Как оформляется трудовая книжка?

53

Вопрос

Подскажите пожалуйста. К нам пришел сооскатель на должность, у которого в трудовой книжке только одна запись о приеме на работу, при этом он принес справки, что работал в других организациях раньше, говорит что утеряна была трудовая книжка. Новая трудовая книжка без записи "Дубликат" Какие варианты можем предпринять для внесение в трудовую книжку других записей.

Ответ

Ответ на вопрос:

Вы не обязаны вносить записи в трудовую книжку работника о прошлых периодах работы, если работник Вас об этом не просил. Работник предоставил справки, по которым Вы можете определить его трудовую деятельность и страховой стаж для оплаты больничного. Если работник хочет, чтобы были внесены записи с прошлых мест работы, то записи можно оформить в порядке, аналогичном оформлению пропущенных записей.

Разъясняем.

1. Дубликат трудовой книжки оформляют по последнему месту работы. Если трудовую книжку потерял работник, он обращается к работодателю с заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки. Дубликат оформляют на основании документов подтверждающих трудовую деятельность работника. Документы предоставляет работник.


Мы рассказывали ранее о Выписке из трудовой книжки в материале по ссылке.


2. Вместе с тем, на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку работнику при приеме, если она утрачена, цитируем: «В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку». Так как при приеме на работу к бывшему работодателю работник не предъявил ему дубликат трудовой книжки, то на основании его заявления, оформили новую трудовую книжку. Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя вносить записи о прошлой трудовой деятельности в новую трудовую книжку. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее вносят записи по аналогии с оформлением дубликата. Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6. Так как документы подтверждающие периоды работы у бывших работодателей работник не предоставлял, то бывший работодатель при приеме на работу оформил новую трудовую книжку, где первой записью является запись о приеме на работу в организацию.

3. Если имеются документы о прошлой трудовой деятельности, например, справки, то по ним можно определить трудовую деятельность работника и учесть страховой стаж для оплаты больничного. Поэтому в общем случае Вы не вносите записи в трудовую книжку о прошлой работе. Вместе с тем, если работник хочет, чтобы записи были отражены в новой трудовой книжке, то их производят по аналогии с пропущенными записями.


Читайте о том, Куда клеить голограмму в трудовой книжке, чтобы не совершать ошибок.


Обратите внимание, что в том случае, если соискатель еще не уволен с предыдущего места работы (К нам пришел соискатель на должность, у которого в трудовой книжке только одна запись о приеме на работу), то Вы принять его можете только по совместительству, а трудовую книжку он должен вернуть по месту работы, которым внесена запись о его приеме на работу. И именно по основному месту работы он и должен решать вопрос о внесении пропущенных записей в его трудовую книжку или об оформлении дубликата.

Подробности в материалах Системы Кадры:


1. Ситуация: Как внести в трудовую книжку запись, пропущенную предыдущим работодателем?

Однозначного ответа на данный вопрос действующее законодательство не содержит.

Вместе с тем, положения пунктов 2728 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, содержат порядок исправления неправильной или неточной записи по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы. Учитывая, что права работника не должны быть ущемлены, полагаем, что работодатель по новому месту работы вправе исправить любые неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежнего работодателя, в том числе пропущенные сведения, при наличии документов, на основании которых может быть внесено уточнение.

Таким образом, пропущенную прежним работодателем запись в процессе работы у нового работодателя можно внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки под следующим порядковым номером с указанием реквизитов соответствующего документа и места работы. Основанием для внесения пропущенной записи будет копия приказа или распоряжения или архивная справка (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225ч. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Если запись пропущена текущим (последним) работодателем, то будет действовать другой подход к исправлению.

Из ответа «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Вопрос из практики: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив. Это предусмотрено установленным порядком ликвидации организаций (ст. 23п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).


Вопрос из практики: может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку(ст. 65 ТК РФ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды еготрудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:

  • утеряна;
  • пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
  • содержит недействительную запись об увольнении или переводе.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.

Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14.

Вопрос из практики: можно ли восстановленному на работе сотруднику вместо дубликата оформить новую трудовую книжку, если запись об увольнении признана недействительной. Для сотрудника это первое место работы

Нет, нельзя.

Действующим законодательством предусмотрено ограниченное число случаев, когда работодатель обязан оформить сотруднику новую трудовую книжку. Такая обязанность возникает, если сотрудник, поступающий на работу:

  • только начинает свою трудовую деятельность;
  • продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует и нет оснований или физической возможности для оформления дубликата.

Об этом говорится в частях 45 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Если в трудовую книжку сотрудника внесена неверная запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной, работодатель может внести в трудовую книжку соответствующие исправления или оформить дубликаттрудовой книжки (п. 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 3033 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Указанный порядок действует независимо от того, первое место работы у сотрудника или нет, то есть имелись в трудовой книжке записи других работодателей или нет.

Более того, оформление новой трудовой книжки вызовет дополнительные вопросы, почему она не была оформлена в срок при приеме сотрудника на работу. Ведь движение трудовых книжек должно быть последовательно отражено в учетных книгах и в самой трудовой на титульном листе должна стоять фактическая дата заполнения книжки. При оформлении дубликата такой вопрос уже не возникнет.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации у работодателя отсутствуют основания для оформления сотруднику новой трудовой книжки. Работодатель обязан исправить неверную запись или оформить дубликат по желанию сотрудника.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

14.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль