В каком виде должны быть представлены личные карточки проверяющей организации?

45

Вопрос

в каком виде должны быть представлены личные карточки проверяющей организации?подписи работника должны быть только в графах о приеме (переводе) и сведений о воинск. учете?дата составления личной карточки как-то должна быть заверена подписью? ведь дату составления карточки можно поставить и задним числом. то есть их можно составить буквально перед приходом проверки.верно?должна ли где то стоять подпись работодателя на личной карточке (не закрытой)? ведь согласно ст. 9 закона № 402 одним из реквизитов документа является подпись лица, издавшего документ. где именно должна стоять подпись должностного лица, составившего личную карточку?

Ответ

Ответ на вопрос:

При проведении проверки Вам необходимо предоставить Личные карточки работников на бумажном носителе. В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном, однако при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» Вам потребуется подпись сотрудника. Также, с каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


Мы рассказывали ранее об оформлении личной карточки в материале по ссылке.


Личная карточка работника входит в число документов кадрового учета. Она оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя. Достоверность сведений указываемых кадровым работником в личной карточке заверяются его личной подписью в Разделе II Сведения о воинском учете. Стоит обратить внимание, что при увольнении сотрудника производится закрытие личной карточки работника, которое также подразумевает наличие подписи ответственного за ведение кадрового учёта и увольняемого работника в разделе XI Личной карточки.

Что касается даты составления Личной карточки, то здесь следует указать фактическую дату заполнения Личной карточки работника. Действующим законодательством не установлен срок, в течение которого работодатель обязан завести личную карточку на нового сотрудника. В данном случае по аналогии следует руководствоваться сроками, установленными для оформления и заполнения трудовых книжек.

Подробности в материалах Системы Кадры:


Ситуация: Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 1241 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 79 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 иРоструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Вопрос из практики: в течение какого срока после приема сотрудника необходимо заполнить его личную карточку

На практике при оформлении личных карточек работодатели применяют по аналогии сроки, установленные для оформления и заполнения трудовых книжек. Объясняется это тем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель должен ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке, в том числе с записью о приеме на работу. Такие правила предусмотрены пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Так, работодатель должен вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). А трудовую книжку сотруднику, принятому на работу впервые, оформляют в течение недели со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФп. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Представляется, что личные карточки следует оформлять сотрудникам в те же сроки, в какие вносятся записи в их трудовые книжки.

Ситуация: Как заполнить раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки сотрудника(формы № Т-2)

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.

В разделе укажите следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Ситуация: Как хранить личные карточки сотрудников

В общем случае личные карточки нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом личные карточки, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗст. 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см. Как хранить документы в кадровой службе.

23.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алена Татарникова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль