Как вести кадровое делопроизводство в организации с обособленными подразделениями?

58

Вопрос

Подскажите, такая ситуация, у нас ООО юридически оформлено в г. Находка там также есть кафе, а фактически и другие кафе нашего ООО во Владивостоке, как вести журнал регистрации по личному составу -одной нумерации? Или каждое кафе (они же обособленные подразделения) ведет свои документы и у каждого своя нумерация?

Ответ

Ответ на вопрос:

Нормативные акты не устанавливают порядок ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями. Следовательно, этот вопрос должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

  1. Централизованное делопроизводство: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации.
  2. Децентрализованное делопроизводство: ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
  3. «Смешанное» делопроизводство: предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота см. доп. в материалах Системы Кадры Справочник № 2.


Также прочитайте о Графике отпусков вновь созданной организации более подробно.


Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Таким образом, руководитель организации самостоятельно может выбрать наиболее удобный способ ведения кадрового делопроизводства, закрепив его на локальном уровне, например, в инструкции по делопроизводству.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривают как составляющую общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Вопрос из практики: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.


Читайте подробнее о восстановлении кадрового делопроизводства по этой ссылке.


Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в таблице.

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Нина Ковязина,


Интересная информация о нумерации приказов в кадровом делопроизводстве размещена здесь.


заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

  1. Из ответа: Как организовать документооборот в кадровой службе
  2. Справочник: Преимущества и недостатки кадрового делопроизводства в головной организации и на местах
Цель Централизованное управление (в головной организации) Децентрализованное управление (на местах)*
Соблюдать сроки оформления документов Затруднительно, потому что физически не всегда возможно передать оригинал документа на большое расстояние день в день даже при использовании экспресс-почты Возможно, потому что право подписи кадровых документов делегируется директору филиала или другому уполномоченному сотруднику
Назначить штатных специалистов, ответственных за ведение кадровых документов Цель достигается всегда, поскольку в организации должны быть сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства Затруднительно, потому что в обособленном подразделении, как правило, немного сотрудников и выбрать среди них того, кто будет отвечать за документооборот, непросто
Привлекать сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни Затруднительно, поскольку не всегда удается оперативно оформить необходимые документы и направить их в обособленное подразделение в срок Возможно, потому что в короткие сроки реально получить согласие работника на такой труд, а также быстро оформить для этого документы
Выдавать личные документы сотрудника вовремя (трудовую книжку при увольнении, справки и др.) Затруднительно. Это сложно сделать оперативно в положенные сроки, поскольку требуется время на доставку документов. Также существуют риски потерять их при пересылке по почте Возможно соблюсти всегда. По требованию работника ему выдаются документы при прекращении трудового договора с соблюдением сроков, которые установлены законом

* Как промежуточный вариант возможна и смешанная форма кадрового документооборота. Выбор конкретной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п. См. детали.

04.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль