Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

377

Вопрос

В течении какого срока необходимо хранить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы?

Ответ

Ответ на вопрос:

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации.

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

Следовательно, приказы бывают:

  • организационные;
  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  • информационно-справочные.
  • – по личному составу;
  • – по основной деятельности;
  • – по административно-хозяйственной деятельности.

Статья о том, Сколько хранятся приказы на отпуск поможет вам не допускать ошибок в работе.


В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Документы, хранящиеся 75 лет:

По личному составу :

  • прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
  • личные карточки и дела работников;
  • трудовые договоры;
  • изменение фамилии;
  • поощрения, награждения;
  • оплата труда, премирование, различные выплаты;
  • материалы по аттестации рабочих мест во вредных или опасных условиях труда;
  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • отпуска по уходу за ребенком;
  • отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
  • дежурства по профилю основной деятельности;
  • длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда).

Документы, хранящиеся 5 лет:


Мы рекомендуем почитать о приказе о награждении почетной грамотой материал по этой ссылке.


По личному составу:

  • отпуска в связи с обучением,
  • о дежурствах,
  • о командировках внутри страны,
  • приказы об отпусках (кроме отпусков за вредность, которые хранятся 75 лет)
  • о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • о привлечении работника к дисциплинарной ответственности
  • о привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Приказам по административно-хозяйственной деятельности


Читайте подробнее о приказе об утверждении штатного расписания по этой ссылке.


Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • охрана.
  • 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;
  • 2) утверждение (изменение) штатного расписания;
  • 3) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  • 4) планирование деятельности;
  • 5 контроль за деятельностью (отчетность);
  • 6) установление режима работы и внесение изменений в него;
  • 7) финансирование деятельности;
  • 8) материально-техническое обеспечение;
  • 9) информационное и документационное обеспечение;
  • 10) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Вопрос: Какой срок хранения:
- Приказ на отпуск без сохранения заработной платы – 75 лет (пункт 19 Перечня).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы

Н.З. Ковязина

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 10.02.2016

10.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль