Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

1024

Вопрос

На нашем предприятии открывается Обособленное Подразделение без расчетного счета (350 км от центрального офиса (ЦО).как правильно организовать кадровое делопроизводство в ОП?Как будут группироваться и нумероваться приказы по личному составу: в хронологическом порядке вместе с приказами ЦО или отдельно по обособленному подразделению? Какое место работы указывать в трудовом договоре; в трудовой книжке какое наименование работодателя указывать (наименование предприятия или ОП) и кто будет заверять запись об увольнении сотрудника - генеральный директор предприятия или директор обособленного подразделения, печать в трудовой предприятия или обособленного подразделения? В карточке Т-2 "наименование организации" - ЦО или ОП?И еще, если ЦО находится в Липецкой области, а ОП - в Белгородской, как будет предоставляться отчетность в Центр занятости, статистику, Пенсионный и ФСС?

Ответ

Ответ на вопрос:

Обособленное структурное согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.


Статья о восстановлении кадрового делопроизводства поможет вам не допускать ошибок в работе.


Таким образом, первый критерий – это территориальная обособленность.

В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? Например, как следует из Постановления ФАС СЗО от 02.11.2007 N А26-11293/2005, под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически отдельно от головной организации и за пределами административно-территориальной единицы ее регистрации, подконтрольной тому или иному налоговому органу. То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация стоит на учете в качестве налогоплательщика.

Создание рабочих мест является вторым критерием для признания подразделения обособленным.

При этом под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Поэтому при рассмотрении споров о наличии (отсутствии) обособленного подразделения арбитражные суды, прежде всего, уделяют внимание этому моменту. Например, если организация арендует помещения для ведения деятельности, но факт создания в них рабочих мест не установлен, то и обособленного подразделения нет (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2007 N А56-40913/2006).

Нужно учитывать, что обособленное подразделение образуется и в том случае, когда по месту его нахождения оборудовано только одно рабочее место (Письмо УФНС России по г. Москве от 31.03.2010 N 16-15/033302@, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.02.2007 N А49-2663/06-166А/22).

При этом неважно, отражено или не отражено создание обособленного подразделения в учредительных или иных организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организации. Не имеет значения также объем полномочий, которыми это обособленное подразделение наделено (абз. 20 п. 2 ст. 11 НК РФ).

Организации необходимо будет встать на учет по месту нахождения такого подразделения в налоговой инспекции (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Если организация создает обособленное подразделение в иной форме, нежели филиал или представительство, то она должна уведомить об этом налоговую инспекцию по своему местонахождению в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения (подп.3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Для этого необходимо направить сообщение по форме № С-09-3-1, утв. приказом ФНС России от 09.06.2011 № МMВ-7-6/362@. На основании данного сообщения налоговая инспекция поставит организацию на учет по месту нахождения ее обособленного подразделения в течение пяти дней с момента получения сведений (п. 4 ст. 83 и п. 2 ст. 84 НК РФ).

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами (это тоже обособленные подразделения). Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Далее. В трудовом договоре с работником должно быть указано место работы.

В случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, нужно указать место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.


Мы рассказывали ранее о нумерации приказов в кадровом делопроизводстве в материале по ссылке.


Согласно п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Об организации кадрового делопроизводства в организациях с обособленными подразделениями см. подробно в п. 1 доп. материалов.

По вопросам:

Как будут группироваться и нумероваться приказы по личному составу: в хронологическом порядке вместе с приказами ЦО или отдельно по обособленному подразделению?

Ответ на данный вопрос будет зависеть от порядка учета кадрового делопроизводства в вашей организации (т.е. централизованный или децентрализованный учет).

Рассмотрим каждую из форм учета.

Децентрализованная форма учета предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Следовательно, если организация ведет децентрализованный учет, то в данном случае в штатном расписании обособленного подразделения должна быть предусмотрена либо служба персонала, либо отдельный сотрудник, который будет заниматься кадровым учетом. При этом, в данном случае, все кадровые процедуры, а также документы ведутся на месте (т.е. трудовые книжки, личные дела, приказы и т.д.). Руководитель обособленного подразделения в этом случае должен иметь доверенность на право заключения, изменения и расторжения трудовых договоров, оформления и подписания приказов, в том числе о приеме, увольнении, привлечении к дисциплинарной ответственности, материальном и моральном стимулировании работников и пр. Также, при децентрализованном учете, все оригиналы локальных документов необходимо разработать в обособленном подразделении. Что касается приказов, то в связи с тем, что приказы будут вестись непосредственно в обособленном подразделении, то и регистрация их будет происходить также на месте. Соответственно, нумерация будет своя в пределах обособленного подразделения.

Централизованная форма учета предусматривает оформление, учет и хранение всей документации по местонахождению головной организации, то есть централизованный отдел кадров осуществляет полное ведение кадрового учета и отчетности и при такой организации учета в штатных расписаниях обособленных подразделений не предусматривается должность кадровика, а также не создаются кадровые службы. В данном случае в обособленном подразделении назначаются ответственные лица, которые будут отвечать за передачу кадровых данных, а также документов в центральную кадровую службу. Соответственно и приказы по организации, головная организация будет вести централизованно по всем подразделениям. Следовательно, и нумерация приказов будет единая по всем подразделениям. Таким образом, можно сказать, что ответ на ваш вопрос будет зависеть от конкретной формы ведения кадровой документации в вашей организации. При этом, данный порядок Вы можете определить самостоятельно в локальном акте (например, в Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же зафиксируйте порядок и место ведения кадровых документов, а также правила их хранения.

Какое место работы указывать в трудовом договоре; в трудовой книжке какое наименование работодателя указывать (наименование предприятия или ОП) и кто будет заверять запись об увольнении сотрудника - генеральный директор предприятия или директор обособленного подразделения, печать в трудовой предприятия или обособленного подразделения? В карточке Т-2 "наименование организации" - ЦО или ОП?

Работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации, если он расположен в ином населенном пункте (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Таким образом, если работник работает в филиале организации, то условие о месте работы должно быть обязательно отражено в трудовой книжке (например, "Принят на работу на должность бухгалтера Владимирского филиала").

Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/131/81605/?step=47.

Вопрос о том, кто будет заверять запись об увольнении – решается также на основании того, какую форму организации делопроизводства Вы выберите.

И еще, если ЦО находится в Липецкой области, а ОП - в Белгородской, как будет предоставляться отчетность в Центр занятости, статистику, Пенсионный и ФСС?

Ответ на вопрос зависит от того, какие Вас интересуют отчеты.

Например, при сдаче в ЦЗ отчета по квотированию рабочих мест для инвалидов: в Определении ВАС РФ от 03.09.2012 N ВАС-11395/12 по делу N А32-13713/11 указано, что расчет квоты производится пропорционально штатной численности его работников (рабочих мест) на территории города, без учета филиалов и представительств, расположенных на территориях других муниципальных образований.

Для работников моложе 18 лет законом предусмотрено квотирование рабочих мест с целью их трудоустройства (п. 2 ст. 11 Закона от 24 июля 1998 г. № 124-ФЗ). Несоблюдение данных квот влечет административную ответственность. При этом вопросы квотирования рабочих мест для молодежи отнесены к компетенции органов государственной власти субъектов РФ (ст. 7.1-1 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Это значит, что порядок квотирования и меры ответственности каждый субъект определяет самостоятельно и в разных регионах этот порядок может отличаться: размером квот, мерами ответственности, порядком представления сведений о выполнении квоты.

Форму № П-4 должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности. Исключение предусмотрено только для малых предприятий. При наличии у организации обособленных подразделений форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом.

Такой порядок предусмотрен в пункте 76.1 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.

Форму СЗВ-М сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту учета страхователя, то есть организации или предпринимателя. Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то учтите ряд особенностей.

Обособленное подразделение должно самостоятельно сдавать форму СЗВ-М на своих сотрудников, если оно одновременно отвечает следующим критериям:

имеет отдельный баланс;

имеет отдельный расчетный (лицевой) счет;

самостоятельно начисляет вознаграждения сотрудникам.

В этом случае подразделение сдает сведения о сотрудниках в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения.

Если же у обособленного подразделения нет своего счета или баланса или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России.

Такие выводы можно сделать из положений частей 11 и 14 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

См. также: http://www.pfrf.ru/branches/spb/info~vopros_otvet/3324.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в таблице.

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ситуация: Какие условия можно включить в раздел «Общие положения» трудового договора

В раздел «Общие положения» внесите обязательные условия трудового договора:

Об этом сказано в абзацах 1–4, 8–9 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, в этот раздел трудового договора включите и дополнительные условия, например:

  • уточнение места работы (наименование структурного подразделения и его точный адрес);
  • условие об испытании.

Это предусмотрено абзацами 1–3 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Совет: при указании места работы в трудовом договоре ограничьтесь наименованием организации (подразделения) и населенного пункта, в котором она находится. Точный адрес места работы в трудовом договоре не указывайте. В случае если место работы сотрудника изменится даже в пределах одного населенного пункта, работодателю придется заключать дополнительное соглашение с сотрудником и указать в нем новое место работы.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

24.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль