Как быть с дубликатом трудовой книжки сотрудника?

61

Вопрос

Возникла ситуация: к нам пришел работник без трудовой книжки в связи с утерей мы с его согласия завели ему новую книжку спустя год он пришел к нам с оформленным дубликатом и просит чтобы имеющуюся запись о приеме в новой трудовой мы перенесли в дубликат и заменили новую книжку на дубликат (оставили его у себя). Получается что в дубликате после предыдущего работодателя (который потерял книжку работника и сделал дубликат) следующий только наша организация, а в новой книжке тоже только наша запись. что в такой ситуации должен делать работодатель? мы должны выполнить его просьбу по письменному заявлению? руководитель против замены имеющейся книжки на дубликат, как его убедить что наша запись в дубликате не нарушает закон а соблюдает права работника если есть ссылка на закон дайте пожалуйста

Ответ

Ответ на вопрос:

Возможны два варианта решения подобной ситуации.

Первый вариант: пойти работнику навстречу, и принять старую трудовую книжку или ее дубликат. Для этого необходимо:


Вам будет полезно узнать о заявлении на оформление трудовой книжки в материале по ссылке.


· Составить Акт о предоставлении трудовой книжки работником,

· взять от него объяснения о причинах столь позднего предоставления трудовой книжки;


Читайте о перечне локальных нормативных актов организации, чтобы не совершать ошибок.


· уничтожить ранее заполненный новый бланк (как испорченный), о чем составить соответствующий акт. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.. Типовая форма такого акта для коммерческих организаций не предусмотрена, поэтому они могут составить акт в произвольной форме или по форме № 0504816 (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нп. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).;

· внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек;

· вернуть работнику деньги за новый бланк, если он уже их внес.

Второй вариант: продолжить вести новую трудовую книжку.


Интересная информация об образцах заявлений на оформление трудовой книжки размещена здесь.


Работодатель вправе отказать работнику и не вносить запись о работе в своей компании в найденную трудовую книжку или принесенный уже после оформления новой трудовой книжки дубликат. Причем в случае спора у компании будет свидетельство того, что ее действия были изначально правильными: заявление работника с просьбой оформить новую трудовую книжку.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении. Если Вы завели новую трудовую книжку, то правомерно будет вести именно ее, тем более, что заявление работника с просьбой завести ему новую трудовую книжку у Вас есть.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Для этих целей работодатели используют различные способы:

· принимают на хранение представленную трудовую книжку. При этом информация о текущей трудовой деятельности в нее не вносится;

или

· хранят заверенные копии всех страниц найденной трудовой книжки.

Это поможет в случае контрольных мероприятий доказать ФСС России, что страховой стаж был определен правильно.

Таким образом, Вы можете как пойти навстречу работнику, так и продолжить вести новую трудовую книжку, это не будет нарушением.

Прямого указания закона на то, что в описанной ситуации строго необходимо поступить только каким-то одним способом, нет. Таким образом, Ваш руководитель вправе и отказать работнику во внесении записей о работе у Вас в дубликат, который принес работник. Но учесть стаж по всем трудовым книжкам необходимо.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.03.2016

24.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль