Допускается ли ознакомление работника с документами по почте?

65

Вопрос

Увольняем внешнего совместителя (находится в другом городе) и заключаем с ним срочный трудовой договор. Можем ли мы отправить документы о приеме и увольнении для ознакомления по почте, в том числе карточку Т-2

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, это допустимо, при условии, что речь идёт о дистанционном работнике. В ином случае, отправка документов для ознакомления по почте, несёт риски для организации.

Оформление на работу и увольнение с работы сотрудников организации, подразумевает очное ознакомление работников с документами. Это следует по смыслу статей 67, 68, 84.1 Трудового кодекса РФ.

Единственное исключение из данного правила предусмотрено для дистанционных работников. Выполнение работы и осуществление взаимодействия работодателя и дистанционного работника производиться при использовании информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет. Дистанционный сотрудник может ознакомиться с кадровыми документами в электронной форме, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Следует отметить, что использовать электронные подписи и электронный документооборот при оформлении дистанционной работе не обязательно. Если у дистанционных работников нет электронной подписи, то оформление кадровых документов производится через направление работодателем по почте работникам соответствующих документов в письменном виде заказным письмо с уведомлением, после чего работники проставляют свои подписи и отправляют документы работодателю также по почте обратно таким же образом.

Это следует по общему смыслу статей 312.1 и 312.2 Трудового кодекса РФ.

Следует отметить, что если работодатель произведёт ознакомление работников, не являющихся дистанционными работниками по почте, то это может вызвать претензии контролирующих органов. Поэтому, если есть необходимость оформить работника по почте, целесообразно произвести оформление такого работника в качестве дистанционного (http://www.1kadry.ru/#/document/130/50775/).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Что понимается под дистанционной работой

Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

  • вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
  • вне стационарного рабочего места;
  • вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными сотрудниками признаются лица, выполняющие дистанционную работу.

Такие правила установлены частями 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. таблицу.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

10.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль