Что делать, если работник в день увольнения не явился за справками?

145

Вопрос

если работник не явился в день увольнения за трудовой книжкой, ему направляется соответствующее уведомление. А как поступить со справками, которые работодатель обязан выдать работнику в день увольнения, например о сумме заработка за 2 года? Можно ли прописать в уведомлении о том, что он может их получить в отделе кадров или дать согласие на пересылку? Или необходимо приложить их к уведомлению?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если работник не явился за справками, то необходимо направить ему уведомление о необходимости явиться за подготовленными документами или дать согласие на их отправку по почте. Наличие такого уведомления подтвердит, что работодатель подготовил документы в срок.

Основной целью справки является подтверждение и описание определенных фактов, событий, обстоятельств. Например, суммы заработка сотрудника, стажа его работы в организации, начисленных и уплаченных за него страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и т. д. (ст. 62 ТК РФ). Обычно такие справки требуются, чтобы представить их по новому месту работы, в ФНС России, ПФР, суды, банки и т. д. Важно понимать, какие справки работодатель должен выдать обязательно, то есть без просьб сотрудника, а какие – по письменному запросу.

В обязательном порядке работодатель выдает сотруднику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году прекращения работы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). За такой справкой вправе обратиться и бывший работник. Но в этом случае он должен представить письменное заявление, а работодатель в течение трех рабочих дней выдать указанный документ. При этом за недостоверные сведения, содержащиеся в справке, ответственность несет работодатель (ст. 15.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По письменному запросу сотрудника организация обязана выдать ему любую справку, содержащую сведения, которые может подтвердить работодатель (ч. первая ст. 62 ТК РФ). Вид справки будет зависеть от того, куда ее потом будет представлять работник. Например, сотрудник, который хочет стать опекуном, должен представить в орган опеки и попечительства справку с места работы о занимаемой должности и зарплате за последние 12 месяцев (постановление Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423).

Если работник обращается в банк для того, чтобы получить кредит, то основным документом, который подтвердит его платежеспособность, станет справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Справка с места работы о занимаемой должности и заработной плате потребуется суду для решения вопроса об усыновлении или удочерении (ст. 271 ГПК РФ). И это далеко не все случаи, когда может понадобиться справка с места работы.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать сотруднику запрошенные им документы по работе (ст. 62 ТК РФ). При этом трудовое законодательство не содержит запрет на отправку документов по почте, если их невозможно выдать на руки. Например, работник запросил документы, а сам заболел или ушел в отпуск.

Вместе с тем, отправка документов возможна только при наличии согласия на это работника. Поэтому в заявлении сотрудник должен обязательно указать свою просьбу о получении копий документов по почте. Если сотрудник не даст такого согласия заранее и не сможет получить копии документов в трехдневный срок, то составьте уведомление в произвольной форме о необходимости явиться за подготовленными документами или дать согласие на их отправку по почте. Наличие такого уведомления подтвердит, что работодатель подготовил документы в срок.

При наличии согласия от работника на пересылку документы отправьте по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ситуация: может ли работодатель отправить документы, которые запросил сотрудник, по почте, если в трехдневный срок выдать их ему на руки невозможно

Да, может, при наличии согласия от работника.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать сотруднику запрошенные им документы по работе (ст. 62 ТК РФ). При этом трудовое законодательство не содержит запрет на отправку документов по почте, если их невозможно выдать на руки. Например, работник запросил документы, а сам заболел или ушел в отпуск.

Вместе с тем, отправка документов возможна только при наличии согласия на это работника. Поэтому в заявлении сотрудник должен обязательно указать свою просьбу о получении копий документов по почте. Если сотрудник не даст такого согласия заранее и не сможет получить копии документов в трехдневный срок, то составьте уведомление в произвольной форме о необходимости явиться за подготовленными документами или дать согласие на их отправку по почте. Наличие такого уведомления подтвердит, что работодатель подготовил документы в срок.

При наличии согласия от работника на пересылку документы отправьте по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

<...>

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2 Журналы и книги: Кадровое дело октябрь 2015 № 10 Справка с места работы: предоставляем правильно

Работники часто обращаются в отдел кадров с просьбами выдать справки разных видов. Одному сотруднику требуется документ, подтверждающий периоды работы в организации, второму – сведения о среднем заработке, третьему – доходы за два года. Нужно знать, что некоторые справки необходимо оформлять строго в соответствии с унифицированной формой, а некоторые просто на бланке работодателя. Также важно соблюдать установленные сроки, иначе организацию могут привлечь к ответственности. Рассмотрим, как правильно оформить ту или иную справку, а также в течение какого времени ее выдать.

Когда выдается справка

Основной целью справки является подтверждение и описание определенных фактов, событий, обстоятельств. Например, суммы заработка сотрудника, стажа его работы в организации, начисленных и уплаченных за него страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и т. д. (ст. 62 ТК РФ). Обычно такие справки требуются, чтобы представить их по новому месту работы, в ФНС России, ПФР, суды, банки и т. д. Важно понимать, какие справки работодатель должен выдать обязательно, то есть без просьб сотрудника, а какие – по письменному запросу.

В обязательном порядке работодатель выдает сотруднику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году прекращения работы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). За такой справкой вправе обратиться и бывший работник. Но в этом случае он должен представить письменное заявление, а работодатель в течение трех рабочих дней выдать указанный документ. При этом за недостоверные сведения, содержащиеся в справке, ответственность несет работодатель (ст. 15.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По письменному запросу сотрудника организация обязана выдать ему любую справку, содержащую сведения, которые может подтвердить работодатель (ч. первая ст. 62 ТК РФ). Вид справки будет зависеть от того, куда ее потом будет представлять работник. Например, сотрудник, который хочет стать опекуном, должен представить в орган опеки и попечительства справку с места работы о занимаемой должности и зарплате за последние 12 месяцев (постановление Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423).

Если работник обращается в банк для того, чтобы получить кредит, то основным документом, который подтвердит его платежеспособность, станет справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Справка с места работы о занимаемой должности и заработной плате потребуется суду для решения вопроса об усыновлении или удочерении (ст. 271 ГПК РФ). И это далеко не все случаи, когда может понадобиться справка с места работы.

Кто вправе обратиться за справкой

Справка с места работы может потребоваться не только сотруднику компании, но и бывшему работнику. В частности, для того чтобы встать на учет в центр занятости для получения пособия по безработице, нужно представить справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Такую справку работодатель должен выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Важная статья: «Сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой» (№ 8, 2015)

Работодатель не имеет права выдавать справки без письменного согласия сотрудника третьим лицам, так как в них содержатся персональные данные, кроме исключительных случаев, предусмотренных законом (ст. 88 ТК РФ). Так, справка с места работы должна быть выдана по запросу прокурора, руководителя следственного органа, следователя, органа дознания и дознавателя (ст. 21 УПК РФ). Также документ может запросить суд в качестве доказательства при рассмотрении гражданско-правовых споров, например, по делам о восстановлении на работе, усыновлении и т. д. (ст. 57 ГПК РФ). Судебный пристав, чтобы выполнить требования исполнительного документа, вправе запрашивать у организаций необходимые сведения, информацию, справки, содержащие персональные данные сотрудника, и т. д. (п. 2 ч. 1 ст. 64 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Как правильно оформить справку

Прежде чем выдать сотруднику справку, необходимо получить от него письменное заявление, кроме случаев, когда она предоставляется в обязательном порядке. Письменная форма заявления позволит соблюсти, во-первых, норму закона, во-вторых, трехдневный срок для выдачи справки, который отсчитывают с даты подачи заявления. Оформляется заявление в произвольной форме (образец ниже). Сотрудник может направить его по почте, тогда трехдневный срок будет отсчитываться с даты получения работодателем письма. В любом случае организация не имеет права отказать работнику в выдаче справки, а также требовать деньги за ее предоставление (ст. 62 ТК РФ).

Документ имеет юридическую силу, только если он оформлен в соответствии с требованиями. Если для справки установлена унифицированная форма, то ее следует соблюдать, иначе документ будет считаться недействительным. Например, справка о доходах физического лица оформляется по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Справку, для которой образец не установлен, оформляют в свободной форме. Обычно работодатель ее составляет на своем бланке, форму которого определяют в каждой организации индивидуально. В документе следует отразить реквизиты работодателя, информацию, запрошенную сотрудником, и т. д. (схема ниже). Справку подписывает руководитель или уполномоченный им сотрудник. Если в ней указывают сведения о зарплате, то также подпись ставит главный бухгалтер или иной уполномоченный работник бухгалтерии. Рассмотрим детально справки, которые запрашивают наиболее часто.

Справка о сумме заработка за два календарных года. Форма справки и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Этот документ понадобится для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком. В справке отражают сведения за последние два года, которые предшествовали году увольнения либо обращения за справкой (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ):

– о сумме выплат, облагаемых страховыми взносами в ФСС России на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
– о количестве календарных дней, исключаемых при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы. Она необходима уволенному работнику, если он хочет встать на учет в центр занятости и получать пособие по безработице (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Форма указанной справки и требования к ее заполнению на федеральном уровне не утверждены, поэтому работодатель вправе ее выдавать в произвольной форме. Но в регионах может быть установлена своя форма справки и рекомендации по ее заполнению, поэтому данную информацию стоит уточнить в региональном центре занятости (письмо Роструда от 8 ноября 2010 г. № 3281-6-2).

Совет эксперта

Надежда РЕЗАНОВА, ведущий юрисконсульт Европейской Юридической Службы (Москва)

Укажите в справке новую фамилию сотрудницы, если она представит подтверждающий документ

Бывшая сотрудница может обратиться с просьбой, выдать ей справку с места работы. Однако на практике возникают сложности, если женщина сменила фамилию. В этом случае необходимо ее попросить в своем заявлении уточнить, на какую фамилию оформить документ. Если женщина укажет, что сменила фамилию, и приложит подтверждающие документы (паспорт или свидетельство о браке), то в справке можно будет указать ее новые данные. Если же в заявлении она не укажет просьбу выписать ей документ на новую фамилию и не приложит соответствующие документы, то работодатель может выдать справку только на старую фамилию.

Для того чтобы ведомство смогло рассчитать и назначить пособие по безработице, потребуются определенные сведения о сотруднике, которые необходимо отразить в справке (п. 1 ст. 33 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Как правило, это средний заработок за последние три месяца, стаж работы в организации, режим рабочего времени, периоды, не включаемые во время оплачиваемой работы в течение 12 месяцев, предшествующих увольнению (отпуск по уходу за ребенком, время простоя и т. д.1), и др. Также необходимо указать документы, на основании которых была выдана справка (приказы, табели учета рабочего времени и т. п.). Кроме того, в справке отражают сведения об организации, обязательные реквизиты, ставят печать компании, подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой) и т. п.

Справка о стаже работы в организации. Ее оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя в течение определенного периода (ст. 62 ТК РФ). Типовая форма справки законом не установлена, поэтому работодатель может составить ее на бланке организации (образец ниже). При этом важно выяснить, для каких целей работник запрашивает справку, от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Например, уточните у сотрудника, необходимо указывать периоды работы по всем должностям, которые он занимал в организации, или достаточно общего трудового стажа в компании и т. п.


Скачать и распечатать образец

Нельзя отказать гражданину в признании его безработным на основании того, что он не представил справку о среднем заработке по форме, утвержденной субъектом РФ (письмо Роструда от 8 ноября 2010 г. № 3281-6-2).

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки

Обязанность выдавать копии документов, связанных с работой, прямо закреплена в Трудовом кодексе (ст. 62 ТК РФ). Поэтому, если работодатель откажется предоставить сотруднику необходимую справку, то ему грозит административный штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, не стоит игнорировать установленный для выдачи документа трехдневный срок. В противном случае работник вправе обратиться в суд за компенсацией морального вреда, и тогда его требования могут быть удовлетворены.

К неблагоприятным последствиям может привести отказ выдать справку по запросу госоргана, который наделен таким правом. В частности, если работодатель по запросу суда не предоставит необходимые сведения, не имея на то уважительных причин, то виновное должностное лицо могут оштрафовать (ч. 3 ст. 57 ГПК РФ). При этом штраф не освободит работодателя от обязанности предоставить суду запрашиваемые документы (ч. 4 ст. 57 ГПК РФ).

Нормативная база 

Документ Поможет вам
Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Выяснить, что сотруднику в день увольнения в обязательном порядке необходимо выдать справку о сумме заработка за два предшествующих календарных года
Приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников» Понять, что справку о доходах физического лица необходимо оформлять по установленной форме 2-НДФЛ

Важные выводы

1. Работодатель обязан по письменному запросу сотрудника выдать ему справку. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней.
2. За справкой вправе обратиться не только сотрудник организации, но и бывший работник, а также сторонний госорган или организация, если они наделены таким правом.
3. Если законом установлена для справки унифицированная форма, то работодатель обязан ее соблюдать. Иначе справка будет считаться недействительной.

1 Пункт 4 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

<….>

Мария МАЛАХОВА

​юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

19.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Пикеева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль