Как оформить командировку?

128

Вопрос

Разъясните пожалуйста. Как быть работник отработал весь день -8 часов. А вечером в 22-00 уехал на поезде в командировку. Каким образом оформит командировку - со следующего дня, а указанный день протабелировать явкой на работу и оплатить из оклада. Суточные за этот день он готов вернуть. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство однозначно не регламентирует такую ситуацию. В этой связи на практике применяют два подхода.

1 вариант. День отъезда в командировку, даже если сотрудник перед выездом отработал часть дня или целый день в офисе, считается днем командировки (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в табеле учета рабочего времени этот день отразите в общем порядке как командировку. А именно проставьте букву К или цифровой код 06. При этом число фактически отработанных работником часов не указывайте.

2 вариант. Второй подход основан на том, что работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК РФ). Поскольку в день отъезда в командировку сотрудник выходил на работу, то в табеле нужно отразить фактическое число отработанных им в этот день часов, даже не смотря на, что весь день подлежит оплате как командировочный независимо от того, сколько часов работник трудился в офисе. Для отметки таких часов в табеле работодатель может ввести специальное условное обозначение, например буквенный код «ЯК» или цифровой «39», и проставить его в табеле с указанием фактических часов работы через дефис с кодом командировки. Ввести новое условное обозначение можно как в самостоятельно разработанную форму табеля, так и в унифицированную форму, например № Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).


Важную информацию о Командировке в табеле учета рабочего времени вы найдете в материале здесь.


С учетом сказанного и в отсутствии официальных разъяснений контролирующих ведомств работодатель вправе самостоятельно принять решение, какому подходу следовать. Вместе с тем, опираясь на требование вести учет рабочих часов сотрудника и во избежание недоразумений по поводу нахождения работника в офисе в дни командировок, рекомендуется все же использовать второй подход, то есть отражать часы присутствия в офисе.

Обращаем внимание, что день выезда в командировку – это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного (п.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Поэтому тот день, когда работник отравляется в командировку, признается днем командировки. В этой связи день выезда работника в командировку подлежит оплате исходя из среднего заработка. За этот день работнику выплачиваются суточные.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п.4 Постановления 749).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация 1. Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть дня или весь день работал в офисе

Данный момент законодательство не регламентирует. На практике применяют два подхода.

Первый подход сводится к следующему. День отъезда в командировку, даже если сотрудник перед выездом отработал часть дня или целый день в офисе, считается днем командировки (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в табеле учета рабочего времени этот день отразите в общем порядке как командировку. А именно проставьте букву К или цифровой код 06. При этом число фактически отработанных работником часов не указывайте.

Второй подход основан на том, что работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК РФ). Поскольку в день отъезда в командировку сотрудник выходил на работу, то в табеле нужно отразить фактическое число отработанных им в этот день часов, даже не смотря на то что весь день подлежит оплате как командировочный независимо от того, сколько часов работник трудился в офисе. Для отметки таких часов в табеле работодатель может ввести специальное условное обозначение, например буквенный код «ЯК» или цифровой «39», и проставить его в табеле с указанием фактических часов работы через дефис с кодом командировки. Ввести новое условное обозначение можно как в самостоятельно разработанную форму табеля, так и в унифицированную форму, например № Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

С учетом сказанного и в отсутствии официальных разъяснений контролирующих ведомств работодатель вправе самостоятельно принять решение, какому подходу следовать. Вместе с тем, опираясь на требование вести учет рабочих часов сотрудника и во избежание недоразумений по поводу нахождения работника в офисе в дни командировок, рекомендуется все же использовать второй подход, то есть отражать часы присутствия в офисе.

Конкретный порядок отражения в табеле таких дней закрепите в локальном нормативном акте, например Положении о документообороте, и распространите его на отображение дней, когда сотрудники возвращаются из командировки и в тот же день выходят на работу (ст. 8 ТК РФ).


Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Ситуация 2. Какой день считать днем отъезда сотрудника в командировку

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России


Ситуация 3. Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Возмещение расходов

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Также прочитайте о том, если Работник отказывается ехать в командировку более подробно.


Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

  • руководитель организации и его заместители;
  • руководители структурных подразделений;
  • остальные сотрудники.

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

  • для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Еще одно ограничение касается возможности приобретать авиабилеты зарубежных компаний (кроме авиакомпаний государств – членов ЕАЭС) для поездок в командировку. Запрет действует в отношении федеральных государственных служащих, военнослужащих, сотрудников ПФР, ФСС России, ФФОМС, отдельных сотрудников дипломатической службы, а также иных специалистов, должность которых входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813, и перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171.

Средний заработок

Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Внимание: игнорировать требование законодательства и выплачивать обычную зарплату вместо среднего заработка запрещено, даже при однодневной командировке. При этом работодатель может установить доплату к среднему заработку, чтобы покрыть разницу.

Болезнь во время командировки

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировка совместителя

Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).

Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.

Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Ситуация 4. Вопрос из практики: Как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уезжает в командировку

За время нахождения сотрудника в командировке, в том числе за дни нахождения в пути, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). При этом средний заработок нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку или в день возращения из нее решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Аналогичные разъяснения содержит письмо Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата должна быть отмечена как начало командировки в решении и приказе о направлении сотрудника в командировку. То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать в общем порядке как за день командировки исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные. Аналогичные разъяснения дает Роструд в письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

Данный подход следует применять и в случае возвращения из командировки в начале рабочего дня, если сотрудник в этот же день выходит на работу.

Подробнее о том, как отразить в табеле учета рабочего времени дни выезда в командировку и приезда, в которые работник выходит на работу, см. Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть или полный день работал в офисе.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

25.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль