Когда можно закрыть книги учета движения трудовых книжек?

184

Вопрос

Вопрос: в организации слишком много книг учета движения трудовых книжек.Добрый день! Раньше наша организация была большая, ля удобства работы у нас заведено было несколько книг учета движения трудовых книжек - в каждом подразделении своя. Органиазция уменьшилас, трудовыми книжками занимается единственный специалист по кадрам, а книг учета осталось очень много (все "открытые" - еще много страниц, свободных для заполнения). Для удобства мы бы хотели "закрыть" все книги учета движения трудовых книжек и оставить в работе только одну.Как это можно сделать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, что законодательством данный момент не урегулирован. Полагаем, что можно поступить следующим образом: выбрать одну книгу, которая будет вестись в организации. Остальные следует "закрыть", пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения (т.е. указать, что все перенесено в основную книгу), а также указав общее количество зарегистрированных в каждой книге, трудовых книжек работников.

Подробности в материалах Системы Кадры:


О заполнении книги учета движения трудовых книжек читайте подробнее здесь.


1.Ответ: Как поступить, если в организации потеряли книгу учета движения трудовых книжек

И.И. Шкловец

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом в каждой организации (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом действующее трудовое законодательство не регламентирует порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек утеряна. Поэтому рекомендуется руководствоваться по аналогии правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем и предпринять следующие действия:

1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета трудовых книжек. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации, сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных сотрудников.

2. В порядке работы комиссии затребовать у сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных причастных к утере сотрудников объяснительные, зафиксировав в них причины утраты книги учета.

3. По результатам работы комиссии составить акт в произвольной форме, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета трудовых книжек. Таким результатом может быть:

  • установление виновного лица и меры его ответственности;
  • принятие решения об оформлении новой книги учета трудовых книжек с восстановлением данных по работающим сотрудникам;
  • рекомендации для исключения подобной ситуации в дальнейшем.

4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета трудовых книжек и при необходимости и наличии виновных лиц привлечении их к ответственности.

5. Начать вести новую книгу учета трудовых книжек, восстановив в ней все данные о трудовых книжках уже работающих в организации сотрудников. Записи в книгу рекомендуется вносить с соблюдением хронологического порядка поступления трудовых книжек в организацию. То есть по мере приема сотрудников: начиная от долгожителей организации и заканчивая вновь принятыми сотрудниками.


У вас не останется вопросов о Учете трудовых книжек после прочтения статьи по ссылке.


Внимание: если книга была относительно новой и есть возможность восстановить все записи, в том числе по уже уволенным сотрудникам, имеет смысл это сделать. В противном случае остается риск, что бывший сотрудник обратится с жалобой о несвоевременной выдаче трудовой книжки и у работодателя не будет никаких подтверждающих документов факта выдачи трудовой. Если, конечно, локальными документами организации не предусмотрено каких-то дополнительных внутренних документов для дублирования информации о выдаче трудовых книжек. См. подробнее об ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 25.02.2016

25.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль