Как осуществляется электронный документооборот?

79

Вопрос

У нас на фирме ввели электронный документооборот для внутреннего пользования. Цифровых подписей у нас нет. Просто согласование в Документообороте. Вопрос такой. Будут ли иметь юридическую силу кадровые документы (заявления на отпуск, объяснительные, заявления на увольнение и т.д.), если они согласованы в документообороте? Будет ли правильным получить оригинал документа от сотрудника с его "живой" подписью, поставить на нем номер и дату согласования в документообороте или нужна обязательно "живая" подпись руководителя на кадровом документе? Заранее спасибо за ответ!

Ответ

Ответ на вопрос:

Рекомендуется в описанном случае, оформлять все документы в бумажной форме, и при необходимости дублировать в электронном виде.

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).


Важную информацию о Электронной трудовой книжке вы найдете в материале здесь.


Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:

  • основываться на нормах действующего законодательства;
  • создавать документы в пределах своей компетенции;
  • соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (см. приложение к ответу ниже). Если документ не подписан электронной подписью, то он в любом случае не будет иметь юридической силы.

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора Часть пятая ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор Часть первая ст. 67, ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка Статья 66, ч. седьмая ст. 312.2 ТК РФ, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)
Личная карточка работника Пункт 12 Правил № 225
Договор о материальной ответственности Часть первая ст. 244 ТК РФ
Больничный лист Часть 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора Статьи 72, 72.1, 74, 306, 332, 344 ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников) Часть первая ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни Часть восьмая ст. 113 ТК РФ
Ученический договор Статья 200 ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба Часть вторая ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок Часть первая ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора Статьи 71, 79, 180, 288, 292, 296 ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора Статьи 80, 280, 292, 296, 348.2, 348.12 ТК РФ
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора Часть вторая ст. 84.1, ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ

21.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль