text
Кадровое дело

Как быть с дубликатом трудовой книжки сотрудника?

  • 14 июня 2017
  • 83

Вопрос

Возникла ситуация: к нам пришел работник без трудовой книжки в связи с утерей мы с его согласия завели ему новую книжку спустя год он пришел к нам с оформленным дубликатом и просит чтобы имеющуюся запись о приеме в новой трудовой мы перенесли в дубликат и заменили новую книжку на дубликат (оставили его у себя). Получается что в дубликате после предыдущего работодателя (который потерял книжку работника и сделал дубликат) следующий только наша организация, а в новой книжке тоже только наша запись. что в такой ситуации должен делать работодатель? мы должны выполнить его просьбу по письменному заявлению? руководитель против замены имеющейся книжки на дубликат, как его убедить что наша запись в дубликате не нарушает закон а соблюдает права работника если есть ссылка на закон дайте пожалуйста

Ответ

Ответ на вопрос:

Возможны два варианта решения подобной ситуации.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Дубликат трудовой книжки: как заполнить и восстановить утраченные сведения.

Читать статью

Первый вариант: пойти работнику навстречу, и принять старую трудовую книжку или ее дубликат. Для этого необходимо:


Вам будет полезно узнать о заявлении на оформление трудовой книжки в материале по ссылке.


· Составить Акт о предоставлении трудовой книжки работником,

· взять от него объяснения о причинах столь позднего предоставления трудовой книжки;


Читайте о перечне локальных нормативных актов организации, чтобы не совершать ошибок.


· уничтожить ранее заполненный новый бланк (как испорченный), о чем составить соответствующий акт. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.. Типовая форма такого акта для коммерческих организаций не предусмотрена, поэтому они могут составить акт в произвольной форме или по форме № 0504816 (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нп. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).;

· внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек;

· вернуть работнику деньги за новый бланк, если он уже их внес.

Второй вариант: продолжить вести новую трудовую книжку.


Интересная информация об образцах заявлений на оформление трудовой книжки размещена здесь.


Работодатель вправе отказать работнику и не вносить запись о работе в своей компании в найденную трудовую книжку или принесенный уже после оформления новой трудовой книжки дубликат. Причем в случае спора у компании будет свидетельство того, что ее действия были изначально правильными: заявление работника с просьбой оформить новую трудовую книжку.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении. Если Вы завели новую трудовую книжку, то правомерно будет вести именно ее, тем более, что заявление работника с просьбой завести ему новую трудовую книжку у Вас есть.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Для этих целей работодатели используют различные способы:

· принимают на хранение представленную трудовую книжку. При этом информация о текущей трудовой деятельности в нее не вносится;

или

· хранят заверенные копии всех страниц найденной трудовой книжки.

Это поможет в случае контрольных мероприятий доказать ФСС России, что страховой стаж был определен правильно.

Таким образом, Вы можете как пойти навстречу работнику, так и продолжить вести новую трудовую книжку, это не будет нарушением.

Прямого указания закона на то, что в описанной ситуации строго необходимо поступить только каким-то одним способом, нет. Таким образом, Ваш руководитель вправе и отказать работнику во внесении записей о работе у Вас в дубликат, который принес работник. Но учесть стаж по всем трудовым книжкам необходимо.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.03.2016

24.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»




Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»




Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок