Как составить должностные инструкции исполнительного директора, главного бухгалтера и специалиста по начислению коммунальных платежей?

316

Вопрос

Спасибо, только я абсолютно идентичную инструкцию уже самостоятельно нашла в Инернете и адаптировала к своей ситуации. Просто очень хотелось бы получить еще и должностные инструкции исполнительного директора, главного бухгалтера и специалиста по начислению коммунальных платежей, как я запрашивала ранее. Только не формальные, а живые, рабочие. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

По исполнительному директору и главному бухгалтеру:

Что касается обязанностей по данным должностям, то трудовые функции таких работников в зависимости от сферы деятельности организации практически не отличаются. То есть те инструкции, которые мы Вам предоставили в ответе на вопрос № 717838 вполне можно использовать и для Вашей организации. Работодатель при необходимости может внести какие-то дополнительные обязанности (по желанию).

Кроме того, что касается должности исполнительного директора: отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Но если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам. Указанное соответствие должно наблюдаться как в трудовом договоре с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации.

Следует отметить, что произвольное наименование должностей может создать для организации определенные сложности. Согласно Федеральному закону от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" каждая организация обязана провести специальную оценку условий труда своих работников. Это касается всех организаций независимо от их вида, организационно-правовой формы, формы собственности. При проведении специальной оценки необходимо будет отразить не только наименование должности, но и ее код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (п. 2 ст. 18 Закона), а если должность не предусмотрена ни одним из ЕКС, то исполнить данное требование Вам будет сложно. По представлению организации, проводящей специальную оценку условий труда, вероятнее всего, придется переименовывать соответствующую должность.

Ни ЕКС, ни классификатор, ни профстандарты такой должности, как исполнительный директор, не содержат.

В связи с чем рекомендуем обозначить в штатном расписании должность руководящего работника согласно ЕКС (например, заместитель директора по тем или иным вопросам, см. "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) (ред. от 12.02.2014).

По специалисту по начислению коммунальных платежей в ответе на вопрос № 717838 Вам была предоставлена инструкция уже с учетом Вашей сферы деятельности.

В заключение еще раз обращаем Ваше внимание на то, что мы не разрабатываем документы по запросам пользователей, а предлагаем формы документов по наиболее часто встречающимся ситуациям, которые вы можете легко адаптировать под себя.

Благодарим за понимание.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги:

№ 4, Апрель 2015 года

Образцы и комментарии

Проверяем эффективность должностных инструкций

Евгения РИВКИНА, начальник отдела кадров ООО «КОРИС ассистанс» (Санкт-Петербург)

В статье читайте:

Редкая проверка организации обходится без вопроса: «А где ваши должностные инструкции?». Возможно, именно поэтому большинство руководителей уверены в том, что должностные инструкции обязательны, но при этом смутно представляют их истинное назначение. Вот зачем так важно выяснить, что делает должностные инструкции по-настоящему эффективными и почему к их составлению нельзя подходить формально.

Принципы составления должностной инструкции

В должностной инструкции прописываются трудовая функция работника, перечень его обязанностей, пределы ответственности, совокупность знаний и профессионального опыта, которыми он должен обладать, и др. (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6). Порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Это значит, что работодатель вправе сам определить соответствующий порядок и закрепить его в локальном акте, например, в Положении о должностных инструкциях или в Инструкции по кадровому делопроизводству.

В идеале, прежде чем разработать должностные инструкции, желательно создать положения о структурных подразделениях (ст. 8 ТК РФ). Другими словами, все функции, необходимые для успешной деятельности организации, нужно прописать и закрепить за соответствующими отделами, и только затем между работниками (абз. 5 письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Пример

Организация ООО «Галактика» находится в Туле, а учредители компании – в Москве. На ежегодном собрании учредителю Константину К. показалось, что штат бухгалтерии ООО «Галактика» раздут, и он предложил сократить должность бухгалтера по расчету зарплаты. В ответ главный бухгалтер Ирина Н. переслала учредителю должностные инструкции сотрудников своего отдела, в том числе бухгалтера по расчету зарплаты (образец ниже). Ирина Н. сделала приписку о том, что бухгалтер по расчету зарплаты совмещает свои обязанности с обязанностями кассира, что позволяет уменьшить фонд оплаты труда. Больше претензий к численности отдела у учредителей не возникало.


скачать образец

Распространено мнение, что должностные инструкции должны создавать исключительно кадровики. Однако к этой работе следует привлекать и руководителей подразделений. Они знают, какие задачи стоят перед их подчиненными, какие операции фактически выполняет каждый из них (суть, срок, периодичность), какой квалификацией должны обладать сотрудники.

Задача кадровика состоит в том, чтобы разработать форму должностной инструкции, помочь руководителям подразделений грамотно сформулировать обязанности специалистов и квалификационные требования к ним. А также проконтролировать грамотность документа, в том числе юридическую (если в организации нет юриста) (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ).

Специалисты рекомендуют разрабатывать должностные инструкции по каждой штатной должности (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Работа над созданием должностных инструкций начинается с издания соответствующего приказа.


скачать образец

На что обратить внимание в действующей инструкции

Мало распределить трудовые функции между работниками с помощью должностных инструкций. Нужно добиться, чтобы эти документы стали действительно полезными инструментами. Рассмотрим, как это сделать.

Соответствие фактически выполняемым функциям. Проверьте, насколько фактически выполняемые сотрудниками функции соответствуют их должностным инструкциям. Последние должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). В том числе порядок замещения других сотрудников во время их отсутствия, взаимодействия специалиста с другими отделами, его руководителем и подчиненными. Следите за соблюдением инструкций в работе. При необходимости вносите в них коррективы.

Важная статья: «Профстандарты для кадровиков: обязательны ли они?»

Разный функционал. Избегайте ненужного дублирования функций – это приводит к путанице в работе, ненужной конкуренции и конфликтам между сотрудниками, что в итоге снижает эффективность работы. В то же время помните о том, что должностные обязанности сотрудников, которые трудятся на одноименных должностях, должны совпадать (ст. 3, 132 ТК РФ). В противном случае их должности лучше переименовать. Следите за тем, чтобы обязанности между схожими должностями были распределены равномерно.

Пример

Начальник отдела кадров крупного торгового холдинга убедила коммерческого директора за каждой функцией отдела продаж закрепить отдельных сотрудников. Ранее каждый менеджер вел клиента от начала (холодные звонки) до конца (расчеты и поставка товара). Однако разные этапы работы с клиентом требовали проявления различных личностных качеств, поэтому один сотрудник физически не мог выполнять ее одинаково эффективно. Идея была реализована и оказалась удачной. Отдел продаж стал работать как единая команда, исчезла нездоровая конкуренция между сотрудниками, фирма перестала нести убытки из-за отсутствия или увольнения одного из менеджеров. Также была решена проблема эмоционального выгорания: сотрудники могли менять сферу деятельности внутри своего отдела, не тратя времени на адаптацию.

Должностная инструкция не должна ухудшать положение работника по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ).

Простой язык изложения. Положения инструкции должны быть понятными и не допускать разночтений. Вместо иностранных терминов, с которыми сотрудник может быть не знаком, используйте их русские аналоги. Работника нужно ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора и выяснить, понятны ли ему его функции (ч. третья ст. 68 ТК РФ).

Соответствие профессиональному стандарту. До появления профстандартов организации при разработке должностных инструкций ориентировались на квалификационные справочники, многие положения которых устарели (письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1). Теперь можно учитывать требования принятых профстандартов. Отметим, что пока профстандарты не стали обязательными.

Критерии эффективности. Есть несколько вариантов того, как подвигнуть сотрудников к исполнению обязанностей на максимальном уровне. Многие организации оплачивают труд персонала на основании ключевых показателей эффективности (KPI), используют принципы формирования эффективного контракта и др. (ст. 9, 57 ТК РФ). При этом в трудовом договоре оговаривается, что выплата бонусной или премиальной части зарплаты зависит от выполнения работником тех или иных критериев, которые прописаны в соответствующем локальном акте. Эти критерии должны быть измеримыми и объективными. Традиционно основанием для невыплаты бонуса, премии является нарушение должностной инструкции, трудовой дисциплины и др.

Периодичность пересмотра. Как правило, должностные инструкции пересматривают каждые пять лет или при существенных изменениях в рабочем процессе. В Положении о должностных инструкциях лучше указать:
– события, которые влекут за собой пересмотр должностной инструкции. Например, дополнение обязанностей сотрудника в связи с утверждением профстандарта по должности, изменение штатного расписания, новые задачи структурного подразделения, появление иных видов работы;
– сотрудников, которые вправе выступать с предложением о корректировке должностной инструкции. Например, это могут быть руководитель подразделения, начальник отдела кадров, юрист организации.

Совет эксперта

Юлия АЛЕКСЕЕВА, начальник отдела управления кадрами и трудовыми отношениями ОАО «АК БАРС Лизинг» (г. Казань)

Должностная инструкция выручит в случае трудового спора

Грамотно составленные должностные инструкции не просто помогают работодателю выстроить отношения с работником, но и полезны при разрешении трудовых споров. С помощью этих документов можно обосновать разницу в окладах на сходных должностях, объективно оценить деятельность сотрудника в период испытания, аргументировать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности и др. Работники, оспаривающие в судебном порядке свое увольнение, часто ссылаются именно на отсутствие должностных инструкций (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14 мая 2014 г. по делу № 33-4192).

Вносим изменения в должностную инструкцию

По мере утверждения новых профстандартов многие организации вносят уточнения в должностные инструкции работающих сотрудников. Без их согласия это можно сделать только в случае, если поправки носят уточняющий, технический характер и в целом входят в рамки выполняемой работником трудовой функции1. Если сотрудник не согласен на изменения к должностной инструкции, а они в свою очередь затрагивают обязательные условия трудового договора, то вносить их в одностороннем порядке нельзя (абз. 3 ч. второй ст. 57, ст. 60, 72 ТК РФ).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Пункт 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом Составить шаблон должностной инструкции
Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 Внести изменения в должностные инструкции
Статья 77 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Определить срок хранения должностных инструкций
Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 Узнать о пользе инструкций как для работника, так и для работодателя
Приказ Минкультуры РСФСР от 5 ноября 1980 г. № 645приказ МВД России от 12 января 1998 г. № 19 Найти типовые должностные инструкции работников музеев, некоторых категорий сотрудников ОМОН ОВД России

Важные выводы

1. Должностные инструкции должны разрабатывать руководители структурных подразделений при помощи кадровика и юриста компании.
2. Перечень должностных обязанностей должен быть сформулирован максимально простым языком.
​3. Периодичность пересмотра должностной инструкции устанавливается локальным нормативным актом и составляет обычно один раз в пять лет.

1 Часть первая ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57, ч. вторая ст. 195.1 ТК РФ, подп. «а» п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23.

22.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль