Как правильно перейти на электронный документооборот?

23

Вопрос

Как правильно перейти на электронный документооборот (журналы по основной деятельности, договоров, отпусков и т.д.)

Ответ

Ответ на вопрос:

Перевод на электронный документооборот в трудовых отношениях в настоящее время, к сожалению, не возможен.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор и другие документы по кадрам не являются гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.


Статья о Электронной трудовой книжке поможет вам не допускать ошибок в работе.


Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

По журналам: если ведение журналов обязательно в силу закона, то Вы не можете в электронной форме их вести.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация в своей учетной политике вправе предусмотреть ведение документов в электронной форме, но это возможно только при наличии электронной цифровой подписи у лиц, ответственных за разработку и утверждение данных документов (и это не касается документов, о которых мы сказали выше). При этом издание, например, графика отпусков в виде электронного документа не освобождает работодателя от обязанности согласно ст. 22 Трудового Кодекса ознакомить с графиком всех работников под роспись.

Примечание:

Минэкономразвития России подготовило законопроект, который внесет важные поправки в Трудовой кодекс РФ и упростит жизнь работодателям. Особенно крупным компаниям с численностью более 500 человек и тех, кто имеет разветвленную структуру филиалов, но при этом ведет централизованный кадровый учет.

Согласно проекту все сотрудники для подписания документов, которые непосредственно относятся к их трудовой деятельности, смогут использовать электронную цифровую подпись вместо чернильной. По предварительным оценкам ведомства, сотрудники смогут расписываться в цифровом формате уже с января 2018 года. И это правило будет касаться всех работников, а не только тех, кто заключил дистанционный трудовой договор.

Авторы проекта поясняют свою инициативу тем, что в настоящее время трудовое законодательство предписывает ознакомление сотрудника под подпись с рядом документов работодателя как при приеме на работу, так и в дальнейшем при исполнении служебных обязанностей. При этом в компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей сотрудников, может повлечь нарушение сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами задним числом, что в дальнейшем нередко становится причиной трудовых споров и судебных разбирательств с работниками. Поэтому для более удобного согласования и подписания документов без нарушения законодательных сроков введут электронную подпись. Такие поправки помогут сэкономить время руководству и кадровым службам компаний. Поскольку компании смогут одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов. Кроме того, сотрудники, получившие электронную подпись для визирования кадровых документов, смогут использовать ее в различных государственных и частных учреждениях, в которых предусмотрено использование электронной подписи.

Однако некоторые документы сотрудники все равно смогут подписывать только вручную. Список таких документов Минэкономразвития утвердит дополнительно. В их числе наверняка окажется трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и организацией.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

В общем случае нельзя.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

22.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль