Как правильно оформить возмещение почтовых расходов?

167

Вопрос

Вопрос: часть работников компании находятся в других городах. Документооборот по ним производится (чаще всего) через почту рф. Расход на пересылку от работников ложится на них лично. Никаких комментариев по данному вопросу в ЛНА нет. Логично, что правильнее компенсировать данные расходы со стороны компании. Как правильно это отразить и где? как это аргументировать бухгалтерии, чтоб они приняли предложение, т.к. именно бухгалтерия не видит оснований компенсации?

Ответ

Ответ на вопрос:

Действительно, следует возмещать соответствующие расходы за счёт работодателя.

По общим правилам, ведение документооборота возлагается на работодателя. Если работодатель не выполнит обязательные требования законодательства, например, по ознакомления работника с теми или иными документами, по выдаче работнику документов, то это может стать основанием для привлечения работодателя к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если же работник откажется помогать работодателю по осуществлению им документооборота, то это не влечёт для него каких-либо негативных последствий. То есть, именно работодатель заинтересован в обеспечении такого документооборота.


Читайте о прекращении действия локального нормативного акта, чтобы не совершать ошибок.


Более того, работодатель не может устанавливать правила ухудшающие положение работников по сравнению с действующим законодательством (статьи 8, 9, 57 ТК РФ). Поэтому, даже если он закрепить обязанность работника компенсировать соответствующие расходы, то это будет признано неправомерным.

Кроме того, если работник откажется оплачивать работодателю расходы на осуществление документооборота по почте, то у работодателя не будет оснований для взыскания с работника таких средств. Это следует по смыслу статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Поэтому, для минимизации возможных рисков, следует закрепить во внутренних документах организации положение об осуществлении документооборота по почте за счёт работодателя (ст. 8 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: За чей счет нужно направить трудовую книжку, если при увольнении сотрудник ее не получил и попросил направить по почте

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, работодатель вправе направить ее по почте при согласии на это сотрудника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Работодатель вправе взимать плату с сотрудника только лишь за приобретение бланка трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Иных случаев взимания с сотрудника платы за действия с трудовой книжкой законодательство не содержит. Исходя из указанного, можно сделать вывод, что расходы по пересылке трудовой книжки, не полученной сотрудником в день увольнения, несет работодатель.

Правомерность данного подхода подтверждают и положения статьи 137 Трудового кодекса РФ, которая предусматривает исчерпывающий перечень случаев, когда можно производить взыскания с сотрудника. Рассматриваемый случай указанной нормой не предусмотрен.

См. другие нюансы отправки трудовой книжки по почте

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

15.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль