Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?

83

Вопрос

Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. У Вас в статье написано что пломба это 2 скрепленных бумажных квадратика. У нас ожидается проверка Тр.инспекции и я знаю, что за неправильное ведение журнала большие штрафы. Хочется более подробно из практики узнать о правильном заверении журнала. Какие пломбы, как правильно опломбировать, и прочее.Материал из КСС «Система Кадры» – первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.Подробнее: https://www.1kadry.ru/#/hotline/?of=copy-cffda4cb67

Ответ

Ответ на вопрос зависит от того, какие данные были изменены.

Записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делают при поступлении сотрудника на работу (оформлении книжки или вкладыша). Эти сведения вносит сотрудник кадровой службы работодателя (или иной уполномоченный сотрудник) на основании имеющихся на момент приема сотрудника сведений в его трудовой книжке и приказе о приеме на работу. Это следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом в графах 7 и 8 книги учета, где требуется заполнить сведения о специальности и месте работы, следует указывать данные, актуальные на момент приема сотрудника на работу. То есть необходимости вносить изменения в эти графы впоследствии при изменении должности, специальности или структурного подразделения не возникает. Данный вывод следует из формулировок самих граф: «Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее», «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».


Подробнее о заполнении книги учета движения трудовых книжек мы написали в материале по ссылке.


Вместе с тем, в графе 5 книги указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета. Для этого зачеркните старую фамилию одной чертой, сверху впишите новую и в свободном месте поблизости укажите реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Внесение изменений заверьте подписью лица, вписавшего такие изменения, а также поставьте дату их внесения.

Таким образом, вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, отражать изменения не нужно.

Вопрос из практики: нужно ли менять обложку книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если организация изменила свою организационно-правовую форму или название

Обложку менять не требуется, а вот уточнить название и организационно-правовую форму, если они изменились, нужно.

Трудовым законодательством порядок действий работодателя по корректировке обложки книг учета, когда изменяется организационно-правовая форма или наименование организации, не регламентирован.

На практике для указания новой организационно-правовой формы или наименования организации на обложке книги учета применяют способ исправления по аналогии с порядком внесения исправлений в личную карточку сотрудника и многие другие кадровые документы (п. 7 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Это значит, что прежнее наименование или организационно-правовую форму организации на обложке следует зачеркнуть одной тонкой чертой, а сверху указать новое наименование или организационно-правовую форму с пометкой «Исправленному верить». Затем внесенные на обложку исправления нужно заверить подписью ответственного сотрудника кадровой службы и указать дату их внесения. Также в свободном месте поблизости от новой записи рекомендуется указать реквизиты подтверждающего документа, например, свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц новых сведений о работодателе.

Вопрос из практики: как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек

Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой. При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш).

Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вопрос из практики: можно ли вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек, если она закончилась, или обязательно нужно заводить новую

Нет, нельзя, нужно завести новую книгу.

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. При этом все листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы еще перед началом заполнения. Об этом говорится в пунктах 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, возможность вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек законодательством не предусмотрена. В такой ситуации следует закрыть книгу, которая закончилась, и завести новую.

Вопрос из практики: как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если текущая форма не соответствует установленным требованиям

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание: прежнюю книгу некорректной формы ни в коем случае не уничтожайте, поскольку в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении книжек уволившимися сотрудниками. Кроме того, такую книгу необходимо вести и далее для сбора подписей тех сотрудников, трудовые книжки которых зарегистрированы именно в ней.

Вопрос из практики: как поступить, если в организации потеряли книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом в каждой организации (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом действующее трудовое законодательство не регламентирует порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек утеряна. Поэтому рекомендуется руководствоваться по аналогии правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем и предпринять следующие действия:

1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета трудовых книжек. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации, сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных сотрудников.

2. В порядке работы комиссии затребовать у сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных причастных к утере сотрудников объяснительные, зафиксировав в них причины утраты книги учета.

3. По результатам работы комиссии составить акт в произвольной форме, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета трудовых книжек. Таким результатом может быть:

  • установление виновного лица и меры его ответственности;
  • принятие решения об оформлении новой книги учета трудовых книжек с восстановлением данных по работающим сотрудникам;
  • рекомендации для исключения подобной ситуации в дальнейшем.

Интересная информация о Учете трудовых книжек размещена здесь.


4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета трудовых книжек и при необходимости и наличии виновных лиц привлечении их к ответственности.

5. Начать вести новую книгу учета трудовых книжек, восстановив в ней все данные о трудовых книжках уже работающих в организации сотрудников. Записи в книгу рекомендуется вносить с соблюдением хронологического порядка поступления трудовых книжек в организацию. То есть по мере приема сотрудников: начиная от долгожителей организации и заканчивая вновь принятыми сотрудниками.

Внимание: если книга была относительно новой и есть возможность восстановить все записи, в том числе по уже уволенным сотрудникам, имеет смысл это сделать. В противном случае остается риск, что бывший сотрудник обратится с жалобой о несвоевременной выдаче трудовой книжки и у работодателя не будет никаких подтверждающих документов факта выдачи трудовой. Если, конечно, локальными документами организации не предусмотрено каких-то дополнительных внутренних документов для дублирования информации о выдаче трудовых книжек. См. подробнее об ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Ответственность за отсутствие учета

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное совершение нарушения могут быть применены следующие административные наказания:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
  • для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вопрос из практики: как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

06.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль