Что делать при нецелевом использовании корпоративной связи?

227

Вопрос

В компании некоторым сотрудникам предоставлена корпоративная сотовая связь. Сотрудник во время отпуска за границей совершал звонки, и заходил в интернет, не в производственных целях. Сумма вышла большая. Положения о пользовании корпоративной связью отсутствует. Как можно обязать сотрудника оплатить данные необоснованные расходы?

Ответ

Ответ на вопрос:

Удержания из заработной платы могут производиться только в ситуациях, установленных ч.2 ст.137 ТК РФ.

Возможность удержания из заработной платы в счет возмещения расходов работодателя, связанных с оплатой личных разговоров работников, указанными нормативными актами не предусмотрена.

Вместе с тем, при наличии Положения о корпоративной связи и при превышении установленных лимитов или несоблюдении порядка пользования корпоративной связью, перерасход можно квалифицировать как материальный ущерб, причиненный организации (ст.238 ТК РФ).

При отсутствии Положения о корпоративной связи и установленных лимитов использования мобильной связи удержание с заработной платы работника произведенных расходов представляется весьма проблематичным.


Читайте о Компенсации мобильной связи сотрудникам еще больше по ссылке.


В положении о корпоративной связи отражаются условия использования корпоративной связью, устанавливается запрет на использование корпоративной связи в личных целях, устанавливается соответствующий лимит.

В том случае, если работодатель не определил порядок пользования корпоративной связью, не установил лимиты и не запретил использование корпоративной связи в личных целях, работник, расходуя значительные средства на мобильную связь, не допускает никаких нарушений.

В этой связи работодатель может только попросить работника возместить расходы на корпоративную связь. В этом случае работник может написать работодателю заявление с просьбой удержать расходы из его заработной платы или внести денежные средства в кассу организации на основании заявления о приеме денег в счет возмещения мобильных расходов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал: Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

Журнал «Кадровое дело» № 11, Ноябрь 2013

Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Шаг 1. Устанавливаем лимит использования мобильной связи в организации

Многие наши сотрудники используют сим-карты компании. Чтобы ограничить нецелевое использование корпоративной связи, руководство решило установить лимит. В каком документе закрепить ограничение?

В законодательстве отсутствует перечень документов, которыми устанавливаются лимиты расходов. Зафиксировать предельную стоимость потребляемых услуг сотовой связи можно в Положении о корпоративной мобильной связи (ч. вторая ст. 5, ст. 8 ТК РФ) (образец ниже). В нем необходимо указать размеры лимитов, перечень должностей работников, которым полагается корпоративный номер, и т. д. С этим локальным актом все работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Необходимость использования мобильного телефона в служебных целях нужно прописать в трудовом договоре и должностной инструкции каждого работника (письмо Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350).

Шаг 2. Фиксируем превышение лимита, определяем размер ущерба

Для исполнения должностных обязанностей сотрудник использует свой личный мобильный телефон и сим-карту компании. Находясь в отпуске, он потратил много денег на личные звонки и превысил лимит связи. Как мы должны это зафиксировать? Как определить размер ущерба?

Установить сумму перерасхода можно путем анализа детализированных счетов оператора связи. К сомнительным номерам, на которые звонил сотрудник, будут относиться:

– домашний номер работника;

– номера телефонов в зарубежных странах, если компания не имеет там контрагентов;

– номера телефонов, на которые осуществлялись звонки в нерабочее время, выходные и праздничные дни, в период отпуска, во время больничного и т. д.;

– мобильные телефоны неустановленных лиц.

Совет

Письменно закрепляйте сим-карты за работниками, иначе вы не сможете доказать превышение лимита (апелляционное определение Кемеровского областного суда № 33-3677)

Факт перерасхода необходимо зафиксировать в акте о превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь (образец ниже). С документом сотрудника нужно ознакомить под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Шаг 3. Запрашиваем объяснения, составляем докладную записку

Какие документы нужно составить, если сотрудник превысил лимит корпоративной связи и работодатель решил привлечь его к дисциплинарной ответственности за это?

Закон не содержит перечня документов для фиксации нарушения трудовой дисциплины и привлечения работника к ответственности. На практике обычно оформляется акт, запрос объяснений, служебная записка и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

После составления акта о превышении установленных лимитов нужно затребовать у работника письменные объяснения. Запрос лучше сделать в письменном виде, оформив его на бланке письма организации. Срок, отводимый сотруднику для написания и представления объяснений, составляет два рабочих дня (ч. первая ст. 193 ТК РФ).

Внимание!

Отказ от дачи объяснений по факту превышения лимитов связи не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ)

После этого непосредственный руководитель сотрудника должен написать докладную записку, в которой нужно кратко изложить суть нарушения. Затем все документы необходимо направить руководителю организации для принятия окончательного решения.

Шаг 4. Оформляем приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Работник неоднократно превышал лимит корпоративной связи. У нас имеются распечатки телефонных переговоров, которые подтверждают, что он звонил на личные номера. В объяснительной записке он признал неслужебный характер разговоров. Как составить приказ о применении дисциплинарного взыскания?

Внимание!

За перерасход лимита мобильной связи, например, в 100 рублей уволить сотрудника нельзя, поскольку наказание должно соответствовать тяжести нарушения (ч. пятая ст. 192 ТК РФ)

Форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не унифицирована и разрабатывается организацией самостоятельно (образец ниже). Руководитель должен подписать документ, после чего его нужно объявить работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе (ч. шестая ст. 193 ТК РФ).

При этом работодатель должен соблюдать сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Так, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения профсоюзной организации (ч. третья ст. 193 ТК РФ).

Шаг 5. Удерживаем из заработной платы сотрудника сумму перерасхода

Работник превысил лимит корпоративной связи почти в два раза. В объяснительной записке он признал непроизводственный характер телефонных разговоров. Можем ли мы удержать из его заработной платы сумму перерасхода?

Да, можете, но только в том случае, если сотрудник на это согласен. Для этого он должен написать заявление с просьбой удержать из его заработной платы сумму превышения лимита. На основании заявления руководитель организации в течение месяца издает приказ о взыскании суммы причиненного ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ).

Вместе с тем часто бывает, что работник возмещает ущерб не полностью или отказывается его возмещать. В этом случае у работодателя есть один путь – взыскивать ущерб в судебном порядке. Сделать это можно в течение одного года со дня обнаружения перерасхода (ч. вторая ст. 392 ТК РФ).

20.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль