Как возместить расходы на командировку если билеты были утеряны?

188

Вопрос

Как возместить расходы на командировку, если билет был работником утерян?

Ответ

Ответ на вопрос:

Работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, расходы на проезд при условии надлежащего их подтверждения.

В случае потери подлинников проездных документов, могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

При потере билета работодатель в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости. Это право руководителя, но не обязанность.

Если возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда, тогда стоимость проезда железнодорожным транспортом определяется стоимостью билет в плацкартном вагоне пассажирского поезда.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов либо копий документов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц в соответствии со ст. 210 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, работнику следует оформить документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (дубликат или копию билета). В противном случае работодатель вправе, но не обязан оплачивать проезд.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Еще одно ограничение касается возможности приобретать авиабилеты зарубежных компаний (кроме авиакомпаний государств – членов ЕАЭС) для поездок в командировку. Запрет действует в отношении федеральных государственных служащих, военнослужащих, сотрудников ПФР, ФСС России, ФФОМС, отдельных сотрудников дипломатической службы, а также иных специалистов, должность которых входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813, и перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

  1. Ответ: Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку
    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
    • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
    • руководитель организации и его заместители;
    • руководители структурных подразделений;
    • остальные сотрудники.
    • для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
    • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.
    • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
    • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.
  2. Правовая база:ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 05.02.2010 № 03-03-05/18

Письмо

[Об учете в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, сообщаем, что согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу, выступает подлинник проездного документа.

Учитывая то, что пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.Пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, - электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов, могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Директор Департамента
И.В.Трунин

23.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль