Нужно делать копии трудовой книжки и хранить их в организации?

41

Вопрос

Сотрудник уволился, в архиве осталась карточка Т2, в ней был указан стаж работы с предыдущих мест работы. Проверяющий ФСС сказала, что это вторичный документ и нужно делать копии трудовой книжки и их хранить. На каком основании? Численность более 1000 человек.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27.07.04 № 79-ФЗ).

Насколько мы понимаем, Ваша организация относится к частному сектору, поэтому изначально заводить личные дела сотрудников она не обязана. Поскольку формирование личного дела является для "негосударственной" организации диспозитивным (не обязательным), то и порядок ведения личных дел организация утверждает самостоятельно. (Такой порядок может быть утвержден руководителем отдела кадров, руководителем организации или иным должностным лицом организации). При этом должен быть также определен список документов (их копий), подлежащих включению в личное дело.

Таким образом, законом не предусмотрено ни обязательное ведение личного дела сотрудника, ни обязательное занесение копии трудовой книжки в это личное дело.

Что касается документов, которые может запросить ФСС в ходе проверки правильности начисления больничных пособий. Приказом ФСС РФ от 09.03.2010 N 37 http://www.1kadry.ru/#/document/99/499021895/?step=211 утверждены формы документов, которые используются территориальными органами ФСС при проведении проверок правильности выплат по обязательному страхованию на случай временной нетрудоспособности.

В частности, в Приложении № 7 к названному приказу приведена форма Решения об истребовании необходимых документов при проверке правильности расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию.

В вышеуказанном нормативном акте не приведен конкретный перечень документов, которые могут быть запрошены у работодателя.

В Законе 212-ФЗ http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/99/902167485/ZA00MNQ2P5/?step=215 указано, что проводящее проверку должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов (в частности, ФСС), вправе истребовать у проверяемого лица (работодателя) необходимые для проверки документы (ст. 37 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Законом также не конкретизирован перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке.

Вместе с тем, Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н http://www.1kadry.ru/#/document/99/902189982/?step=217 утвержден перечень документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия территориальным органом ФСС РФ решения о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения. В названном перечне, среди прочего, указаны документы, подтверждающие обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию.

Представляется, что исходя их формулировки "обоснованность и правильность" ФСС может потребовать и иные документы, связанные с трудовыми отношениями между застрахованным лицом и страхователем (работником и работодателем), в т.ч. трудовые книжки (копии трудовых книжек).

Примечание: Если число уволенных работников, трудовые книжки которых запросил ФСС, незначительное, а у вас есть возможность получить копии от уволенных работников, то нужно запросить у работников копии трудовых книжек и передать из ФСС. Если такой возможности нет, то подготовьте письмо в адрес ФСС о том, что трудовые договоры с данными лицами расторгнуты, трудовые книжки выданы на руки работнику, что подтверждается записями в Журнале учета и движения трудовых книжек. В связи, с чем копии трудовых книжек предоставлены быть не могут.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Н.З. Ковязина

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 06.04.2016

06.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль