Нарушение ли: на приказах нет живой подписи работника при электронном документообороте?

149

Вопрос

является ли нарушением при проверках отсутствие на приказах или иных документах живой или квалифицированной подписи работника в реквизите "ознакомлен" если в организации принят электронный документооборот и работники знакомятся с документом получая его в программе и проставляя отметку в программе "ознакомлен"?в прошлом вопросе я не получила ясный ответ на свой вопрос

Ответ

Ответ на вопрос:

В том случае, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, работник должен проставить именно свою подпись.

Отсутствие «живой» подписи будет являться нарушение трудового законодательства.

Проставление в программе отметки «ознакомлен» в таких случаях не допускается. Отсутствие «живой» подписи работника в ситуациях, когда работодателю требуется письменно уведомить работника или получить подпись работника в уведомлении, является нарушением трудового законодательства и организация может быть привлечена к ответственности на основании п.1 ст.5.27 КоАП РФ.


Подробнее о Электронной трудовой книжке мы написали в материале по ссылке.


Использование усиленной квалифицированной электронной подписи возможно только в отношениях с дистанционными работниками. В других ситуациях использование работником электронной подписи не допускается.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Особенности работы с электронными документами

Журнал «Кадровое дело» № 8, Август 2013

Требования к электронному документу

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
– основываться на нормах действующего законодательства;
– создавать документы в пределах своей компетенции;
– соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе.

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде


Читайте о сроках хранения электронных документов больше информации в статье по ссылке.


На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Электронная подпись в трудовых отношениях

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.


Мы рекомендуем почитать о приказе о премировании материал по этой ссылке.


Совет

Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

01.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль