Как правильно хранить документы?

384

Вопрос

Руководитель организации требует, чтобы документы по командировкам, хранились в отделе кадров все вместе, в одной папке, вне зависимости от вида документа, то есть авансовый отчет, приказ и прочее. Разве можно так делать?

Ответ

Порядок ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства, но действующим законодательством не установлены требования о конкретном порядке, совместном или раздельном, документов относящихся к одному направлению деятельности.

При организации хранения документов нужно руководствоваться следующими нормативными актами: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, Перечнем, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.


Статья о том, Где хранится трудовая книжка поможет вам не допускать ошибок в работе.


Обязанность организации по хранению документации закреплена на законодательном уровне, например, статьей 50 Федерального закона от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» установлен перечень документов, которые общество обязано хранить. Более того, пунктом 2 статьи 12 данного Закона установлено, что Устав общества должен содержать сведения о порядке хранения документов общества. По акционерным обществам действует отдельное положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Обязательными для хранения в организациях любой формы собственности являются документы по личному составу. Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований к конкретному порядку хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения отчетов, заявлений, уведомлений с приказами по личному составу каждый работодатель решает по своему усмотрению. Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне.

Документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, формируют в дела, помещенные в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТР 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Приказ о направлении работника в командировку относится к приказам по личному составу. Приказы по личному составу хранят в отделе кадров (если таковой имеется). Как правило, приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируют в разные дела.

Авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки, работник сдает работодателю, как в правило, в бухгалтерию, так как это документ бухгалтерской отчетности (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Удобнее хранить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке. В бухгалтерию работники кадровой службы передают копию приказа о направлении работника в командировку. Поэтому с копией данного приказа указанные документы хранить можно.

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность – предупреждение или административный штраф в размере (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц.

Читайте в электронном журнале:

Экспертиза ценности документов: образцы документов

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов

Где должно храниться заявление на оформление трудовой книжки?

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль