Как оформить новую трудовую книжку, если работник потерял старую?

131

Вопрос

К нам трудоустроился сотрудник, но трудовую книжку не предоставил. Написал заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с утерей старой. Так же предоставил выписку из Пенсионного Фонда о стаже в районах Крайнего Севера. Должна ли я выдать ему новую трудовую книжку с указанием стажа согласно выписки ПФР или это будет дубликат?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству).

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

При этом, если работник имел трудовую деятельность до приема к вам на работу, то оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, внесите в нее сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации. Также, перечень документов, подтверждающих стаж сотрудника, установлен пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Вместе с тем, отметим, что справка Пенсионного Фонда о страховых взносах, которые отчисляли работодатели на сотрудника, будет являться подтверждением периодов его трудовой деятельности для назначения пенсии сотруднику. Однако, она не является основанием для внесения данных периодов в трудовую книжку.

Таким образом, можно сказать, что на основании справки Пенсионного Фонда вы не имеете права вносить данный период в трудовую книжку работника. При этом, данный период вы вправе учитывать при подсчете страхового стажа работника.

Вы можете снять с данной справки копию и хранить ее в личном деле сотрудника, а оригинал отдайте сотруднику, так как она ему может пригодиться при оформлении пенсии.

Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не обязывают работодателя указывать в трудовой книжке в записи о приеме или переводе на работу, что работа будет выполняться в районах Крайнего Севера. Подтвердить северный стаж можно с помощью справки с места работы, которая выдается сотруднику при увольнении и содержит необходимые сведения о фактическом стаже работы в особых условиях, величине надбавки и другую необходимую информацию (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

И.И. Шкловец

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив. Это предусмотрено установленным порядком ликвидации организаций (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 16.03.2016

16.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль