Как оформить ответственного по труд. книжкам на время отсутствия основного работника?

83

Вопрос

Работник, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, ушел на больничный. Какие документы и в какой срок нужно оформить (приказ о назначении нового ответственного на время отсутствия основного работника, акт приема-передачи трудовых книжек и т.д.). Приведите, пожалуйста, примеры (образцы) документов. Большое спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

В описанной ситуации целесообразно оформить временное замещение отсутствующего работника. Приём-передачу трудовых книжек следует оформить по внутренним правилам.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе назначить специально уполномоченное лицо по работе с трудовыми книжками. Для этого руководитель организации издает приказ в произвольной письменной форме. В нем удобно сразу обозначить, кто исполняет обязанности ответственного сотрудника в случае его отсутствия. Соответствующие задачи специально уполномоченного лица указываются в должностной инструкции или в трудовом договоре с ним (ст. 60 ТК РФ).


Читайте о трудовом договоре без трудовой книжки еще больше по ссылке.


Если необходимо назначить ответственным лицом работника, в чьи должностные обязанности это не входит, то, учитывая положения статьи 60 ТК РФ, оптимальным вариантом будет оформить замещение временно отсутствующего работника (http://www.1kadry.ru/#/document/130/50462/).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому, при смене ответственного лица следует оформить акт приёма-передачи трудовых книжек. Такой акт следует составлять непосредственно при смене ответственного лица. Образец акта Вы сможете найти в приложение к ответу ниже.

Следует отметить, что в случае больничного, не всегда возможно оперативно оформить акт приёма-передачи трудовых книжек. Поэтому, рекомендуется назначать одновременно несколько лиц, ответственных за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Это не правомерно и может быть оформлено работодателем через издание соответствующего приказа в произвольной форме (http://www.1kadry.ru/#/document/118/19667/).

Подробности в материалах Системы Кадры:

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012

АКТ № 2
приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного
бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера
А.С. Кондратьева,в присутствиименеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста
по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по состоянию на 15 июня 2012 г.
от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-
к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела
входят следующие документы:

Наименование Количество Примечание
1 Трудовые книжки 74
2 Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним 56

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом
состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о
переводе на другую работу.

Приложение:

1. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:
Менеджер по персоналу И.А. Игнатьева
15.06.2012
Приняла:
Специалист по кадрам Е.В. Иванова
15.06.2012
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер А.С. Глебова
15.06.2012
Члены комиссии:
Директор по персоналу Е.В. Пригожева
15.06.2012
Менеджер А.С. Кондратьев
15.06.2012

14.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль