Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения?

70

Вопрос

Как быть в такой ситуации: сотрудник был уволен по собственному желанию. За трудовой книжкой он не явился и в журнале движения трудовых не расписывался. Уже после увольнения бывший сотрудник умер. Что нам теперь делать с его трудовой книжкой?

Ответ

Ответ на вопрос:

Обязанность работодателя передать трудовую книжку увольняющемуся работнику закреплена ст.84.1 ТК РФ, но иногда складываются обстоятельства, препятствующие выполнению данного предписания. Причины, по которым работник в день расчета не забирает свою трудовую, могут быть разными, например: сотрудник увольняется заочно, не посещая отдел кадров; сотрудник не согласен с решением о своем увольнении или с формулировкой, внесенной в трудовую книжку работодателем; смерть работника; неприязненные отношения между работником и работодателем. Независимо от причины неявки работника за книжкой, следует предпринять все законные меры для возвращения трудовой законному владельцу: сообщить бывшему сотруднику (а в случае его смерти — ближайшим родственникам) о необходимости посещения офиса для получения документа или запросить разрешение на пересылку книжки по почте.

Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения. Только после отправки уведомления на имя работника работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Следовательно, в вашей ситуации необходимо передать трудовую книжку родственникам.

По заявлению родственников вы вправе выдать им трудовую книжку, в том числе и для оформления пенсии по случаю потери кормильца. В этом случае родственник пишет заявление с просьбой выдать ему документы, связанные с работой умершего, в том числе трудовую книжку, в журнале учета трудовых книжек родственник расписывается за получение трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника (п. 37 Правил ведения трудовых книжек). При этом в п. 42 Правил указано о необходимости выдачи трудовой книжки ближайшим родственникам. К близким родственникам Семейный кодекс относит супругов, родителей, детей, дедушек, бабушек и внуков, полнородных и неполнородных (имеющими общих отца или мать) братьев и сестер (по аналогии со ст. 14 Семейного Кодекса РФ).


Также прочитайте о том, если День увольнения выпал на выходной день более подробно.


Личность обратившегося за получением трудовой книжки, а также наличие у него родственных связей с умершим работником должны быть документально подтверждены.

Желательно заверить копии всех представленных документов и подшить их в личное дело работника (если оно ведется). Как правило, трудовую книжку выдают по заявлению родственника, который первым обратился к работодателю и предоставил свидетельство о смерти работника. Чаще всего таким родственником является лицо, имеющее право на назначение пенсии по случаю потри кормильца, или его законный представитель.

Выдача трудовой книжки родственнику умершего работника подтверждается его росписью в Книге учета движения трудовых книжек. По поводу расписки в получении трудовой книжки в Правилах ведения трудовых книжек ничего не уточняется. Полагаем, что она может составляться в простой письменной форме. Хранить ее следует 50 лет. Место хранения определяет работодатель: это может быть личное дело умершего работника, отдельная папка, в которую подшиваются подобные расписки и т.п. Не следует забывать, что выдача трудовой книжки должна сопровождаться регистрацией этого факта в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Таким образом, к книге движения трудовых книжек прикладывается расписка в получении.

При получении трудовой книжки не самим работником рядом с подписью лица получившего трудовую книжку можете сделать отметку о том, что получил родственник и степень родства.

Один из родственников умершего работника может обратиться к работодателю с письменным заявлением об отправке трудовой книжки по почте. Получив такое заявление, лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, отправляет ее по почте по адресу, указанному родственником умершего. Желательно производить такую отправку заказным письмом с описью вложения. Поскольку трудовая книжка не вручалась лично, а была направлена по почте, необходимые отметки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, делает со ссылками на письменное заявление и документы, полученные на почте при отправке трудовой книжки.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как поступить с трудовой книжкой, не полученной сотрудником в день увольнения. Можно ли отправить ее по почте

И.И. Шкловец

Если в день увольнения сотрудника выдать ему трудовую книжку невозможно (он отказывается получить документ или отсутствует на работе), составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику по почте. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. При этом работник имеет право потребовать неполученный заработок за несвоевременную выдачу трудовой книжки, но только с даты увольнения до дня, в который работнику было направлено уведомление. Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см. определение Конституционного суда РФ от 23 апреля 2013 г. № 616-О, апелляционные определения Свердловского областного суда от 14 мая 2014 г. № 33-6210/2014, Забайкальского краевого суда от 24 июля 2013 г. № 33-2574-2013).

Следует учесть, что сам по себе отказ сотрудника получить трудовую книжку в день увольнения не освобождает работодателя от ответственности за задержку ее выдачи. Поэтому если в последний день работы сотрудник отказался получить трудовую книжку, то следует уведомить его о необходимости забрать ее или дать согласие на отправку почтой. Сделать это можно двумя способами. Например, в самом акте об отказе получить трудовую книжку прописать необходимость явиться за ней или дать согласие на ее пересылку, либо составить отдельное уведомление. В обоих случаях сотрудник должен быть ознакомлен с уведомлением под подпись. Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 2 апреля 2014 г. № 33-585/13, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-29134 и от 30 июля 2013 г. № 11-24139.

По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Обратиться за трудовой может как сам сотрудник, так и его доверенное лицо.

Если сотрудник даст согласие на отправку книжки по почте, то работодателю следует учесть такие моменты. Пересылка документа в соответствии с законодательством возможна только в пределах России. Пересылка происходит за счет работодателя. Отправить книжку по почте нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения согласия сотрудника на пересылку с указанием адреса (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Отправляйте книжку заказным письмом обязательно с описью вложения, где будет указано «Трудовая книжка Иванова И.И.». В этом случае работодатель не будет нести ответственность за непредставление книжки, если документ потеряют на почте.

Трудовую книжку, не полученную сотрудником при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Еще по теме:
Обязан ли работодатель повторно отправлять сотруднику письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую книжку, если он не получил первое

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 28.07.2016

28.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль