Как оформляется положение об отделе закупок?

97

Вопрос

Положение об отделе закупок - какова его структура и компетенции?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не содержит обязанности при создании структурных подразделений оформлять положение.

Однако, порядок оформления нового структурного подразделения во многом зависит от действующей в вашей организации системы локальных нормативных актов, других внутренних документов и сложившейся практики, которая может отразиться и в регламенте создания внутренних структурных подразделений. Решение о создании нового структурного подразделения, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании нового структурного подразделения.

Таким образом, можно сделать вывод, что положение о структурном подразделении не является обязательным в силу действующего законодательства, тем не менее, его роль трудно переоценить. Так как, оно помогает определить место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и другие вопросы, связанные с его функционированием.

Примечание:

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) предусматривает создание заказчиком контрактной службы или назначение контрактного управляющего.

Это делается для того, чтобы обеспечить планирование и осуществление государственных закупок товаров, работ, услуг.

Контрактная служба - это объединенная общим руководством (руководителем контрактной службы) совокупность должностных лиц заказчика, выполняющих на постоянной основе функции по осуществлению всех закупок. Указанные лица могут быть объединены в одно структурное подразделение или состоять в разных подразделениях (ч. 1 и 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

Контрактный управляющий - должностное лицо, ответственное за осуществление одной или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (ч. 2 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

Контрактную службу должны создавать заказчики, чей совокупный годовой объем закупок (далее - СГОЗ) превышает 100 млн руб. (ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). При этом создание специального структурного подразделения не является обязательным.

Заказчик, совокупный годовой объем закупок которого не превышает указанной суммы, обязан по своему выбору либо назначить контрактного управляющего, либо создать контрактную службу (ч. 2 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

При решении вопроса о необходимости создать контрактную службу нужно определить СГОЗ. Он должен включать весь объем финансового обеспечения для осуществления закупок в соответствии с Законом N 44-ФЗ, утвержденный на год (п. 16 ст. 3 данного Закона).

Общие требования к контрактной службе в настоящее время определены Законом N 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 N 631 (далее - Типовое положение).

Контрактная служба может быть создана как путем формирования специального структурного подразделения, так и без образования такового (ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). В последнем случае заказчик должен утвердить постоянный состав сотрудников, выполняющих функции контрактной службы (пп. 2 п. 6 Типового положения).

Заказчик самостоятельно утверждает структуру и определяет численность сотрудников контрактной службы, учитывая, что она не может состоять менее чем из двух человек (п. 7 Типового положения).

Независимо от того, в какой форме создается контрактная служба, заказчик должен назначить ее руководителя (п. 9 Типового положения). Если контрактная служба создается в форме отдельного структурного подразделения, ее возглавляет руководитель этого подразделения. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель заказчика или один из его заместителей.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) контрактная система в сфере закупок предусматривает осуществление деятельности заказчика, специализированной организации и контрольного органа в сфере закупок на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 44-ФЗ заказчики, специализированные организации принимают меры по поддержанию и повышению уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, занятых в сфере закупок, в том числе путем повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Но, как мы понимаем, Вы являетесь коммерческой организацией, в связи с чем такими жесткими требованиями не ограничены.

Ниже приведен примерный образец положения об отделе закупок:

Положение

об отделе закупок организации

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий (требований) к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

- соблюдение действующего законодательства Российской Федерации;

- организацию деятельности отдела закупок;

- соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

- своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

- соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

- несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

- другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги:

12Декабрь2014

Документооборот / Кадровая служба с нуля

Отдел кадров и бухгалтерия: как не допустить профессиональных споров

Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Существует ли типовая форма положения о кадровой службе?

– Нет, не существует.

Где найти примерную форму графика документооборота?

– В приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Обязательно ли знакомить исполнителей с графиком документооборота?

– Да, обязательно.

Статьи в тему:

«Организуем внутренний контроль в кадровой службе» (№ 10, 2013)

«Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия» (№ 6, 2010)

«Как распределить функции внутри кадровой службы?» (№ 8, 2009)

Кадровая служба взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации. Однако чаще всего ей приходится сотрудничать с бухгалтерией, и здесь нередко возникают конфликты. Связаны они не только с несвоевременным представлением кадровых документов или ошибками в них, но и с тем, что оба отдела в своей практической деятельности руководствуются разными нормативными актами. Какие претензии возникают у бухгалтерии к отделу кадров? Как организовать документооборот между этими двумя подразделениями? Как избежать конфликтов и наладить партнерские отношения?

Точки соприкосновения кадровой службы и бухгалтерии

Существует ряд процедур, которые имеют отношение и к кадровому, и к бухгалтерскому учету. При этом законодательство зачастую не дает ответа на вопрос, какие процессы относятся к функции того или иного подразделения.

Как показывает практика, отдел кадров и бухгалтерия взаимодействуют по вопросам оплаты труда, больничных листов, отпусков, премирования, окончательного расчета с работником при увольнении и др. Для совершения финансовых операций и отчетности бухгалтерия может запрашивать в кадровой службе сведения о численности сотрудников, текучести кадров, приказы о приеме, переводе и увольнении, табели учета рабочего времени и т. д. Если эти процедуры не регламентировать, то в документообороте может возникнуть путаница, а это рано или поздно приведет к нарушению трудового или налогового законодательства.

Например, нарушение сроков передачи кадровых документов в бухгалтерию может привести к задержке выплаты зарплаты или отпускных. Неправильное оформление штатного расписания, приказов – к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание!

Если работодатель нарушит сроки выдачи заработной платы, отпускных или выплат при увольнении, он несет материальную ответственность и будет обязан уплатить сотруднику проценты за каждый день задержки в размере, определенном законом (ст. 236 ТК РФ)

Как наладить документооборот?

Трудовое законодательство не регламентирует многие кадровые процедуры, поэтому важно фиксировать их на локальном уровне. Поскольку единой схемы документооборота также не существует, каждая организация может разработать ее самостоятельно с учетом своей численности и специфики деятельности (ст. 8 ТК РФ).

На практике сложилось три способа оптимизации процесса движения документов между кадрами и бухгалтерией:

– детальная регламентация обязанностей кадровиков и бухгалтеров в должностных инструкциях или трудовых договорах;
– фиксация основных правил документооборота в положениях о структурных подразделениях: кадровой службе и бухгалтерии;
– разработка общего регламента взаимодействия двух отделов с приложением единого графика документооборота.

Способ 1. Регламентировать обязанности в должностных инструкциях. В Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции. Несмотря на это, она является основным документом, в котором конкретизируется трудовая функция, обязанности и пределы ответственности любого сотрудника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). В связи с этим она может служить хорошим подспорьем в вопросе налаживания сотрудничества между кадрами и бухгалтерией. Для этого в должностной инструкции инспектора по кадрам1 нужно не только установить обязанности по оформлению и ведению конкретных документов, но также предусмотреть механизмы и порядок взаимодействия с другими подразделениями организации.

В разделе «Кадровые документы»

вы найдете образцы:
приказ о приеме на работу (help.kdelo.ru/vk/item6502),
приказ об увольнении (help.kdelo.ru/vk/item6339),
записка-расчет на увольнение (help.kdelo.ru/vk/item6797),
записка-расчет о предоставлении отпуска (help.kdelo.ru/vk/item6439)

Если в организации уже разработаны и действуют должностные инструкции, то в них можно внести соответствующие изменения. Помните о том, что изменения, которые касаются трудовой функции сотрудника, оформляются как перевод на другую работу и допускаются только с его письменного согласия (ст. 72, 72.1 ТК РФ).

Изменения, затрагивающие квалификационные требования по должности, если они обусловлены организационными или технологическими нововведениями, требуют предварительного уведомления работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

Способ 2. Фиксировать правила документооборота в положениях о структурных подразделениях. Требования по подготовке и оформлению кадровых документов и порядок взаимодействия отделов можно закрепить в локальных актах: Положении о кадровой службе и Положении о бухгалтерии. В них важно четко разграничить функции каждого структурного подразделения таким образом, чтобы избежать дублирования обязанностей, ненужных затрат рабочего времени и предотвратить финансовые потери организации.

Законодательство не предусматривает типовой формы положения о кадровой службе, поэтому его структуру работодатель определяет самостоятельно (образец ниже). Рекомендуемый состав реквизитов документа содержится в ГОСТ Р 6.30-2003.

Комментарий эксперта

Евгения РИВКИНА,

начальник отдела кадров ООО «КОРИС ассистанс» (Санкт-Петербург):

– Часто к непониманию и конфликтам приводят противоречия в законодательных актах, которыми руководствуются кадровики и бухгалтеры. Менять законодательство не в наших силах, к нему необходимо приспосабливаться. Нужно просчитывать риски в каждом конкретном случае и выбирать наименьший. Поскольку более суровые санкции накладываются налоговой инспекцией и риск налоговой проверки выше риска проверки ГИТ, кадровику придется подстраиваться под бухгалтерию. В любом случае принимать решение должен руководитель организации, потому что за все происходящее в организации несет ответственность именно он. Главное – донести до руководителя суть проблемы с вариантами решения и возможными рисками.

Способ 3. Разработать регламент взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Порядок оформления и движения бухгалтерских документов детализирован в Законе о бухгалтерском учете. Для кадровой службы такой четкой регламентации нет. Поэтому многие организации разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству или регламент взаимодействия отделов с приложением сводного графика документооборота.

Регламент должен содержать:
– подробное описание каждой кадровой процедуры;
– определенные задачи для лиц, ответственных за составление, подписание и передачу документов в бухгалтерию;
– установленную ответственность за нарушение порядка работы с документом на том или ином этапе.

В этом локальном акте нужно отразить полную схему взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии. В свою очередь в графике документооборота стоит указать должности работников структурных подразделений, на которых возложены функции по составлению, согласованию, подписанию, утверждению, передаче копий и оригиналов документов в бухгалтерию с указанием сроков всех кадровых процедур (образец ниже). С регламентом и графиком ознакомьте под роспись всех сотрудников, к которым эти акты имеют отношение (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Контроль за исполнением требований документов целесообразно возложить на начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

скачать образец

В разделе «Кадровые документы»

вы найдете образцы:
график отпусков (help.kdelo.ru/vk/item6433),
штатное расписание (help.kdelo.ru/vk/item6619),
табель учета рабочего времени (help.kdelo.ru/vk/item6618)

Следует отметить, что график документооборота может быть приложением к регламенту, а может выступать в качестве самостоятельного локального акта. Если в каждом отделе уже есть свои графики, а сводный документ разработать проблематично, то можно внести изменения в действующие.

Снабдите график документооборота информацией о том, за какие конкретные документы исполнитель отвечает. Тут же (если это не указано в регламенте) можно установить, какая форма дисциплинарной ответственности ему грозит в случае нарушения обязанностей, небрежного оформления документов и др. Тогда к сотрудникам, которые не соблюдают график документооборота, вы сможете применить меры дисциплинарного воздействия (замечание, выговор). Некоторые организации прописывают выполнение требований по оформлению документов в качестве одного из условий премирования.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Светлана ДОМКИНА,

специалист по кадровому администрированию TMF group (Москва):

– Между отделом кадров и бухгалтерией часто возникают конфликты на профессиональной почве. Чтобы исключить недопонимание между этими структурными подразделениями, работодатель должен закрепить порядок их взаимодействия в локальном акте, должностных инструкциях работников или в специальном регламенте.

Алена ШЕВЧЕНКО,

юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Наиболее эффективным способом регламентации взаимоотношений кадровой службы и бухгалтерии является разработка регламента взаимодействия и сводного графика документооборота. В нем следует детализировать каждую кадровую процедуру с указанием сроков всех операций с документами, этапов их движения и должностей исполнителей.

Документы в тему

Документ Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете),
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 № 34н,
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)
Ознакомиться с общими требованиями к бухучету и порядком организации документооборота в бухгалтерии
ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) Оформить положение о кадровой службе и положения о других структурных подразделениях

1Разработана на основе квалификационных требований к должности «инспектор по кадрам» (Квалификационный справочник руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Материалы для скачивания:

25.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль