Как своевременно оформить документы на дистанционных работников?

24

Вопрос

В компании принято принять на работу дистанционных работников, проживающих в другом городе и не имеющих усиленной квалификационной электронной подписи.Вопрос: Каким образом можно осуществлять своевременное оформление кадровой документации (личная подпись работников), например, оформление приказов на отпуск, увольнения (подпись в Книге учета трудовых книжек, т.к. трудовая книжка будет оформлена) приказов на прием и увольнение и т.д. не нарушая процессов и сроков оформления документов.Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Без использования электронной подписи, весь документооборот с дистанционным работником придётся проводить через обмен письмами через обычную почту.

Взаимодействие дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. При этом обязательно использовать электронные подписи и электронный документооборот при оформлении дистанционной работе не обязательно. Если у дистанционных работников нет электронной подписи, то оформление кадровых документов производится через направление работодателем по почте работникам соответствующих документов в письменном виде заказным письмо с уведомлением, после чего работники проставляют свои подписи и отправляют документы работодателю также по почте обратно таким же образом.

По требованию работодателя дистанционные работники обязаны направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, требуемых при приёме на работу, на бумажном носителе.

Это следует по общему смыслу статей 312.1 и 312.2 Трудового кодекса РФ.

Следует отметить, что описанная процедура может затянуться на длительный срок, с учётом времени необходимого для отправления документов по почте. Поэтому рекомендуется основные процедуры, требующие оформления большого объёма кадровой документации, производить в присутствии работников. Например, им можно оформлять командировку в основной офис компании (см. приложение к ответу ниже).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Да, можно.

Из определения дистанционной работы следует, что для дистанционного работника местом постоянной работы является место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ). Следовательно, поездка дистанционного работника по распоряжению работодателя в другое место, где он будет выполнять работу, в том числе и в место нахождения самого работодателя, будет являться командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Никакого запрета на направление дистанционных сотрудников в командировку трудовое законодательство не содержит.

На дистанционных работников, направленных в служебную поездку, распространяются все гарантии, связанные с направлением и оплатой командировок.

Аналогичные разъяснения дает и Минфин России в письмах от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945, от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

08.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль