет сведения о прописке в налоговую инспекцию гражданина по прежнему местожительству: на их основании он будет снят с учета (п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). Датой постановки и снятия с учета является день регистрации гражданина по новому местожительству (абз. 2 п. 28, абз. 3 п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). В подтверждение фактов постановки и снятия с учета налоговая инспекция выдаст гражданину (вышлет по почте) соответствующие уведомления (абз. 1 п. 28, абз. 2 п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). Формы уведомлений утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488. При этом ИНН, указанный в новом свидетельстве о постановке на учет, останется прежним.

Кроме того, при смене местожительства гражданин может самостоятельно подать (в т. ч. через online-сервис) в налоговую инспекцию по новому местожительству заявление о постановке на учет. В этом случае налоговая инспекция по прежнему местожительству на основании сведений о постановке на учет, полученных от новой налоговой инспекции, снимет гражданина с учета и выдаст ему (вышлет по почте) уведомление. Датой снятия с учета будет являться день постановки на учет в новой налоговой инспекции. Об этом сказано в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/440, пункте 30 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н.


Мы рассказывали ранее о Проверке нового сотрудника при приеме на работу в материале по ссылке.


Вопрос из практики: обязана ли налоговая инспекция присвоить ИНН иностранному гражданину, если он является налоговым резидентом

Да, обязана.

ИНН присваивается каждому налогоплательщику (п. 7 ст. 84 НК РФ). Налогоплательщиками, в частности, признаются организации и физические лица, на которых возложена обязанность по уплате налогов или сборов (ст. 19 НК РФ). А под физическими лицами понимаются, в том числе, и иностранные граждане (абз. 3 п. 2 ст. 11 НК РФ).

Налоговые резиденты – физические лица признаются плательщиками НДФЛ (ст. 207 НК РФ). Соответственно, в такой ситуации иностранный гражданин считается налогоплательщиком, и налоговая инспекция не вправе отказать ему в присвоении ИНН.

ИНН присваивается иностранным гражданам в том же порядке, что и российским. То есть иностранный гражданин может получить ИНН:

  • по местожительству;
  • по местопребыванию (при отсутствии местожительства на территории России);
  • по местонахождению недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии местожительства (местопребывания) на территории России).

Такие правила установлены в пункте 9 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Кроме того, для получения ИНН гражданин (в т. ч. иностранный) может подать заявление о постановке на учет через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («online-сервисы»/«Подача заявления физического лица о постановке не учет») (Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/440).

Вопрос из практики: нужно ли уведомлять налоговую инспекцию о том, что сотрудник утратил статус налогового резидента

Нет, не нужно.

Налоговым резидентом признают гражданина, который пребывает на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Наличие статуса резидента влияет на уплату НДФЛ с доходов сотрудника. При этом сам по себе факт нахождения гражданина в России менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд не приводит к автоматической утрате статуса налогового резидента. Законодательством также не предусмотрена обязанность по уведомлению налоговой инспекции об утрате сотрудником такого статуса (ст. 207 НК РФ). Аналогичные разъяснения дают и специалисты ФНС России в письме от 16 января 2015 г. № ОА-3-17/87@.

Таким образом, уведомлять налоговую инспекцию о том, что сотрудник утратил статус налогового резидента, не нужно.

Документы об образовании

Вопрос из практики: как проверить подлинность документа об образовании, предъявленного сотрудником при приеме на работу

Сравните предъявленный сотрудником документ об образовании с заверенными фотокопиями (ксерокопиями) документов об образовании, имеющимися в личных делах сотрудников, в подлинности которых вы уверены. При сопоставлении обратите внимание на:

  • номер предъявленного документа об образовании;
  • наличие грамматических ошибок в документе;
  • соответствие названия учебного заведения и оттиска его круглой печати;
  • наличие в документе об образовании всех записей, печатей, подписей, дат и других реквизитов;
  • наличие признаков подчистки, дописки, допечатки или травления в документе.
  • Если по результатам визуальной проверки документ вызвал подозрение, то можно организовать экспертизу документа с целью установления его подлинности. Экспертизу подлинности документа проводит специализированная организация. Лицензия на проведение экспертизы не требуется (ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).

Кроме того, организация может направить запрос в учебное заведение, реквизиты которого указаны в предъявленном сотрудником документе об образовании, или правопреемнику этого учебного заведения.

Поскольку сведения об образовании относятся к персональным данным, то до направления запроса в учебное заведение организация обязана получить письменное согласие сотрудника на направление такого запроса. Для этого работодателю нужно направить сотруднику уведомление и указать в нем:

  • цель запроса сведений о сотруднике;
  • предполагаемый источник и способ получения сведений;
  • характер сведений;
  • последствия отказа сотрудника дать согласие на получение указанных сведений.

Такие правила установлены пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

В случае отказа сотрудника дать письменное согласие на получение персональных данных организация может расценить это как признак недостоверности его диплома и, как вариант:

  • направить заявление в полицию для расследования обстоятельств получения сотрудником диплома;
  • заказать экспертизу документа в специализированной организации.

Истребование документов у подростка

Вопрос из практики: какие документы при приеме на работу должен предъявить подросток

Перечень документов, которые должны быть предъявлены при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. Он распространяется на всех граждан и включает в себя:

Помимо предъявления указанных документов, подросток (младше 18 лет) должен пройти перед приемом на работу обязательный предварительный медосмотр по направлению работодателя и представить при поступлении на работу справку по форме № 086/у, утвержденной приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 834н (ст. 69, 266 ТК РФ).

Лица в возрасте до 14 лет (включительно) дополнительно представляют:

  • письменное согласие одного из родителей (попечителя) (ч. 3, 4 ст. 63 и ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ);
  • согласие (для лиц, достигших 14 лет), разрешение (для лиц, не достигших 14 лет) органа опеки и попечительства (ч. 3, 4 ст. 63 и ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

Кроме того, при приеме их на работу следует учитывать ряд особенностей.

Так, лица, достигшие возраста 14 лет, могут быть приняты на работу при одновременном соблюдении следующих условий:

  • они являются учащимися;
  • работа, на которую трудоустраивается подросток, относится к категории легкого труда, не приносящего вред здоровью;
  • работать подросток должен в свободное от учебы время, не нарушая процесс обучения.

Об этом сказано в части 3 статьи 63 Трудового кодекса РФ.

Лица, возраст которых не достиг 14 лет, можно привлекать на работу в организации кинематографии, театры, цирки и другие организации искусства для участия в создании и (или) исполнении произведений без ущерба их здоровью и нравственному развитию. Кроме того, на работу можно привлекать спортсменов в возрасте до 14 лет (ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ). В таких случаях трудовой договор от имени подростка подписывает один из родителей (опекун). Об этом сказано в части 4 статьи 63, части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ.

Если у несовершеннолетнего гражданина нет трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, организация должна их оформить (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Перевод документов

Вопрос из практики: кто обязан делать перевод документов, составленных на иностранном языке, которые предъявляет сотрудник

Ответ на этот вопрос зависит от вида представляемого документа.

Так, если сотрудником представлен больничный листок, выданный в иностранном государстве, то необходимость его перевода возложена на сотрудника (ст. 27 Закона от 5 июля 2010 г. № 154-ФЗ, п. 33–35 Административного регламента, утвержденного приказом МИД России от 26 мая 2008 г. № 6093, п. 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Документы об образовании, выданные иностранным государством, в общем случае требуют не просто перевода, но и нострификации, то есть признания полученного за рубежом образования на территории России, при этом перевод документа об образовании на русский язык может быть осуществлен как сотрудником, так и работодателем, в зависимости от того, в чьих интересах и с какой целью проходило обучение (п. 2, 13, 14 Административного регламента, утвержденного приказом Минобрнауки России от 24 декабря 2013 г. № 1391). Следует отметить, что в отношении ряда государств в России действуют соглашения о взаимном признании документов об образовании (см., например, Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством РФ и Правительством Республики Таджикистан от 24 ноября 1998 г.). Также в настоящее время существует список иностранных образовательных организаций, дипломы которых признают в России и без дополнительной нострификации (Перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 19 сентября 2013 г. № 1694-р).

В случае представления иных первичных учетных документов (чеков из командировок, проездных билетов и т. п.) на иностранном языке для подтверждения произведенных расходов они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки. Заверять у нотариуса такой перевод не нужно. Аналогичные разъяснения даны в письмах Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170. При этом перевод подтверждающих документов работодатель осуществляет за свой счет, поскольку операции, которые подтверждены этими документами, выполнялись в рамках служебного задания (командировки, закупки материалов и т. п.). Порядок перевода указанных документов закрепите в локальном акте организации.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль