Как правильно перейти на электронный документооборот?

46

Вопрос

Как правильно перейти на электронный документооборот (журналы по основной деятельности, договоров, отпусков и т.д.)

Ответ

Ответ на вопрос:

Перевод на электронный документооборот в трудовых отношениях в настоящее время, к сожалению, не возможен.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор и другие документы по кадрам не являются гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.


Статья о Электронной трудовой книжке поможет вам не допускать ошибок в работе.


Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

По журналам: если ведение журналов обязательно в силу закона, то Вы не можете в электронной форме их вести.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация в своей учетной политике вправе предусмотреть ведение документов в электронной форме, но это возможно только при наличии электронной цифровой подписи у лиц, ответственных за разработку и утверждение данных документов (и это не касается документов, о которых мы сказали выше). При этом издание, например, графика отпусков в виде электронного документа не освобождает работодателя от обязанности согласно ст. 22 Трудового Кодекса ознакомить с графиком всех работников под роспись.

Примечание:

Минэкономразвития России подготовило законопроект, который внесет важные поправки в Трудовой кодекс РФ и упростит жизнь работодателям. Особенно крупным компаниям с численностью более 500 человек и тех, кто имеет разветвленную структуру филиалов, но при этом ведет централизованный кадровый учет.

Согласно проекту все сотрудники для подписания документов, которые непосредственно относятся к их трудовой деятельности, смогут использовать электронную цифровую подпись вместо чернильной. По предварительным оценкам ведомства, сотрудники смогут расписываться в цифровом формате уже с января 2018 года. И это правило будет касаться всех работников, а не только тех, кто заключил дистанционный трудовой договор.

Авторы проекта поясняют свою инициативу тем, что в настоящее время трудовое законодательство предписывает ознакомление сотрудника под подпись с рядом документов работодателя как при приеме на работу, так и в дальнейшем при исполнении служебных обязанностей. При этом в компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей сотрудников, может повлечь нарушение сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами задним числом, что в дальнейшем нередко становится причиной трудовых споров и судебных разбирательств с работниками. Поэтому для более удобного согласования и подписания документов без нарушения законодательных сроков введут электронную подпись. Такие поправки помогут сэкономить время руководству и кадровым службам компаний. Поскольку компании смогут одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов. Кроме того, сотрудники, получившие электронную подпись для визирования кадровых документов, смогут использовать ее в различных государственных и частных учреждениях, в которых предусмотрено использование электронной подписи.

Однако некоторые документы сотрудники все равно смогут подписывать только вручную. Список таких документов Минэкономразвития утвердит дополнительно. В их числе наверняка окажется трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и организацией.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

В общем случае нельзя.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

22.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль