Порядок ознакомления работников, работающих в других городах в обособленных подразделениях в Правилами внутреннего распорядка?

106

Вопрос

Подскажите как правильнее ознакомить сотрудников, работающих в других городах (обособленные подразделения) с Правилами внутреннего распорядка (и др ЛНА)?Можем ли мы вести в основном офисе прошитый оригинал с листами ознакомления, а в ОП отправить заверенные копию (также прошнурованную?!) с листами ознакомления и знакомить с ней под роспись?Заранее спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что если организация ведет централизованный учет, то есть централизованный отдел кадров осуществляет полное ведение кадрового учета и отчетности, то при такой организации учета в штатных расписаниях филиалов организации не предусматривается должность кадровика, а также не создаются кадровые службы.

В данном случае в филиалах организации назначаются ответственные лица, которые будут отвечать за передачу кадровых данных, а также документов в центральную кадровую службу. Также отметим, что при централизованном учете является целесообразным прописать весь порядок передачи данных (документов) в центральный офис. Данный порядок можно прописать, например, в Инструкции по делопроизводству. Вместе с тем, от установленного порядка будут зависеть все процедуры оформления.


Читайте о изменениях в правила внутреннего трудового распорядка еще больше по ссылке.


Например, если центральный офис находится в небольшой удаленности от филиалов, то в данном случае будет целесообразным все операции по кадровому делопроизводству (прием, увольнение, перевод и т.д.) производить с личным присутствием сотрудников в центральном офисе. Если же присутствие в центральном офисе сотрудников не возможно по причине удаленности, то ответственный сотрудник филиала собирает все необходимые данные (например, копии документов новых сотрудников) и передает их в центральный офис.

Также, централизованном учете, все оригиналы локальных нормативных документов находятся в центральном отделе кадров. При этом, все необходимые заверенные копии локальных документов должны быть в филиале организации, с которыми и будут знакомиться сотрудники. Там же в филиале должны быть подтверждения того, что работники с данными локальными документами ознакомлены (т.е. журнал ознакомления, реестр на оборотной стороне инструкции и иной способ ознакомления). После ознакомления с данными документами сотрудников, ответственный сотрудник филиала должен направить их в центральный офис, при этом, себе необходимо также оставить копии подтверждения с ознакомлением.

Таким образом, можно сделать вывод, что вы вполне можете в центральном офисе хранить все оригиналы локальных нормативных актов, а в обособленные подразделения направить заверенные их копии, с которыми и будут знакомиться местные работники.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.


Эксперт делится важной информацией о прошивке документов в материале по ссылке.


При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

25.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль