Каков порядок ведения личных дел?

87

Вопрос

После недавней проверки бюджетной организации (Дом Культуры) было составлено предписание трудовой инспекцией по ведению личных дел. В 2002 году, в результате реорганизации, в данную организацию были переведены сотрудники и переданы их личные дела. Таким образом, часть личных дел не ведется с 1997, часть с 2002г. Как сейчас восстановить ведение личных дел? можно ли оспорить необходимость их ведения?

Ответ

Ответ на вопрос:

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Следовательно, если сотрудники Дома Культуры не относятся к указанным категориям, учреждение не обязано заводить на них личные дела.

Предписание инспекции можно обжаловать либо руководителю инспекции (в течение 15 календарных дней), либо в суд (в течение 10 дней).

Важно: если в предписании речь идет не о личных делах, а о личных карточках по форме Т-2, то ведение таких карточек обязательно для всех работодателей. В личной карточке следует повторять все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении, также в ней указываются данные о предоставлении отпусков. В этом случае работодателю необходимо выполнить предписание инспектора, завести личные карточки на всех работников и внести в них информацию за весь период работы на основании трудовых книжек и кадровых документов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих *(ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Из ответа «Как оформить личное дело сотрудника»

2. Ответ: Как подать возражения на акт или предписание, полученные по итогам проверки трудовой инспекцией

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

По итогам проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция оформляет акт. Кроме того, ею могут быть составлены предписание и постановление, если в ходе проверки будет установлено, что организация нарушила трудовое законодательство.

Если организация не согласна с фактами, выводами и предложениями, изложенными в акте проверки, либо с полученным предписанием, то она вправе оформить свои возражения.

Подать возражения необходимо в письменной форме в течение 15 календарных дней с даты получения акта, предписания. Возражения могут быть поданы в отношении документа в целом или его отдельных положений. При необходимости организация вправе приложить к возражениям подтверждающие документы или их копии. Подготовленные возражения организация направляет в трудовую инспекцию, сотрудники которой проводили проверку.

Об этом говорится в части 12 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

По итогам рассмотрения возражений, при условии что они обоснованны, акт проверки (предписание) может быть изменен (полностью или частично) или отменен.

Из ответа «Как обжаловать результаты проверки трудовой инспекции»

3. Ответ:Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нет, нельзя.

Личная карточка – это обязательный документ, который должны вести все работодатели независимо от их организационно-правовой формы на каждого сотрудника (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). В личной карточке следует повторять все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Обязанность вести личные дела на сотрудников предусмотрена только для отдельных работодателей. Подробнее о порядке оформления личных дел см. Как оформить личное дело сотрудника.

Из ответа «Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2»

4. Нормативная база: Трудовой кодекс Российской Федерации

Статья 357. Основные права государственных инспекторов труда

Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право:

(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 18.07.2011 N 242-ФЗ)

в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей - физических лиц;

(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 18.07.2011 N 242-ФЗ)

запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;

(в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)

изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;

предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;

абзац утратил силу. - Федеральный закон от 09.05.2005 N 45-ФЗ;

направлять в суды требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;

(в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)

выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным требованиям охраны труда;

(в ред. Федерального закона от 19.07.2011 N 248-ФЗ)

абзацы одиннадцатый - двенадцатый утратили силу. - Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ;

составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

предъявлять организации, проводящей специальную оценку условий труда, обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений требований законодательства о специальной оценке условий труда.

(абзац введен Федеральным законом от 28.12.2013 N 421-ФЗ)

В случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в суд в течение десяти дней со дня его получения работодателем или его представителем.

21.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль