Как организовать централизованное делопроизводство?

20

Вопрос

В нашей организации существуют подразделения, находящиеся в других населенных пунктах.В случае увольнения сотрудника у нас возникают сложности с выдачей трудовой книжки на руки.В день увольнения сотрудники не могут приезжать в Отдел кадров, так как это далеко и дорого, они просят передавать трудовые книжки со служебной машиной, которая раз в неделю (в некоторых случаях – 1 раз в месяц) направляется в удаленные подразделения. При этом срок доставки их устраивает.Для этого они пишут заявление о том, что они просят передать их трудовую книжку со служебной машиной, а при получении трудовой книжки пишут расписку о получении трудовой книжки на руки.При этом книгу учета трудовых книжек мы так же не можем передавать по причинам:1. существует риск ее утери;2. увольнения могут быть в один день в разных удаленных подразделениях;3. Направление со служебной машиной занимает время – книга будет отсутствовать в отделе кадров в течение 3-5 дней.Вопрос:1. Каким образом нам организовать выдачу трудовых книжек при увольнении сотрудников, чтобы не нарушать требования законодательства?2. Каким образом нам отмечать в Книге учета трудовых книжек получение трудовой книжки сотрудником на руки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Действующим законодательством не определён порядок действий в подобной ситуации.

Действующим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка выдаётся работникам на руки в день увольнения. В случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84. 1 ТК РФ).

При этом подтверждением выдачи или отправки работнику трудовой книжки, служит соответствующая запись в книге учёта движения трудовых книжек (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Таким образом, в описанном Вами случае, если нет возможности вручить работнику трудовую книжку под роспись в день его увольнения, то необходимо будет направить на адрес соответствующего работника письменное уведомление о необходимости явиться за получением трудовой книжки, либо дать согласие на её отправление по почте. В книге учёта трудовой книжки следует сделать соответствующую запись (см. приложение к ответу ниже). Оформление заявлений от работников с просьбой переслать им трудовые книжки со служебной машиной не соответствует законодательству и не рекомендуется к применению.


О договоре на ведение кадрового делопроизводства читайте подробнее здесь.


В описанной ситуации оптимальным вариантом будет оформить ведение и хранение трудовых книжек в каждом подразделении отдельно и оформление в каждом подразделении своего журнала учета движения трудовых книжек. Это правомерно и не противоречит законодательству. Такой вариант позволит избежать существующих рисков.

Либо лицу, которому вы выдаете трудовую книжку работника, нужно каждый раз оформлять нотариальную доверенность на ее получение. В этом случае в журнале распишется поверенный, а доверенность вы приобщите к журналу учета движения трудовых книжек.


Все о нумерации приказов в кадровом делопроизводстве вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Либо можно использовать установленный способ – направления по заявлению работника трудовой книжки почтой заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае в книге учета движения трудовых книжек следует указать реквизиты квитанции и уведомления о вручении, которые так же следует хранить.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте

Если от бывшего сотрудника получено согласие на пересылку трудовой книжки по почте, то специалист кадровой службы должен направить книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).


Важную информацию о восстановлении кадрового делопроизводства вы найдете в материале здесь.


При отправке трудовой книжки по указанному сотрудником адресу в графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте отметку следующего содержания: «Отправлена по почте» и укажите фактическую дату отправки письма. После того как письмо будет доставлено, в организацию придет почтовое уведомление с подписью бывшего сотрудника и датой фактического получения им трудовой книжки. Эту дату, а также реквизиты квитанции следует занести в графу 12 книги учета движения трудовых книжек.

Такой вывод следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета. Общий срок хранения составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль