Можно в дистанционном ТД указать, что не будет документооборота с использованием укэп?

37

Вопрос

Можно ли в дистанционном ТД указать, что между сторонами  не будет осуществляться обмен электронными документами с использованием укэп.Служебные задания и поручения будут направляться работнику по имейлу.Выполненные задания и отчёты тоже будут направляться работодателю по имейлу.Заключаться ТД и изменения к нему будут в бумажной форме. Оформление заявлений и прочих документов от работника будет осуществляться на бумажных носителях с отправкой работодателю заказным письмом.Оформление приказов и прочих документов от работодателя будет осуществляться на бумажных носителях с отправкой работнику заказным письмом.Просьба дать ссылки на подтверждающие нпа, разъяснения госорганов и судебк88у

Ответ

Ответ на вопрос:

К сожалению, однозначно ответить на Ваш вопрос нельзя.

По общим правилам, использование электронной подписи для дистанционных работников обязательно, в случае, если главой 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Соответствующей главой взаимодействие сторон трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрено в следующих случаях:

  • ознакомление под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в случаях, если в такое ознакомление в письменной форме требуется ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ);
  • обращение к работодателю с заявлением, предоставление работодателю объяснения либо другой информации в случаях, если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан это сделать (ч. 6 ст. 312.1 ТК РФ);
  • заключение трудового договора о дистанционной работе и соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);
  • ознакомление дистанционного работника, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Таким образом, формально, использование электронной подписи в описанном Вами случае не обязательно.

Однако, следует отметить, что организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98). Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:

  • основываться на нормах действующего законодательства;
  • создавать документы в пределах своей компетенции;
  • соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Обязательным реквизитом, в том числе, является подпись лица, составившего такой документ (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Кроме того, любое распоряжение работодателя, по своей сути является локальным нормативным актом, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Соответственно, оформление электронных документов, в этом случае, возможно только с использованием электронной подписи. В ином случае соответствующие документы не будут иметь юридической силы и в случае спорной ситуации, стороны не смогут ссылаться на них, в качестве доказательства выполнения своих обязанностей по трудовому законодательству.

К сожалению, по данному вопросу нет ни официальных разъяснений официальных органов, ни сложившейся судебной практики.

Учитывая данные обстоятельства, рекомендуется производить любой документооборот с дистанционным работником с использованием электронной подписи. Это менее рискованно для работодателя.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Пресса: Журнал «Кадровое дело» № 8, Август 2013

Особенности работы с электронными документами

С какими сотрудниками можно заключать трудовой договор по Интернету?


– С дистанционными работниками.


Допустимо ли оформлять в электронной форме авансовый отчет по командировке?


– Да, допустимо.


Сколько лет хранить кадровые документы в электронном виде?


– Столько же, сколько и бумажные.


Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе дали возможность оформлять трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стремятся освоить электронный документооборот. Сложность в том, что многие кадровики не доверяют виртуальным документам. Насколько обоснованна такая осторожность? Каковы требования к кадровым документам в электронном виде? Какие из них обязательно должны быть продублированы на бумаге?

Статьи в тему:

«Организуем работу с электронным трудовым договором» (№ 8, 2012)

«В ногу со временем: создаем электронный документ» (№ 2, 2010)

Требования к электронному документу

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
– основываться на нормах действующего законодательства;
– создавать документы в пределах своей компетенции;
– соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора Часть пятая ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор Часть первая ст. 67, ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка Статья 66, ч. седьмая ст. 312.2 ТК РФ, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)
Личная карточка работника Пункт 12 Правил № 225
Договор о материальной ответственности Часть первая ст. 244 ТК РФ
Больничный лист Часть 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора Статьи 72, 72.1, 74, 306, 332, 344 ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников) Часть первая ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни Часть восьмая ст. 113 ТК РФ
Ученический договор Статья 200 ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба Часть вторая ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок Часть первая ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора Статьи 71, 79, 180, 288, 292, 296 ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора Статьи 80, 280, 292, 296, 348.2, 348.12 ТК РФ
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора Часть вторая ст. 84.1, ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ

Электронная подпись в трудовых отношениях

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.

Совет

Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

Исправляем ошибку

Ошибка
Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее – Порядок)).
Как правильно
Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X).
Что будет если...
Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету.

Как получить усиленную квалифицированную подпись

В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
– утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
– несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13–16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина КОРОТИНА,

главный специалист по управлению персоналом АНО «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и др.

Мария ВЕЛИЧКО,

советник директора по персоналу ГУП СО «Распорядительная дирекция МУГИСО» (г. Екатеринбург):

– Есть некое противоречие между Законом об электронной подписи и Трудовым кодексом. Формально документ с электронной квалифицированной подписью приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Однако в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников.

Евгений ТИТОВ,

руководитель службы качества ОАО «Канашский завод резцов» (г. Канаш, Чувашская Республика):

– На сегодняшний день трудовое законодательство не предоставляет работодателю условий, при которых все кадровые документы могли бы храниться только в электронном виде. Исключение – документы, связанные с трудовыми отношениями дистанционных работников.

Документы в тему

Документ Поможет вам
Пункты 2.1.3, 2.1.17, 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98), п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Уточнить значение терминов «документ», «электронный документ», «юридическая сила документа»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ) Разобраться в том, как и когда можно применять электронную подпись
Письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 Убедиться в том, что в электронной форме можно подтвердить расходы на командировку
Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила работы архивов) Узнать о правилах и способах хранения электронных документов

Материал подготовила Екатерина ЩЕТИННИКОВА,
специалист по кадровым и правовым вопросам компании «ВВЛ Корп.», представительство в России (г. Королев)

1Подробнее об особенностях трудовых отношений с дистанционными сотрудниками читайте в № 6, 2013.

24.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль