Как оформить ведение кадрового делопроизводства в нескольких организациях?

118

Вопрос

Подскажите как правильнее поступить в следующей ситуации: у нас 5 фирм, единственный Учредитель ООО, это группа компаний. В одном из предприятий я оформлена как начальник отдела кадров. Как провести оформление по другим 4 компаниям кадровика? Кроме официального трудоустройства в штат в эти еще 4 компании можно ли вести кадровое делопроизводство по Доверенности?

Ответ

Ответ на вопрос:

Полагаем, что вариант ведения кадрового делопроизводства по доверенности неправомерен.

В рассматриваемой ситуации речь идет не о выдаче доверенности на совершение определенных действий в интересах организации, а о длительном ведении кадрового документооборота – фактически о выполнении трудовой функции. Если такая работа будет оформлена только доверенностью, контролирующие органы могут посчитать, что имеет место работа без оформления трудового договора и без оплаты.


О проверке перед восстановлением кадрового делопроизводства читайте подробнее по ссылке.


Кроме того, доверенность позволяет доверенному лицу совершать определенные действия, но не возлагает никаких обязанностей и не предусматривает никакой ответственности.

На основании сказанного, рекомендуется заключить с другой организацией гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг на ведение кадрового делопроизводства, и оговорить в нем функции по кадровому учету, передаваемые сторонней организации, стоимость услуг и ответственность этой организации за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по договору.

Примечание: как сказано в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», учитывать и хранить трудовые книжки должен работодатель. Он же отвечает за то, как ведутся и выдаются книжки, ставит печать организации (п. 42 постановления Правительства РФ № 225). Работать с трудовыми книжками могут: работодатель и уполномоченные им лица; работники кадровой службы или иного структурного подразделения компании; бухгалтерия (п. 3, 8, 41 постановления Правительства РФ № 225). Как видите, в этом перечне есть некое уполномоченное лицо. Но вряд ли им может быть сторонний сотрудник. Следовательно, трудовые книжки должны храниться у работодателя, и лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, должен быть либо сам руководитель, либо сотрудник Вашей организации.

Таким образом, осуществление кадрового делопроизводства в других организациях нужно оформить либо гражданско-правовыми, либо трудовыми договорами на внешнее совместительство. Как вариант, Ваша организация может заключить с другими организациями гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг, по которому Вы будете вести кадровое делопроизводство этих организаций.

При этом, как уже было отмечено, заниматься трудовыми книжками должен штатный сотрудник соответствующей организации. Следовательно, нужно либо оформлять внешнее совместительство, либо назначать в каждой фирме штатного сотрудника, который будет отвечать за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.


Более подробно о нумерации приказов в кадровом делопроизводстве вы можете узнать в статье.


Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить прием на работу совместителя

Порядок работы при совместительстве

Какие особенности имеет работа по совместительству

При совместительстве сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу по отдельному трудовому договору (ч. 1 ст. 282 ТК РФ).*

Совместительством с учетом установленных ограничений можно заниматься:

  • по месту основной работы – внутреннее совместительство;
  • в других организациях – внешнее совместительство.

Это следует из положений части 3 статьи 282 Трудового кодекса РФ.

Количество мест работы по совместительству

Сколько трудовых договоров о совместительстве может заключить сотрудник

Число мест работы по совместительству законодательство не ограничивает. То есть сотруднику разрешено заключать трудовые договоры о совместительстве с любым количеством организаций (с учетом ограничения по рабочему времени совместителя). Об этом сказано в части 2 статьи 282 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего дня совместителя

Какова продолжительность рабочего дня совместителя

Как правило, продолжительность рабочего времени для совместителей не может превышать четыре часа в день (ст. 284 ТК РФ). Но если сотрудник свободен от основной работы (в какой-либо день), то он может работать по совместительству в этот день полный рабочий день. Однако в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность работы совместителя не должна превышать половину нормы рабочего времени за месяц (другой учетный период), установленной для соответствующей категории сотрудников. Такие ограничения установлены частью 1 статьи 284 Трудового кодекса РФ.

Ограничения продолжительности рабочего времени по совместительству не нужно соблюдать, если по основному месту работы сотрудник:

  • приостановил работу из-за задержки выплаты ему зарплаты (ч. 2 ст. 142 ТК РФ);
  • отстранен от работы по состоянию здоровья с сохранением должности на срок до четырех месяцев в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 73 Трудового кодекса РФ;
  • является руководителем, его заместителем, главным бухгалтером организации (обособленного подразделения) и отстранен по состоянию здоровья с сохранением должности в случае, предусмотренном частью 4 статьи 73 Трудового кодекса РФ.

Об этом говорится в части 2 статьи 284 Трудового кодекса РФ.

Запрет на совместительство

Каким гражданам запрещена работа по совместительству

Для некоторых категорий граждан прием на работу по совместительству ограничен или запрещен вовсе. К таким категориям, в частности, относят:

Кроме того, ограничена возможность совмещения для руководителей отдельных организаций. В частности:

Руководители всех других организаций вправе работать по совместительству только с разрешения уполномоченного органа юридического лица или собственника имущества организации либо уполномоченного собственником лица или органа (ч. 1 ст. 276 ТК РФ).

Нарушение запрета

Как поступить, если организация приняла совместителя, которому запрещено совместительство

Если организация ошибочно приняла на работу сотрудника, которому запрещено трудиться по совместительству, его следует уволить по пункту 11 статьи 77 Трудового кодекса РФ: нарушение правил заключения трудового договора, исключающее возможность продолжать работу.

Истребование документов у внешнего совместителя

Какие документы требуются для приема на работу внешнего совместителя

У внешнего совместителя при приеме на работу потребуйте:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • документ об образовании или его копию, при приеме на работу, требующую специальных знаний;
  • справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме на работу с вредными или опасными условиями труда.

Такой перечень документов установлен в статье 283 Трудового кодекса РФ.

Трудовую книжку внешний совместитель предоставлять не должен (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). По желанию сотрудника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по месту основной работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Для этого предоставьте сотруднику документ, подтверждающий работу по совместительству. Какой это документ, Трудовой кодекс РФ не определяет. Следовательно, он может быть любым: трудовой договор, справка, копия или выписка из приказа о приеме на работу и т. п., при условии, что в нем содержатся все сведения, достаточные для внесения записи в трудовую книжку.

Документальное оформление приема на работу совместителя

Какие документы нужно оформить при приеме на работу совместителя

При приеме на работу:

Трудовой договор с совместителем

Как заключить трудовой договор с совместителем


Читайте о восстановлении кадрового делопроизводства больше информации в статье по ссылке.


При оформлении на работу совместителя (как внутреннего, так и внешнего) заключите с ним отдельный трудовой договор. В нем обязательно укажите, что выполняемая им работа является совместительством. Об этом говорится в статье 282 Трудового кодекса РФ. В остальном к трудовому договору с совместителем применяются те же требования, что и к договорам, заключаемым по основному месту работы (гл. 10 ТК РФ).

Совет: при приеме на работу внешнего совместителя уточните информацию о продолжительности его отпуска по основному месту работы.

Приказ о приеме совместителя

Как составить приказ о приеме на работу совместителя

После того как будет заключен трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу совместителя по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, либо по самостоятельно разработанной форме (ст. 68 ТК РФ).

Личная карточка совместителя

Как оформить личную карточку при приеме на работу совместителя

В завершение процедуры приема на работу заведите на совместителя (как внутреннего, так и внешнего) личную карточку по форме № Т-2 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

Пример оформления приема на работу внешнего совместителя

Е.В. Иванова принята в ЗАО «Альфа» на должность секретаря на условиях внешнего совместительства (трудовой договор).

Руководитель организации издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1 и по требованию Ивановой выдал ей справку, подтверждающую прием на работу по совместительству. На основании этой справки сотрудник организации, ответственный за ведение кадрового учета по основному месту работы, внес запись о приеме на работу по совместительству в трудовую книжку Ивановой.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ: Какие возникают риски при оформлении договора аутсорсинга

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Если данный договор не скрывает под собой запрещенный заемный труд (аутстаффинг), то риски не возникают.

Под аутсорсингом традиционно понимают передачу одной организацией определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой организации, которая специализируется в соответствующей области. То есть по сути одна компания оказывает другой определенные услуги на основании обычного гражданско-правового договора. Передаваемые функции в общем случае являются непрофильными для организации. Например, для производственной компании это могут быть юридические услуги, маркетинговые исследования, услуги колл-центров, уборка зданий, приготовление и доставка обедов в офис, оказание транспортных услуг, поддержание работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, оказание рекламных услуг, обеспечение безопасности, поиск, подбор и обучение персонала и т. д.

При оформлении аутсорсинга необходимо учесть следующее:

  • аутсорсинг не связан с физическим движением персонала из компании исполнителя в компанию заказчика, поэтому фактическое место работы сотрудников остается прежним;
  • задачи сотрудникам ставит исполнитель. Заказчик не обладает какими-либо правомочиями по управлению персоналом, поскольку они не находятся под его контролем и в его ведении;
  • объем работы, которая передается на аутсорсинг, определяет заказчик. Поэтому штатные сотрудники у организации-заказчика могут также выполнять аналогичный функционал.
  • заказчик может оценивать только результат самой оказанной услуги, но не процесс деятельности сотрудников исполнителя. Например, чистый офис, правильно подготовленная отчетность и т. д.;
  • за конечный результат отвечает исполнитель, то есть юридическое лицо, а не сотрудники исполнителя, которые непосредственно оказывали услугу. При необходимости заказчик может предъявить претензии организации-исполнителю.

Таким образом, договор аутсорсинга представляет собой обычный гражданско-правовой договор между двумя организациями на оказание услуг или выполнение работ, которые в общем случае являются непрофильными для организации-заказчика. Вся деятельность в рамках такого договора регулируется нормами Гражданского кодекса РФ, и такие договоры можно заключать без ограничений.

Если же услугой по договору является «предоставление персонала», то это уже будет не аутсорсинг и требуется учитывать ограничения, связанные с этим, так как в общем случае заемный труд в России или аутстаффинг с 2016 года запрещен.

Еще по теме:

Основные отличия аутсорсинга от аутстаффинга;

Какие возникают риски при оформлении договора аутстаффинга;

Как применять заемный труд после 2016 года.

Из ответа «Как заключить гражданско-правовой договор»

3. Журнал: Директор по персоналу

HR-департамент / Оптимизация

Решено: передаем кадровый документооборот на аутсорсинг. На что обратить внимание, что прописать в договоре

Как оформить ведение кадрового делопроизводства в нескольких организациях?Светлана САНАТУЛЛИНА, Директор по персоналу компании «Форум»

Компания постоянно присоединяла к себе другие фирмы, стремительно разрасталась, и нагрузка на HR-службу увеличивалась. Приходилось принимать на работу все новых менеджеров по подбору персонала и инспекторов по кадрам. И все равно их в последнее время снова не хватает. Однако затраты на содержание HR-службы уже очень высоки, принимать новых сотрудников нельзя, гендиректор требует экономить. Директор по персоналу решил передать кадровый учет на аутсорсинг.

Ведь доверить целиком и полностью сторонней компании подбор персонала – более рискованно. Про преимущества аутсорсинга в принципе говорят повсюду: платите только за работу, уменьшаете на эту сумму налогооблагаемую прибыль, не начисляете страховые взносы на эту сумму, не думаете об управлении специалистами, которые ведут документооборот для Вас, не предоставляете и не оборудуете рабочие места для них, не оплачиваете отпуска и больничные.

Воспользовавшись рекомендациями коллег, HR-директор обратился в несколько юридических и аудиторских фирм и выбрал ту, которой готов доверить кадровый учет своей компании. Надо решить, как оформить свои взаимоотношения с фирмой. Так как договор аутсорсинга законодательством не предусмотрен, часто заключают договор возмездного оказания услуг, иногда – о техническом и абонентском обслуживании. Надо сделать так, чтобы он не выглядел, как прикрытие для обналичивания денег. Но в этом помогут юристы компании. Для HR-а главное – понять, чему уделить особое внимание, передавая на аутсорсинг кадровый документооборот, что прописать в договоре со сторонней фирмой, чтобы она выполняла все так, как нужно.

Как оформить ведение кадрового делопроизводства в нескольких организациях?

Татьяна ФРОЛОВА,

Директор по персоналу компании JCB

Не бойтесь передавать часть работы на аутсорсинг. Мы делаем это много лет и довольны своими партнерами

Кадровый документооборот для нашей компании ведет аутсорсинговая фирма. Она, по сути, выполняет большую и трудоемкую работу, облегчая нашу жизнь. И я не думаю, что стоит бояться отдавать какую-либо часть работы на аутсорсинг. Главное – найти профессиональных партнеров, которые предложат Вам корректное соотношение «цена – качество». Помогут Вам в этом рекомендации коллег. Если у компании хорошее портфолио, и она может похвастаться удачными контрактами, это лишний аргумент в ее пользу. Можно ориентироваться и на компании с именем, в том числе, мировым. Это можно рассматривать как гарантию, что услуги компании будут качественными, а к вам как к клиентам отнесутся заботливо. Мы, к примеру, довольны своими партнерами. Это солидные надежные фирмы с широкой клиентской базой и успешным опытом многолетней работы.

Определите, что именно Вы передадите на аутсорсинг. Учтите: от этого зависит цена вопроса

Иначе говоря, решите, намерены Вы передать на аутсорсинг все кадровое делопроизводство или только его основные наиболее трудоемкие функции, а наименее трудоемкие хотите оставить у себя в компании. Скажем, для Вас будет достаточно, чтобы компания-аутсорсер занималась лишь оформлением приема и увольнения сотрудников, а также их отпусков, либо Вы готовы возложить на нее все вплоть до разработки должностных инструкций, ведения штатного расписания и оформления командировок. Это отразится на цене услуг сторонней компании: если Вы выберете первый вариант из перечисленных выше, то стоимость будет значительно ниже. Кроме того, на цену влияет количество сотрудников в компании (от этого зависит нагрузка на сотрудников аутсорсинговой компании).

Сейчас за ведение полного кадрового учета в организации с численностью 100 человек сторонние компании запрашивают в Москве в среднем 30–35 тысяч рублей в месяц. Это чуть меньше средней зарплаты инспектора по кадрам. Она составляет в столице 40 тысяч рублей. Но если штатная численность в компании больше 100 человек, то и цены пойдут вверх. На стоимость влияют также такие обстоятельства: есть ли в компании иностранные работники, является ли производство вредным, не установлены особые графики работы, отличающиеся от стандартного распорядка. Кроме того, учтите, что не все функции стоят одинаково.

Пример

Стремясь снизить стоимость услуг аутсорсинговой компании по ведению кадрового документооборота, HR-директор решил, что можно не передавать ей такую функцию, как учет и заполнение трудовых книжек работников. Из перечня услуг глава службы персонала эту функцию вычеркнул, так как планировал возложить ее на канцелярию своей компании. Однако цена услуг после этого снизилась всего на 2500 рублей. Выяснилось, что ведение трудовых книжек – недорогая функция. Тогда HR-директор уточнил, какие работы стоят дорого. Оказалось, что можно сэкономить до 20%, если отказаться от восстановления кадрового документооборота за прошлый квартал и еще столько же, если не заказывать такую услугу, как формирование личных дел сотрудников. Глава службы персонала решил, что от восстановления документооборота отказываться не будет, иначе Гострудинспекция, проверив компанию, наложит штрафы. А вот такую функцию, как формирование личных дел сотрудников, из перечня задач для аутсорсинговой компании Директор по персоналу исключил. Это можно поручить опять же своей канцелярии.

Несколько интересных фактов об аутсорсинге

Когда-то компания Kodak поручила обслуживать свои IT-процессы компании IBM. СЕО компании Yankee Group Говард АНДЕРСОН назвал эту сделку «outsourcing». Это было в 1990 году. С тех пор термин широко применяется.

Фрэнк ЛАУТЕНБЕРГ, который участвовал в основании компании ADP, впервые оказывающей услуги бухучета другим юрлицам (на принципах аутсорсинга), стал сенатором от штата Нью Джерси. А Росс ПЕРО, создатель старейшего в мире аутсорсера IT-процессов – компании EDS, баллотировался в президенты США.

В XXI веке годовые затраты на аутсорсинг во всем мире превысили один триллион долларов США.

Крупная американская компания по сопровождению имущественных сделок First American в конце 1990-х годов вывела на аутсорсинг функцию кадрового администрирования. После каждого этапа сделок оценивались результаты и пересматривались условия контракта. Компании удалость сократить расходы на 12,3 млн долларов за пять лет.
В США государство доверяет аутсорсинговым провайдерам самое святое – они собирают все федеральные налоги.

Если у Вас в штате останется инспектор по кадрам, распределите нагрузку

Иначе говоря, что будет делать он, а что – аутсорсеры. Во-первых, Вы сэкономите, возложив часть обязанностей на своего штатного сотрудника, а не на стороннюю фирму. Во-вторых, если Вы сможете оставить в штате хотя бы одного инспектора по кадрам, передав большую часть функций аутсорсинговой фирме, это Вам на пользу. Он сможет присматривать за работой специалиста на аутсорсинге, а также выполнять срочные текущие задачи по документообороту, которые могут возникать в работе.

Пример

В компании было три инспектора по кадрам, которые вели весь документооборот. Недавно одна сотрудница ушла в декрет, а третья вышла на пенсию. HR-директор неоднократно читал в СМИ и слышал на конференциях, что для компаний выгодно передавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Поэтому глава службы персонала решил не искать новых инспекторов по кадрам, а попробовать передать большую часть документооборота сторонней компании. Обязанности он поделил между штатным сотрудником и аутсорсинговой компанией так: компания занимается оформлением приема и увольнения сотрудников (трудовые договора, приказы), перевода на другие должности, премирования, а также ведет книгу по учету трудовых договоров. За это аутсорсинговая фирма попросила 50 000 рублей в месяц. Это меньше, чем раньше выплачивали двум штатным инспекторам по кадрам. Штатный же инспектор по кадрам учитывает и ведет трудовые книжки, получает документы от новых сотрудников и передает их в аутсорсинговую фирму, издает и регистрирует в специальной книге текущие приказы по сотрудникам, заполняет личные карточки сотрудников по форме Т-2, ведет табель учета рабочего времени, формирует должностные инструкции и готовит документы по охране труда. В результате получилось, что и у своего сотрудника есть загрузка, и аутсорсинговая фирма полностью отрабатывает те деньги, которые ей платит компания.

Трудовые книжки на аутсорсинг лучше не передавайте. Примите к себе на полставки сотрудника-аутсорсера

Ведь, как сказано в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», учитывать и хранить трудовые книжки должен работодатель. Он же отвечает за то, как ведутся и выдаются книжки, ставит печать организации (п. 42 постановления Правительства РФ № 225). Работать с трудовыми книжками могут: работодатель и уполномоченные им лица; работники кадровой службы или иного структурного подразделения компании; бухгалтерия (п. 3, 8, 41 постановления Правительства РФ № 225). Как видите, в этом перечне есть некое уполномоченное лицо. Но вряд ли им может быть сторонний сотрудник. Поэтому поступите так: оформите у себя по совместительству сотрудника из компании-аутсорсера, а затем назначьте его уполномоченным лицом, ответственным за хранение и ведение трудовых книжек. Тогда он сможет заниматься всем, что связано с трудовыми книжками, – регистрировать их в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, заполнять и выдавать увольняющимся сотрудникам.

Если всех инспекторов по кадрам сократите, задействуйте секретаря или бухгалтера

Кому-то из них придется поручить мелкие текущие вопросы, связанные с оформлением документов по кадрам. Кому именно, решите Вы сами в зависимости от того, кому Вы больше доверяете. Например, сотруднику срочно понадобилась справка с места работы или копия трудовой книжки, либо нужно заверить анкету для получения загранпаспорта. Это вполне может сделать секретарь гендиректора или кто-то из бухгалтеров (ведь специалист-кадровик далеко). Сделайте небольшую прибавку к зарплате одному из этих специалистов и попросите выполнять по мере необходимости несложные кадровые задачи. А остальное будет делать аутсорсинговая компания.

Но имейте в виду: бухгалтеру или секретарю надо помогать и контролировать его. Ведь секретари обычно ведут кадровый учет в том объеме, в котором от них требуют, а бухгалтеры – в том объеме, который необходим для бухгалтерии. Этот специалист оформит приказ о приеме на работу сотрудника или об увольнении, так как это необходимо для расчета выплат. Но регистрировать приказы в специальном журнале бухгалтер вряд ли будет, а если и будет, то, как показывает практика, от раза к разу, недобросовестно. Может возникнуть неразбериха в нумерации, что непременно заметит во время проверки инспектор по труду. А значит, напишет замечание или даже наложит штраф.

Как оформить ведение кадрового делопроизводства в нескольких организациях?

Елена СОЛОДЯНКИНА,

управляющий партнер компании «Ярмарка решений»

О том, что надо передать работу на аутсорсинг, стоит задумываться в трех случаях

Первый случай: в группе компаний много небольших юридических лиц, например 20 или 30. Наладить в каждом и в целом в группе отменное кадровое делопроизводство очень сложно. Тогда и поможет аутсорсинг. Специализированная компания сможет взять на себя весь документооборот и обеспечит его качество. Второй случай: если компания относится к малому бизнесу (с численностью персонала в 50–100 человек). В таком случае нанимать в штат инспекторов по кадрам, возможно, и нет смысла. Как правило, кадровый учет и документооборот возложены на секретаря или бухгалтера. Третий случай: когда в компании активно ведется проектная деятельность. Предположим, компания выиграла тендер на масштабные работы в регионе. HR-служба будет быстро набирать сотрудников, их потребуется качественно и оперативно оформлять. Без помощи аутсорсинговой компании сложно обойтись.

В договоре с аутсорсинговой компанией пропишите, что ее специалист иногда работает у Вас в офисе

А также укажите, как часто он это делает, – скажем, раз в неделю либо раз в две недели. Это нужно, чтобы Вы четко знали, когда специалист из аутсорсинговой фирмы должен находиться у Вас в компании, и могли требовать, чтобы он был на месте, если вдруг он отсутствует без уважительной причины.

Присутствие сотрудника аутсорсинговой компании необходимо для того, чтобы он решал текущие вопросы, общался с персоналом, помогал руководителям подразделений документировать сложные кадровые решения, подсказывал, как лучше поступить в разных ситуациях. Но укажите в договоре, что в остальные дни, когда сотрудник-аутсорсер не присутствует в офисе вашей компании, он обязательно остается на связи с вами.

Пример

В договор с аутсорсинговой компанией инвестиционно-промышленный холдинг внес пункт: «Сотрудник компании-исполнителя три раза в месяц присутствует в офисе компании-заказчика – в последний рабочий день первой, второй и четвертой недель. В это время этот сотрудник оформляет необходимые бумаги, решает оперативные вопросы, связанные с кадровым документооборотом, оказывает консультационную помощь сотрудникам, разъясняет правовые аспекты в работе и нормы трудового законодательства. В остальные дни специалист компании-исполнителя доступен для представителей компании-заказчика по телефону, электронной почте и/или по Skype».

Оговорите, как аутсорсер будет дистанционно взаимодействовать с Вами. Особенно с бухгалтерией

Ведь для бухгалтерии нужен документ. Если, к примеру, есть приказ о приеме на работу сотрудника, бухгалтер заносит в автоматизированную программу данные об этом сотруднике, и после этого программа начинает начислять ему зарплату. Так же и в случае, когда сотрудник увольняется. Следовательно, завизированные руководителями заявления должны быть у сотрудника аутсорсинговой компании сразу, в тот же день, как они появились. А потом приказы, которые составит на основании заявлений специалист на аутсорсинге, должны в этот же день попасть в бухгалтерию компании. Есть несколько вариантов действий. Первый: пересылать заявления сотрудников в аутсорсинговую компанию по электронной почте, чтобы там готовили по ним приказы. Затем курьер или секретарь подвозят оригиналы заявлений, передают их, вместо них получают приказы и везут назад в компанию, доставляют их в бухгалтерию. Но это слишком сложно. Лучше настроить автоматическую программу, которую использует бухгалтерия, так, чтобы через нее данные, необходимые для расчета зарплаты и других выплат, сразу поступали бы бухгалтерам. Для этого обратитесь к разработчикам программы. Они Вам помогут.

Как оформить ведение кадрового делопроизводства в нескольких организациях?

Елена ЛАРИЧЕВА,

генеральный директор компании Ventra Ural

Что мешает пользоваться аутсорсингом активнее и как выбирать провайдера. 8 факторов

На мой взгляд, есть четыре причины, по которым HR-специалисты часто не рассматривают передачу функций на аутсорсинг как полноценный инструмент организации работы. Первая причина: страх потерять инициативу и влияние на ситуацию. Вторая: недоверие к провайдерам. Третья причина: желание получить от провайдера минимальную цену за его услуги, но так не получается. Четвертая причина: стереотипы поведения и нежелание меняться, боязнь нового. Чтобы устранить это недоверие, тщательно выбирайте провайдера. Есть четыре правила. Первое: пользуйтесь рекомендациями коллег, которым Вы лично доверяете. Второе правило: запросите рекомендации у клиентов, которые уже работают с провайдером. Третье: анализируйте вопросы, которые задает представитель провайдера на встрече с Вами. Четвертое правило: принимайте решения в зависимости от того, комфортно ли Вы себя чувствуете, общаясь с представителями провайдера.

Установите, что компания-аутсорсер бесплатно исправляет свои ошибки и выплачивает штрафы

Все логично: если компания берет на себя Ваш кадровый документооборот, то должна отвечать за него, гарантировать, что все будет сделано правильно в соответствии с законодательством. Если же будут допущены ошибки, то аутсорсинговая компания обязана их исправить, не требуя доплаты. А если из-за ошибок проверяющие из Гострудинспекции наложат на Вас штраф, то возместить его должна компания-аутсорсер. Потребуйте таких гарантий и пропишите их в договоре.

Пример

В договоре гарантии, предоставляемые аутсорсинговой компанией, пропишите так: «Компания-исполнитель несет ответственность за соответствие (и не противоречие) своих действий трудовому законодательству РФ в размере 100% от штатных санкций, предъявляемых к компании-заказчику после того, как были выявлены нарушения в кадровой документации.
Компания возлагает на себя обязательства безвозмездно и полностью исправлять кадровую документацию, в которой обнаружены нарушения».

Аутсорсинг используется даже в религии

За это в 2004 году Ватикан получил даже Шнобелевскую премию по экономике. В США и Западной Европе не хватает священников, чтобы выполнить все просьбы верующих о поминовении во время служб имен усопших, а также о молитве во здравие во время месс. Поэтому часть этих просьб священники передают своим индийским коллегам. Самый настоящий аутсорсинг молитв. Индийские священники с удовольствием выполняют заказ: за молитву от собственных прихожан они обычно получают пожертвование в 40 рупий (около одного доллара США), а за молитву, заказанную из Америки, – пять долларов.

Оплачивайте услуги аутсорсинга ежемесячно. Заключайте акты сдачи-приемки

Благодаря такому подходу Вы, во-первых, сможете видеть, что конкретно сделано специалистами аутсорсинговой компании, так как будете подводить итоги работы за месяц. Во-вторых, по сути, эта процедура будет служить формой контроля за Вашими подрядчиками. Вы сможеть видеть динамику: не снижают ли они темпы в работе, не ухудшают ли качество. В конце каждого месяца запрашивайте у своих партнеров перечень документов, которые были ими оформлены для Вас. А если поручали им разрабатывать какие-то новые кадровые документы, например, Правила трудового внутреннего распорядка или должностные инструкции, то требуйте и отчет о работе над этими документами. Если в текущем месяце на Вас налагали штрафы за ошибки в кадровом учете, можете учесть это при расчетах с аутсорсинговой компанией – уменьшить свой платеж ей на сумму штрафа. Вы вправе, кстати, предусмотреть в договоре штрафы для аутсорсинговой компании за срыв срока выполнения каких-либо работ.

01.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль