Как применяются личные карточки?

62

Вопрос

При большой текучке кадров, в организации существуют не полностью заполненные личные карточки,такие графы как:-образование, пункт 6;-Состав семьи пункт 10;-сведения о воинском учете, часть IIвопрос №1 при проверке инспекции по труду, является ли это нарушением.Вопрос № 2 при сдаче документов в архив могут ли быть препятствия в связи с таким заполнением.

Ответ

Ответ на вопрос:

1. Все работодатели обязаны вести личные карточки работников. Унифицированная форма № Т-2 не является обязательной для коммерсеских организаций и работодатели вправе вести личные карточки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

Вместе с тем наличие (или заполнение) определенных разделов личных карточек является обязательным.

Так, воинский учет в организации ведется путем внесения необходимых сведений в раздел 2 «Сведения о воинском учете». Поэтому заполнение этого раздела является обязательным.

Также в личной карточке обязательно надо указывать информацию об образовании и профессии работника в разделе 1, если работа требует специальных знаний.

За не заполнение этих разделов организация может быть привлечена к ответственности на основании п.1 ст.5.27 ТК РФ.

Вместе с тем информация о составе семьи работника не относится к обязательным сведениям, которые должны содержаться в документах по кадровому учету. Поэтому за не заполнение этой графы работодатели к ответственности не привлекаются.

2. Отсутствие необходимой информации в личной карточке не будет препятствием для передачи в архив организации личного дела уволившегося работника, т.к. при подготовке передачи дел в архив производится экспертиза ценности документов. При этом правильность оформления документов не оценивается.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Из каких разделов состоит личная карточка сотрудника?

Коммерческие организации вправе разработать форму личной карточки самостоятельно и включить туда необходимые разделы (ст. 79 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Если организация использует унифицированную форму личной карточки (форма № Т-2), то она состоит из одиннадцати разделов:
I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Прием на работу и переводы на другую работу.
IV. Аттестация.
V. Повышение квалификации.
VI. Профессиональная переподготовка.
VII. Награды (поощрения) и почетные звания.
VIII. Отпуск.
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
X. Дополнительные сведения.
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:


Хранение личных карточек

В общем случае личные карточки нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом личные карточки, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗст. 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см. Как хранить документы в кадровой службе.


Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России


Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации?

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов, в том числе кадровых, к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Передача в архив электронных документов

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;
  • записи электронных документов на машинные носители;
  • проверки качества записи;
  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в пункте 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Результат деятельности комиссии

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Форма описи приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Ее форма также приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Передача дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.


Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

03.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль