Как производится хранение документов?

186

Вопрос

Татьяна!Уточните,каким образом поступить с архивом филиала, который закрыли.Документы находятся в другом городе, есть другое юридическое лицо, в которое приняло на работу в порядке перевода сотрудников данного филиала, архив остался у данного сотрудника, который вел кадровое делопроизводство.В гос. архивное хранение документы не передавались по месту нахождения филиала.Как правильнее поступить с документами: сдать в гос. архив, в связи с ликвидацией филиала (по месту нахождения закрывшегося филиала) или принять на ответственное хранение, по месту нахождения основного юридического лица, с дальнейшей передачей в архив, по месту нахождения организации, а не филиала?С Уважением,Светлана Михеева

Ответ

Ответ на вопрос:

Порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г. (далее – Правила), и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

Порядок передачи дел филиалов, представительств или иных обособленных подразделений в вышеуказанных законодательных актах не прописан. Поэтому нужно действовать аналогично как при ликвидации подчиненной организации.

Если в организации имеется архив, то архив филиала, который прекратил свою деятельность, нужно передать в архив организации (п. 3.3.4 Правил).

Филиал – это не юридическое лицо, а обособленное структурное подразделение организации (ст. 55 ГК РФ). Если велось децентрализованное делопроизводство, то есть ведение кадрового делопроизводства распределялось между головной организацией и филиалом, то соответственно у филиала имеется свой архив, который при прекращении его деятельности передают в головную организацию.

В случае невозможности передачи документов в архив организации, например, его просто нет или филиал находится в регионе значительно удаленном от головной организации, то эти документы, в принципе, должны передавать в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Вместе с тем надо иметь в виду следующее. На постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Организации малого бизнеса передают свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника или вышестоящей организации. Как правило, их документы принимают в муниципальный архив. Поэтому, если деятельность филиала не представляет значимого интереса, то, возможно, документы постоянного хранения вообще не примут в архив, но документы по личному составу принять обязаны. Чтобы узнать в какой именно архив можно сдать документы филиала Вы можете обратиться в орган управления архивным делом по месту нахождения организации по юридическому адресу или обратиться в управление архивным делом по региону, где находится филиал.

Таким образом, можно сделать вывод: архив филиала нужно передать в архив организации или головную организацию, которая обязана обеспечить соответствующее хранение архива филиала. Если архива нет или филиал находится в регионе значительно удаленном от головной организации, то возможно его передать в муниципальный архив по месту нахождения филиала, но велика вероятность в отказе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Архив организации

Для чего в организации нужен архив

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив(п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.


2. Передача дел в архив организации

Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

  1. Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

27.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль