Должен ли работодатель обеспечить работника вкладышем в трудовую книжку?

194

Вопрос

ответ на следующий вопрос: У работника закончилась трудовая книжка. Может ли он приобрести вкладыш самостоятельно или работодатель ОБЯЗАН ОБЕСПЕЧИТЬ работника книжкой и вкладышем, а работник ОБЯЗАН ВОЗМЕСТИТЬ СТОИМОСТЬ?

Ответ

Ответ на вопрос:

Работодатель должен обеспечить работника вкладышем, а работник должен возместить стоимость этого вкладыша.

Хотя бланки трудовых книжек можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или киосках печати, делать это во избежание ответственности не рекомендуется по следующим основаниям.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России (перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2011 г. № 957). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом – ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте ФГУП «Гознак».

Обратите внимание, что если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, то организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416).

Поэтому если вкладыш в трудовую книжку будет оформлен на бланке полученном от работника, то для организации возникнут административные риски.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). То есть берется сумма, по которой данные книжки или вкладыши оприходованы в бухучете. Как правило, это стоимость трудовых книжек по договору с поставщиком за вычетом НДС, если поставщик книжек работает с НДС, а организация имеет право на вычет.

Стоимость трудовых книжек должна быть отражена в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых. И именно ее должен возместить работодателю сотрудник.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

21.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль