Нарушение ли: на приказах нет живой подписи работника при электронном документообороте?

50

Вопрос

является ли нарушением при проверках отсутствие на приказах или иных документах живой или квалифицированной подписи работника в реквизите "ознакомлен" если в организации принят электронный документооборот и работники знакомятся с документом получая его в программе и проставляя отметку в программе "ознакомлен"?в прошлом вопросе я не получила ясный ответ на свой вопрос

Ответ

Ответ на вопрос:

В том случае, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, работник должен проставить именно свою подпись.

Отсутствие «живой» подписи будет являться нарушение трудового законодательства.

Проставление в программе отметки «ознакомлен» в таких случаях не допускается. Отсутствие «живой» подписи работника в ситуациях, когда работодателю требуется письменно уведомить работника или получить подпись работника в уведомлении, является нарушением трудового законодательства и организация может быть привлечена к ответственности на основании п.1 ст.5.27 КоАП РФ.


Подробнее о Электронной трудовой книжке мы написали в материале по ссылке.


Использование усиленной квалифицированной электронной подписи возможно только в отношениях с дистанционными работниками. В других ситуациях использование работником электронной подписи не допускается.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Особенности работы с электронными документами

Журнал «Кадровое дело» № 8, Август 2013

Требования к электронному документу

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
– основываться на нормах действующего законодательства;
– создавать документы в пределах своей компетенции;
– соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе.

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде


Читайте о сроках хранения электронных документов больше информации в статье по ссылке.


На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Электронная подпись в трудовых отношениях

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.


Мы рекомендуем почитать о приказе о премировании материал по этой ссылке.


Совет

Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

01.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль