Какие отчеты, кроме центра занятости и военкомата, должен сдавать инспектор по кадрам?

426

Вопрос

какие отчеты, кроме центра занятости и военкомата, должен сдавать инспектор по кадрам?

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли, Вас интересует вся кадровая отчетность.

Организации обязаны предоставлять различным органам те или иные сведения о работниках, в частности, о численности штата и заработной плате, видах деятельности, вакантных должностях, персонифицированном учете. Причем неисполнение таких обязанностей может повлечь для работодателя административную ответственность. Поскольку все сведения о работниках, как правило, хранятся в отделе кадров, многие отчеты составляются и направляются кадровыми работниками.

Сведения о воинском учете

В каждой организации должен вестись воинский учет призывников и военнообязанных работников. Ответственность за ведение такого учета несет руководитель организации, при этом соответствующие полномочия работодатель может передать работнику, который будет заниматься исключительно воинским учетом или исполнять эти обязанности дополнительно (в последнем случае это, как правило, кадровик). Решение работодателя о том, нужен ли отдельный работник, который будет заниматься только таким учетом, зависит от того, сколько сотрудников организации состоят на воинском учете. Так, согласно Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, если на воинском учете состоят менее 500 сотрудников, обязанности по ведению учета могут выполняться по совместительству, если сотрудников, состоящих на воинском учете, от 500 до 2000 - учет осуществляет один освобожденный работник, если таких сотрудников от 2000 до 4000 - два работника и т.д.

В любом случае полномочия по ведению воинского учета передаются приказом руководителя, который должен быть согласован с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ). Формы отчетов, списков, уведомлений и других документов, представляемых в военкоматы, приводятся в Приложениях к Рекомендациям.

Подробнее о том, как организовать воинский учет персонала см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50083/?step=60.

Сведения для службы занятости населения

В целях реализации политики государства в сфере занятости населения работодатели должны систематически осуществлять взаимодействие со службой занятости населения и содействовать в обеспечении занятости населения. В соответствии со ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" работодатель обязан предоставлять службе занятости:

1. Сведения о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве).

2. Информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов, - о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Инвалиды относятся к категории граждан, особо нуждающихся в социальной защите и испытывающих трудности в поиске работы. Для них в законодательстве предусмотрены дополнительные гарантии занятости (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Так, организации, численность сотрудников которых составляет не менее 35 человек, обязаны соблюдать квоты, устанавливаемые региональным законодательством для приема на работу инвалидов. От обязательного квотирования рабочих мест для инвалидов освобождаются лишь общественные объединения инвалидов и образованные ими организации, в том числе хозяйственные товарищества и общества, уставный капитал которых состоит из вклада общественного объединения инвалидов.

Размер квоты устанавливается в процентах к среднесписочной численности сотрудников организации и может составлять:

  • не менее 2, но не более 4 процентов для организаций с численностью персонала более 100 человек;
  • не более 3 процентов для организаций с численностью персонала от 35 до 100 человек включительно.

При исчислении квоты в среднесписочную численность работников не включают сотрудников, условия труда которых отнесены к вредным и (или) опасным условиям труда по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда или результатам специальной оценки условий труда.

Об этом говорится в статье 21 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ.

По Вашему региону см. Закон Республики Крым от 02.07.2014 N 24-ЗРК "О квотировании и резервировании рабочих мест для инвалидов и граждан, особо нуждающихся в социальной защите" (принят Государственным Советом Республики Крым 25.06.2014), согласно которому работодателям, численность работников которых составляет не менее чем 35 человек и не более чем 100 человек, устанавливается квота для приема на работу инвалидов в размере 3 процентов среднесписочной численности работников. Работодателям, численность работников которых превышает 100 человек, устанавливается квота для приема на инвалидов - 4 процента.

По данному вопросу см. также: Приказ Министерства труда и социальной защиты Республики Крым от 23.01.2015 N 17 (ред. от 23.06.2015) "Об утверждении форм отчетности, предоставляемых работодателями в территориальные отделения Государственного казенного учреждения Республики Крым "Центр занятости населения".

Нормы по квотированию рабочих мест для инвалидов по субъектам РФ см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/117/17549/?step=6.

Подробнее о квотировании рабочих мест см. здесь: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/51125/bssphr4/.

3. Сведения о предстоящей ликвидации или сокращении штата организации. Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/131/73653/bssphr391/?step=64.

4. Информацию о введении в организации режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели (подробнее см. здесь: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/50223/bssphr15/), а также о приостановке производства (подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/50758/bssphr52/).

5. Информацию по вакансиям (не инвалиды): см. Приказ Министерства труда и социальной защиты Республики Крым от 23.06.2015 N 269 "О реализации пункта 3 статьи 25 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 года N 1032-1".

Отчеты по молодежи

Вопросы квотирования рабочих мест для молодежи отнесены к компетенции органов государственной власти субъектов РФ (ст. 7.1-1 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Это значит, что порядок квотирования и меры ответственности каждый субъект определяет самостоятельно и в разных регионах этот порядок может отличаться: размером квот, мерами ответственности, порядком представления сведений о выполнении квоты.

Согласно Закону Республики Крым от 02.07.2014 N 24-ЗРК при численности работающих, превышающей 100 человек, размер квоты составляет 1 %.

Подробнее о сдаче отчетов по квотированию рабочих мест для молодежи см. здесь: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/131/7127/bssphr79/?step=72.

Отчетность для органов статистики

Форма № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", которую должны представлять юридические лица, не являющиеся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) по итогам деятельности за предшествующий год. Форма № П-4, утверждена приказом Росстата от 24.09.2014 N 580. Порядок заполнения этой отчетности утвержден Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428.

Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации.

Взаимодействие с Пенсионным фондом:

1. Начиная с отчетности за 1 квартал 2014 г. сведения персонифицированного учета представляются в составе формы РСВ-1 ПФР. Сведения персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5 разд. 2 и разд. 6 (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. п. 3, 16, 33 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР). При этом разд. 6 заполняется на каждое физическое лицо, по которому надо представить сведения персонифицированного учета (п. 33 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР).

2.  сведения о страховом стаже сотрудника (форма СПВ-2);

 опись документов, передаваемых в Пенсионный фонд РФ (форма АДВ-6-1). Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/130/51277/?step=2.

3. Оформление страхового пенсионного свидетельства: http://www.1kadry.ru/#/document/131/77307/?step=93.

Также в заключение отметим, что по данным кадрового учета организации можно построить разнообразные отчеты для анализа накопленной информации (подробнее об этом см. в доп. материалах).

Подробности в материалах Системы:

1. Журналы и книги: Журнал "Кадровое дело", № 4, апрель 2009 года

Произвольные отчеты: быстро и удобно

Как HR-менеджеру объединить в одном документе разнообразные данные о персонале компании? Использовать в данном случае стандартные формы с их жесткой структурой не получится. Но выход есть! В этой ситуации автоматизированные системы управления персоналом помогут HR-специалисту почувствовать себя хозяином положения. Используя предоставляемые ими возможности, он сможет быстро и легко самостоятельно создать произвольный отчет, набор параметров и структуру которого можно задать, исходя из конкретных потребностей. Это только одно из множества преимуществ, предоставляемых специализированными программами. Переоценить его значение в повседневной практике HR-менеджера или руководителя отдела по работе с персоналом невозможно.

Что это такое?

Предположим, что вам нужна структурированная информация о том, сколько всего сотрудников в компании, какое количество из них в конкретный день находились на больничном или в очередном отпуске, сколько решили отдохнуть за свой счет, сколько было направлено в командировки. Вписать сразу все эти данные в стандартную форму отчета невозможно. Произвольный же отчет может быть составлен как по всем интересующим вас параметрам, так и по одному, но самому важному на данный момент.

В зависимости от того, какой именно отчет требуется – простой, включающий один-два параметра, или суперсложный, подразумевающий, например, анализ данных – его может создать или сам менеджер по персоналу (как правило, это руководители HR-отделов), или специалист IT-службы компании.

Какие отчеты, кроме центра занятости и военкомата, должен сдавать инспектор по кадрам?Наталья ДЕЯШКИНА,
заместитель руководителя отдела по управлению персоналом, компания «Бейкер Тилли Русаудит»:

«В нашей компании для кадрового учета используется очень удобная самописная программа, совместимая с Excel, с хорошим интерфейсом. Ее авторы – наши программисты-разработчики. В этой программе тоже предусмотрена функция создания произвольных отчетов. Но сама я их не формирую. По моей просьбе это делают IT-специалисты. Я сообщаю им те данные, которые хотела бы видеть в отчете, и через некоторое время получаю готовый результат. Произвольные отчеты действительно очень полезны в работе».

Совет HR-у

Не нужно опасаться, что вы не сможете найти нужный вам отчет в системе и открыть его. Весь автоматизационный процесс, как правило, уже заложен в самом отчете. Даже если рядовой менеджер ничего не знает о его внутренней конструкции, он наверняка сумеет его запустить и использовать в работе полученные данные.

Плюсы для компании

Теперь давайте посмотрим, какие преимущества может дать компании в целом использование произвольных отчетов в повседневной практике.

В первую очередь это экономия денег организации в результате снижения рисков. Если процесс учета кадров не автоматизирован, могут сработать различные факторы, в том числе человеческий: людям свойственно ошибаться, а любая ошибка во время проверки может обернуться для компании серьезными штрафными санкциями. Автоматизация кадрового учета, в том числе использование удобных в работе произвольных отчетов, поможет избежать большей части ошибок.

Использование произвольных отчетов серьезно экономит время сотрудников HR-отдела. Предположим, что необходимая информация о сотрудниках разбросана по разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, разграничив по какому-то признаку, например, по возрасту. Если делать все это вручную, на такую работу может уйти полдня. Компьютерная система сделает все это буквально за секунды и выдаст специалистам качественный продукт.

Дополнительные возможности

Перечисленные выше плюсы – это еще далеко не все преимущества, которые получает компания, использующая в своей повседневной работе произвольные отчеты. Очень полезную функцию предлагают HR-специалистам некоторые разработчики кадровых компьютерных систем. Дело в том, что все произвольные отчеты практически сразу же после их создания могут быть доступны не только их авторам, но и многим другим сотрудникам компании. Но доступ к информации при желании может быть и ограничен. Особенно эта функция актуальна для таких крупных компаний, как, например, «Копейка». У нее очень разветвленная сеть, охватывающая практически всю Россию. Спрашивается: зачем подразделениям, которые находятся в Нижнем Новгороде, видеть те отчеты Москвы или других городов, которые не нужны им в их работе?

Еще один пример дополнительных возможностей, предоставляемых используемой в «Копейке» автоматизированной системой управления персоналом: на базе произвольных отчетов программистами компании был создан механизм, позволяющий анализировать существующие в торговом доме вакансии. Это уже не простой список, а сложнейшая конструкция. Например, можно выбрать определенную дату и проанализировать имеющиеся в это время вакансии в одном или нескольких подразделениях в интересующем HR-а регионе.

Произвольные отчеты позволяют не только создавать что-то абсолютно новое, но и совершенствовать уже имеющиеся в системе функции. Некоторое время назад программистами ТД «Копейка» была выполнена заявка отдела по работе с персоналом, касающаяся сохранения истории вакансий (другими словами – хронологии их статусов: когда именно они были открыты, сколько находились в работе, когда закрылись) при их анализе. Система, которая используется в компании, этого не предусматривала. А менеджерам по персоналу такая информация была необходима для того, чтобы делать временной срез.

Вообще функциональные возможности произвольных отчетов практически безграничны. И это позволяет успешно решать задачи, связанные с управлением персоналом, какими бы сложными они ни были.

<...>

Б. Левенков
программист-разработчик ТД «Копейка»

01.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль