Когда работнику нужно оформить дубликат трудовой книжки?

29

Вопрос

Когда работнику нужно оформить дубликат трудовой книжки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Действующим законодательством предусмотрено ограниченное число случаев, когда работодатель обязан оформить сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

Следовательно, если Ваш случай относится к указанным выше, то Вы можете оформить сотруднику дубликата трудовой книжки.

В соответствии с пунктом 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, если старая трудовая книжка сохранена, записи в ней различимы, печати читаемы, то основанием для внесения записей в дубликат трудовой книжки может быть сама трудовая книжка.

Следовательно, при оформлении дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Далее, дубликат оформляется в установленном порядке:

внесите сведения на титульный лист дубликата. При этом, вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата. Также, отметим, что на место печати Вы должны поставите печать своей организации.

внесите сведения в раздел «Сведения о работе»:

В графе 3 отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

Далее, этот общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. То есть, перенесите все записи из старой трудовой книжки.

Что касается печати, после внесения сведений о работе в трудовую книжку работника при заполнении дубликата, то в данном случае законодательство предусматривается заверение подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника только в случае увольнения из организации.

Следовательно, проставлять печать, после внесенных данных в раздел "Сведения о работе" дубликата трудовой книжки не нужно. Заверить печатью все внесенные сведения Вам необходимо будет только при увольнении данного работника из Вашей организации.

Полагаем, что если есть сокращение типа ст.77, то желательно написать полностью: статьи 77

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Формы: Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата
Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия Иванова
Имя Елена
Отчество Васильевна
Дата рождения 15.10.1955
(число, месяц, год)

Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность переводчик
Дата заполнения « 09 » августа 20 10 г.
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек

(разборчиво)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий трудовой стаж –10 лет 7 месяцев 8 дней, непрерывный трудовой стаж – 6 лет 7 месяцев 5 дней
Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)
1 03 03 1997 Принята в отдел кадров на должность инспектора Копия приказа от 03.03.1997 № 4-к
2 07 09 1999 Переведена в бухгалтерию на должность кассира Копия приказа от 07.09.1999 № 70-к
3 05 03 2001 Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодекса законов о труде Российской Федерации Копия приказа от 05.03.2001 № 90-к

(Продолжение)

Сведения о работе


записи
Дата Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО «Производственная фирма "Мастер"»)
4 17 01 2002 Принята в административный отдел на должность секретаря Приказ от 17.01.2002 № 55-к
5 21 07 2010

Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Руководитель отдела кадров
Е.Э. Громова


Работник
Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2010 № 78-к

2.Ответ: В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки

И.И. Шкловец

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:

  • утеряна;
  • пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
  • содержит недействительную запись об увольнении или переводе.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.

Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

17.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль