Имеет ли сотрудник право на компенсацию проезда в отпуск?

232

Вопрос

При приеме на работу в июне 2016 года представлена справка с предыдущего места работы об использовании проезда за 2012-2014 годы. Имеет ли работник права требовать проезд в отпуск, как проживающий в районах Крайнего Севера, в этом году за 2015-2016годы по истечении 6 мес. в нашей организации? С уважением, Спиридонова М.П.

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, имеет.

Все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны:

  • предоставить своим сотрудникам отпуск без сохранения зарплаты для проезда к месту отдыха и обратно;
  • оплатить им проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно.

Порядок оплаты расходов на проезд зависит от типа работодателя:

Такие правила установлены частями 1, 8 статьи 325, статьей 321 Трудового кодекса РФ.

В соответствие с частью первой статьи 325 Трудового кодекса РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Право на получение ежегодного дополнительного отпуска у работника, в соответствие с частью второй статьи 122 Трудового кодекса РФ, возникает по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

В соответствии с пунктом 4 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей" право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы. В дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию.

В стаж работы, дающий право работнику на компенсацию расходов, включается время работы в данной организации, которое учитывается в соответствии со статьей 121 Трудового кодекса Российской Федерации в целях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

В ряде регионов приняты нормативные акты, предусматривающие учет выплат по предыдущему месту работы.

Законом Республики Саха (Якутия) от 09.12.2004 187-З N 381-III (ред. от 17.06.2015) "О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из государственного бюджета Республики Саха (Якутия)" (принят постановлением ГС (Ил Тумэн) РС(Я) от 09.12.2004 З N 382-III) учет выплат, полученных работником по предыдущему месту работы не предусмотрен.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

Компенсации отпускникам

Какие компенсации полагаются работникам северных районов при направлении в отпуск

Все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны:

  • предоставить своим сотрудникам отпуск без сохранения зарплаты для проезда к месту отдыха и обратно;
  • оплатить им проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно.

Порядок оплаты расходов на проезд зависит от типа работодателя:

Такие правила установлены частями 1, 8 статьи 325, статьей 321 Трудового кодекса РФ.

В госучреждениях федерального уровня и государственных внебюджетных фондах

Как компенсировать проезд к месту отдыха и обратно в федеральных госорганах, госучреждениях, а также в государственных внебюджетных фондах

Размер и порядок оплаты проезда и провоза приведен в Законе от 19 февраля 1993 г. № 4520-1. Для сотрудников федеральных госучреждений этот порядок устанавливает Правительство РФ (ч. 5 ст. 325 ТК РФ, ч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Для федеральных государственных органов и учреждений, а также для внебюджетных фондов РФ такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Так, федеральные государственные органы и учреждения, а также внебюджетные фонды РФ, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должны компенсировать своим сотрудникам (членам семьи сотрудника) расходы на проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно не чаще одного раза в два года. Компенсировать можно только стоимость проезда в пределах территории России.

К членам семьи сотрудника, имеющим право на компенсацию, относятся проживающие с ним:

  • неработающие муж (жена);
  • несовершеннолетние дети (в т. ч. усыновленные).

Оплата стоимости проезда (провоза багажа) членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска сотрудника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращаются (как вместе с сотрудником, так и отдельно от него), независимо от времени использования отпуска.

Такие правила установлены статьей 325 Трудового кодекса РФ, частью 1 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, пунктами 2 и 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и разъяснены в решении Верховного суда РФ от 18 марта 2009 г. № ГКПИ09-92.

Право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) возникает у сотрудника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в следующем порядке:

  • за первый и второй годы работы – при получении права на ежегодный отпуск за первый год;
  • за третий и четвертый годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с третьего года работы;
  • за пятый и шестой годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с пятого года работы и т. д.

При этом право на компенсацию стоимости проезда (провоза багажа) за текущий год сотрудник может использовать до конца календарного года в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Компенсация стоимости проезда к месту отдыха и обратно предоставляется сотруднику лишь по основному месту работы. Сотрудникам-совместителям выплата такой компенсации не положена.

При использовании других видов отпуска, например отпуска по уходу за ребенком или отпуска за свой счет, право на компенсации не возникает.

Такие правила установлены частями 1, 7 статьи 325 Трудового кодекса РФ, пунктами 2, 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и разъяснены в письме Казначейства России от 18 августа 2010 г. № 42-7.4-05/8.2-525 и обзоре Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г.

Если сотрудник (члены семьи сотрудника) проводит отпуск в нескольких местах, то возместить ему стоимость проезда можно только к одному из этих мест и обратно (по выбору сотрудника). Компенсации подлежат фактические расходы на проезд (при условии проезда по кратчайшему маршруту). Для этого сотрудник должен представить справку транспортной организации (осуществляющей перевозку) о стоимости проезда.

Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая поезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой.

Такой порядок установлен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Чтобы получить компенсацию проезда, сотрудник и члены его семьи не обязаны выезжать и возвращаться строго в период ежегодного отпуска. При соединении ежегодного оплачиваемого отпуска и всех дополнительных оплачиваемых отпусков учитывается и время отпуска без сохранения зарплаты, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ст. 322 ТК РФ). В случаях, когда сотруднику отпуск без сохранения зарплаты для проезда не предоставляется, сотрудник может выехать в отпуск или вернуться из него не только в дни отпуска, но и в выходные дни, ближайшие к нему. Кроме того, выезд возможен и в нерабочее время (в период ежедневного отдыха) в день, непосредственно предшествующий отпуску, или в выходные дни перед отпуском. В указанных случаях сотрудник не теряет права на компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно. Такие выводы следуют из пункта 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и подтверждаются письмами Минздравсоцразвития России от 20 февраля 2009 г. № 194-13, от 30 октября 2008 г. № 1554-13.

Компенсация стоимости проезда (провоза багажа) к месту отпуска и обратно признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник (члены семьи сотрудника) своевременно не воспользовался своим правом на нее (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, ч. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

Чтобы получить компенсацию, сотрудник не позднее чем за две недели до начала отпуска подает руководителю учреждения письменное заявление. В заявлении должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество членов семьи сотрудника, имеющих право на компенсацию расходов;
  • даты рождения несовершеннолетних детей сотрудника;
  • место использования отпуска сотрудника и членов его семьи;
  • вид транспорта, которым предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда.

К заявлению нужно приложить:

  • копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельство о заключении брака, о рождении, об усыновлении и т. п.);
  • справку о совместном проживании;
  • копию трудовой книжки неработающего члена семьи.

Об этом сказано в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, поскольку право на компенсацию у работника возникает один раз в два года, то в ситуации, когда на компенсацию претендует новый работник, устроившийся в организацию в текущем году, дополнительно может понадобиться справка от предыдущего работодателя о том, что в прошлом году работник указанную компенсацию не получал.

Компенсацию сотруднику выплатите не позднее чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда.

Для окончательного расчета сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после выхода из отпуска представить отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих расходы сотрудника (членов семьи сотрудника). Например, билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда, выданные транспортной организацией.

При оформлении электронного авиабилета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:

  • посадочный талон;
  • маршрут-квитанцию электронного билета (с одновременным представлением электронного документа (выписки из электронной системы платежа) – в случае оплаты билета с использованием банковской карты).

Кроме того, сотруднику целесообразно представить личное заявление (сделать заявительную надпись на документе). При этом заявление (заявительная надпись) должно содержать уведомление о приобретении маршрут/квитанции электронного билета непосредственно сотрудником, его личную подпись и дату. Например: «Прошу компенсировать расходы, произведенные мною, в размере 45 000 руб. А.С. Кондратьев, 07.04.2014».

Если сотрудник не воспользовался выплаченной ему предварительной компенсацией для проезда к месту использования отпуска и обратно, то полученные деньги он должен вернуть.

Такой порядок установлен пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и письмом Минфина России от 14 декабря 2011 г. № 02-06-10/5584.

Размер компенсации

В каком размере компенсировать проезд к месту отдыха и обратно сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера

Размер компенсации, выплачиваемой федеральными государственными органами, учреждениями, а также внебюджетными фондами РФ, законодательство ограничивает в зависимости от вида транспорта. Поэтому при наличии подтверждающих документов можно возместить фактические расходы сотрудника на проезд, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). При его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сидениями.

Если сотрудник воспользовался более высокой категорией проезда (например, первым классом в самолете), расходы компенсируйте в установленных пределах. Для этого сотрудник должен представить справку транспортной организации о стоимости проезда на дату приобретения билета (например, справку о стоимости проезда в салоне экономического класса самолета). Расходы на получение такой справки сотруднику не возмещайте.

Такой порядок установлен пунктами 1, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Если сотрудник не представил проездные документы, то компенсировать расходы на проезд можно только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска. Например, при наличии квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.) или справки о регистрации по местопребыванию. В этом случае возместите минимальную стоимость проезда (на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему пути следования):

  • при наличии железнодорожного транспорта – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского (речного) сообщения – по тарифу в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу в автобусе общего типа.

Такой порядок установлен пунктом 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, при наличии подтверждающих документов сотруднику можно оплатить:

  • проезд автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, автовокзалу;
  • провоз багажа весом не более 30 килограммов на сотрудника и 30 килограммов на каждого члена семьи (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза).

Об этом сказано в пункте 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

При проезде сотрудника (членов семьи сотрудников) к месту отпуска и обратно личным транспортом компенсируйте ему стоимость израсходованного топлива. Компенсацию выплатите только при наличии документов, подтверждающих его пребывание в месте использования отпуска. Например, при наличии квитанции из гостиницы (дома отдыха, пансионата и т. д.) или справки о регистрации по местопребыванию. Расходы на бензин компенсируйте в пределах стоимости проезда.

Стоимость проезда рассчитайте на основе норм расхода топлива для конкретного автомобиля и исходя из кратчайшего маршрута следования. Нормы расхода топлива на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Такой порядок установлен пунктом 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Компенсация при отдыхе за рубежом

Как оплатить проезд к месту отдыха и обратно при отдыхе за рубежом. Сотрудник работает в госучреждении федерального уровня

Если сотрудник проводит отпуск за пределами России, в том числе по туристической путевке, компенсировать расходы по проезду можно только до ближайшей к месту пересечения границы России железнодорожной станции (аэропорта, морского (речного) порта, автостанции). Такие расходы возместите в общем порядке.

Для документального подтверждения понесенных затрат сотрудник вместе с проездными документами должен представить копию загранпаспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой о месте пересечения государственной границы России.

Кроме того, в случае перелета за пределы России без посадки в ближайшем к месту пересечения границы России аэропорту сотрудник должен представить справку транспортной организации (авиакомпании) или агента транспортной организации о стоимости перевозки по территории России, включенной в стоимость перевозочного документа (билета). Следует учитывать, что подтверждать стоимость перевозки по территории России справкой, выданной туристическим агентством, нельзя.

Такой порядок установлен пунктом 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и разъяснен в письмах Минфина России от 29 декабря 2012 г. № 03-04-06/6-375 и Казначейства России от 18 августа 2010 г. № 42-7.4-05/8.2-525. Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, обзор судебной практики Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г., постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 мая 2012 г. № А42-4733/2011).

В госучреждениях субъектов и муниципалитетов

Как сотруднику компенсировать проезд к месту отдыха и обратно в госучреждениях регионов и муниципалитетов

Сотрудникам госорганов и госучреждений субъектов РФ размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа устанавливают в региональных нормативных актах, сотрудникам органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – в нормативно-правовых актах органов местного самоуправления (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

В коммерческих организациях

Как компенсировать сотруднику проезд к месту отдыха и обратно в коммерческих организациях

Сотрудникам коммерческих организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), порядок компенсации расходов на проезд к месту отдыха и обратно установите в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза либо в трудовых или коллективных договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). За основу можно взять порядок компенсации расходов на проезд, предусмотренный для госучреждений федерального уровня.

При этом нормы возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленные для госучреждений, не являются минимальными для коммерческих организаций. Это значит, что коммерческие организации вправе установить любые нормы возмещения указанных расходов, в том числе в размерах меньших, чем для сотрудников организаций, относящихся к госсфере.

Вместе с тем, такая свобода, предоставленная коммерческим организациям, не может служить основанием для полного отказа от компенсации или для ее неоправданного занижения независимо от экономического положения работодателя. Также работодатель не вправе подменять суть компенсации. Речь идет о том, что если компенсации подлежит проезд именно к месту использования отпуска и обратно (по территории России), то работодатель не праве устанавливать свои правила и компенсировать проезд только частично, например, в части расходов, обеспечивающих выезд из района Крайнего Севера (приравненной к нему местности). Отсутствие в локальных нормативных актах или трудовом договоре указаний на размер, условия и порядок компенсации соответствующих расходов также не может лишить сотрудника права на указанную компенсацию.

Таким образом, размер компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно должен соответствовать предназначению данной компенсации, то есть гарантировать работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления.

Такие выводы следуют из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, информации Минтруда России от 29 мая 2013 г. и подтверждены судебной практикой (см. обзоры Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г., за III квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 26 декабря 2012 г., постановление Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П, апелляционное определение Иркутского областного суда от 13 сентября 2013 г. № 33-7420/13).

Вопрос из практики: нужно ли вести помесячный учет двухлетнего периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно. Коллективным договором установлена обязанность организации оплачивать один раз в два года проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно в пределах России. Сотруднику организации, расположенной в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), оплатили проезд к месту использования отпуска и обратно в августе 2012 года, а в следующий раз он написал заявление на оплату проезда в июне 2014 года

Нет, не нужно.

Условие об оплате проезда к месту использования отпуска и обратно «один раз в два года» следует понимать как обязанность организации компенсировать подобные расходы в каждом втором календарном году, а не через 24 месяца. То есть ведение помесячного учета периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно, не требуется. Такой подход подтверждает Минфин России в письме от 3 июля 2006 г. № 03-05-01-04/200.

Вопрос из практики: нужно ли компенсировать стоимость проезда к месту отдыха и обратно сотруднице, которая работает в районах Крайнего Севера и находится в отпуске по уходу за ребенком

В общем случае не нужно.

Право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у сотрудника возникает один раз в два года одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска. При использовании других видов отпуска право на такую компенсацию не возникает. Это следует из положений пунктов 2, 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 и обзора судебной практики Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г. Правомерность такой позиции подтверждают специалисты Минтруда России в пункте 2 письма от 30 апреля 2014 г. № 11-4/ООГ-226.

Кроме того, необходимо учесть, что время нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет в стаж, дающий право на основной отпуск, не входит (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда сотрудница во время отпуска работает на условиях неполного рабочего времени или на дому – в такой ситуации период отпуска, совмещаемый с работой, войдет в отпускной стаж. С учетом указанного сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае может воспользоваться своим правом на компенсацию расходов стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, только оформив ежегодный оплачиваемый отпуск.

Вместе с тем, в ряде регионов для госучреждений может быть закреплено право сотрудниц на оплату проезда к месту отдыха и в отпуске по уходу за ребенком. Так, например, в Республике Коми сотрудницы организаций, финансируемых из республиканского бюджета, в период отпуска по уходу за ребенком могут воспользоваться правом на оплату проезда к месту отдыха и обратно, при условии что им не выплачивалась такая компенсация в текущем двухлетнем периоде (п. 4 Порядка, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 28 июля 2005 г. № 212). Аналогичное право на компенсацию имеют и сотрудницы областных государственных учреждений Архангельской области (п. 11 Порядка, утвержденного постановлением администрации Архангельской области от 17 декабря 2007 г. № 219-па).

Таким образом, по общему правилу если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, то компенсировать ей стоимость проезда к месту отдыха не нужно. Исключением являются сотрудники государственных или муниципальных учреждений отдельных регионов, в которых компенсация установлена органами госвласти или местного самоуправления, а также сотрудники других организаций, в которых работодатели по своей инициативе предусмотрели такую компенсацию в своих локальных актах (ст. 8 ТК РФ).

Вопрос из практики: нужно ли компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно, если он написал заявление на отпуск с последующим увольнением

Да, нужно, если у сотрудника есть право на такую компенсацию.

Право на компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно не поставлено в зависимость от последующего увольнения сотрудника, работающего в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях). Следовательно, сотрудник, написавший заявление на отпуск с последующим увольнением, также может воспользоваться своим правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно при условии, что он таким правом обладает. Ведь право на компенсацию по общему правилу возникает не каждый год, а раз в два года, если иное не установлено локальными актами организации. Такой вывод следует из статей 127, 325 Трудового кодекса РФ. Правомерность такой позиции подтверждают и специалисты Минтруда России в пункте 3 письма от 30 апреля 2014 г. № 11-4/ООГ-226.

Вопрос из практики: может ли коммерческая организация оплачивать проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно только исходя из стоимости проезда по железной дороге. Организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности

Да, может.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта. Эта гарантия предусмотрена как для госучреждений федерального уровня, так и для всех остальных организаций (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, постановление Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П).

В коммерческих организациях порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому в коллективном договоре, трудовых договорах, Положении об отпусках и иных локальных документах можно предусмотреть любые не противоречащие закону условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Вопрос из практики: нужно ли компенсировать сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера, стоимость дополнительных сервисных услуг, которые входят в стоимость билета на проезд в железнодорожном вагоне повышенной комфортности

Да, нужно.

Сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, работодатели должны компенсировать стоимость проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно. Размер такой компенсации и порядок оплаты расходов на проезд зависят от типа работодателя. Такие правила предусмотрены в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

В стоимость железнодорожных билетов для проезда в вагонах повышенной комфортности перевозчик включает также стоимость дополнительных сервисных услуг, например: набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, печатную продукцию, услуги по обеспечению личной безопасности (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111). То есть сотрудник оплачивает дополнительные услуги не отдельно, а при оплате билета, поскольку цена таких услуг включена в стоимость самого билета.

Таким образом, работодателю нужно компенсировать сотруднику полную стоимость железнодорожных билетов в вагонах повышенной комфортности, включая стоимость дополнительных сервисных услуг.

Аналогичные разъяснения даны в письме Минфина России от 28 августа 2014 г. № 03-03-07/42948.

Вопрос из практики: может ли работодатель в коллективных и трудовых договорах установить фиксированный размер компенсации стоимости проезда к месту отдыха, освободив сотрудников от обязанности представлять документы, подтверждающие расходы

Использовать такой подход не рекомендуется. Объясняется это следующим.

Сотрудники организаций, работающие в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), один раз в два года имеют право на оплату за счет средств работодателя стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, а также стоимости провоза багажа. Организации, не относящиеся к бюджетной сфере, определяют условия и порядок компенсации таких расходов самостоятельно и прописывают их в коллективных и трудовых договорах. Об этом говорится в статьях 9, 325 Трудового кодекса РФ.

Если организация решила установить в документах фиксированный размер компенсации и освободить сотрудников от обязанности представлять документы, подтверждающие расходы на проезд к месту отдыха, то такие компенсации не будут учтены в расходах организации, а с выплаченной сотрудникам суммы потребуется удержать НДФЛ. Объясняется это тем, что в отсутствие подтверждающих документов компенсационный характер выплат утрачивается. Такой вывод следует из совокупности положений статей 252, 255 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

Вопрос из практики: как оплатить сотруднику проезд к месту использования отпуска и обратно, если он делал остановки в пути. Коммерческая организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности

Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная статьей 325 Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях) (постановление Конституционного суда России от 9 февраля 2012 г. № 2-П).

При этом коммерческая организация – работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций в коллективном договоре, трудовых договорах, Положении об отпусках или в другом локальном акте. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации проезда сотрудников к месту отпуска, например:

  • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно, не ограничивая количество транзитных населенных пунктов, расположенных по пути следования;
  • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно только до одного места назначения по выбору сотрудника.

Вопрос из практики: должна ли организация оплатить проезд несовершеннолетнего ребенка, фактически проживающего с сотрудником, к месту проведения отпуска и обратно, если сотрудник является его опекуном. Сотрудник работает в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности). Оплата проезда неработающим членам семей сотрудников предусмотрена коллективным договором

Нет, не должна.

По общему правилу организации, финансируемые из федерального бюджета и расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), обязаны оплачивать проезд к месту использования отпуска и обратно не только своим сотрудникам, но и неработающим членам их семей (мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником). Такой порядок установлен статьей 325 Трудового кодекса РФ, статьей 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Обязанность оплатить проезд неработающим членам семей сотрудников возникает и у коммерческих организаций, если это предусмотрено во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Из буквальной трактовки положений статьи 2 Семейного кодекса РФ следует, что к членам семьи относятся:

  • супруги;
  • родители;
  • дети (в том числе усыновленные).

Таким образом, членами семьи сотрудника могут считаться родные либо усыновленные дети. Несовершеннолетние дети, находящиеся под опекой, членами семьи не признаются. Следовательно, положения коллективного договора, обязывающие работодателя оплатить проезд к месту проведения отпуска и обратно неработающим членам семьи сотрудника, на подопечных не распространяются.

Аналогичный вывод подтверждает и «Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за III квартал 2009 года», утвержденный постановлением Президиума Верховного суда РФ от 25 ноября 2009 года. Суд пришел к выводу, что организация обязана оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно лишь собственным или усыновленным детям сотрудника. При этом фактически проживающие с ним другие дети (например, неусыновленные дети супруги) к числу членов семьи не могут быть отнесены, а потому расходы на их проезд компенсации не подлежат.

Вместе с тем, внутренними документами коммерческой организации (коллективным и (или) трудовым договором, Положением об отпусках и т. п.) может быть установлена обязанность оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно всем несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником, независимо от степени родства. В этом случае организация должна будет оплатить проезд подопечного ребенка сотрудника.

Вопрос из практики: можно ли перенести компенсацию сотруднику стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на будущий год. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Ответ на этот вопрос зависит от типа организации.

Законодательством установлена обязанность всех организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Данная компенсация признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник своевременно не воспользовался своим правом на оплату проезда (провоз багажа) (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, абз. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Такие правила прямо предусмотрены в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета (ч. 7 ст. 325 ТК РФ, абз. 6 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Вместе с тем, коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать порядок, размеры и условия выплаты компенсаций в коллективном договоре, трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах можно предусмотреть и порядок переноса компенсации сотрудникам стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на будущий год. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Вопрос из практики: может ли правом на бесплатный проезд к месту отдыха воспользоваться сотрудник-северянин, если с ним заключен срочный трудовой договор на один год

Да, может.

Право на бесплатный проезд и провоз багажа к месту отдыха и обратно для сотрудника, работающего в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, не зависит от срока трудового договора (ст. 325 ТК РФ). Иное считалось бы дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ).

Вместе с тем, поскольку таким правом сотрудник может воспользоваться лишь раз в два года, то в отдельных случаях он должен предоставить подтверждающий документ от предыдущего работодателя о том, что в предыдущем году он соответствующих компенсаций не получал (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Обязанность предоставлять такое подтверждение в Трудовом кодексе РФ не предусмотрена, но может быть закреплена на региональном или местном уровне, в общем случае – в отношении бюджетных организаций. В частности, такая обязанность установлена в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, Ямало-Ненецком автономном округе для сотрудников организаций, финансируемых из бюджета указанных округов, в городе Архангельске для сотрудников организаций, финансируемых из городского бюджета (п. 6 разд. I Официального толкования, утвержденного постановлением Думы ХМАО – Югры от 1 марта 2010 г. № 4676, п. 7 ст. 5 Закона ЯНАО от 16 декабря 2004 г. № 89-ЗАО, п. 12 Порядка, утвержденного постановлением мэра г. Архангельска от 17 ноября 2006 г. № 478).

Если подтверждение требуется, то, как правило, для получения компенсации сотрудник должен представить справку от предыдущего работодателя в произвольной форме. Исключение составляют случаи, когда региональным или местным законодательством утверждена специальная форма такого подтверждающего документа (ст. 5, 6 ТК РФ).

Коммерческим организациям рекомендуется учесть данный момент и во избежание спорных ситуаций с работниками в будущем заранее прописать в локальных документах требование о предоставлении справки новым сотрудником, о том, что в предыдущем году он компенсацию за проезд и провоз багажа к месту отдыха не получал (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Вопрос из практики: обязан ли работодатель компенсировать проезд детей сотрудника, работающего в районах Крайнего Севера, к месту отдыха и обратно. Сам сотрудник в отпуск с детьми не едет

Да, обязан.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника, работающего в районах Крайнего Севера, к месту использования отпуска и обратно обусловлена их выездом к месту отпуска и возвращением к месту жительства как вместе с работником, так и отдельно от него. Факт одновременного или совместного использования отпуска работником и членами его семьи при этом значения не имеет, поскольку статья 325 Трудового кодекса РФ такого требования не устанавливает. Следовательно, работодатель обязан компенсировать проезд детей сотрудника, работающего в районах Крайнего Севера, к месту отдыха и обратно и в том случае, когда сам сотрудник в отпуск с детьми не едет.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минздравсоцразвития России от 20 февраля 2009 г. № 194-13. Кроме того, такой вывод подтверждает и судебная практика (см. например, решение Верховного суда РФ от 18 марта 2009 г. № ГКПИ09-92, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 июня 2010 г. № А75-9080/2009).

Ранее специалисты ведомства придерживались противоположной точки зрения и разъясняли, что проезд детей при условии, что родитель в отпуск не едет, компенсации не подлежит (письмо Минздравсоцразвития России от 24 августа 2006 г. № 1010-13). Но с учетом новых разъяснений и сложившейся судебной практики пользоваться таким подходом в настоящее время не рекомендуется.

Вопрос из практики: может ли сотрудник, работающий в районе Крайнего Севера, требовать компенсации расходов на проезд и провоз багажа к месту отдыха после возвращения из отпуска

Ответ на данный вопрос зависит от типа организации-работодателя.

Сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, работодатели должны компенсировать стоимость проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно. Размер такой компенсации и порядок оплаты расходов на проезд зависят от типа работодателя. Такие правила предусмотрены в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Так, сотрудники федеральных государственных органов или учреждений, а также государственных внебюджетных фондов по возвращении из отпуска не могут требовать компенсации расходов на проезд и провоз багажа. Поскольку такие работодатели должны оплатить указанные расходы не позднее чем за три рабочих дня до отъезда сотрудника в отпуск (ч. 4 ст. 325 ТК РФ, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455). А сотрудники обязаны подать заявление о компенсации расходов не позднее чем за две недели до начала отпуска (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

Во всех остальных организациях сотрудники могут подать заявление о компенсации расходов после возвращения из отпуска, только если это не противоречит условиям документа, в котором регулируется вопрос компенсации данных расходов:

Такие правила предусмотрены в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

11.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль