Как отразить в положении о командировках порядок компенсации расходов?

100

Вопрос

Положение о служебных командировках.Как корректно отразить в положении о служебных командировках такой кейс:"Место работы сотрудника - г.Москва. Сотрудник едет на выходные едет из Москвы в Ставрополь. С понедельника начинается его командировка в Краснодаре. Со Ставрополя до Краснодара он добирается своим ходом. Из Краснодара вылетает на рабочее место в Москву".Как корректно отразить возможность данных кейсов в положении о служебных командировках, чтобы при налоговых проверках было как можно меньше рисков (упрощённая система налогообложения).Похожий кейс:"Сотрудник уезжает в командировку из Москвы в Сочи по пятницу включительно и остаётся в Сочи на выходные".Как корректнее отобразить данную возможность в положении о служебных командировках?Как корректнее данные кейсы отображать в приказах?

Ответ

В данном случае, следует указать в положении о командировки порядок компенсации расходов работника на проезд.


Читайте о командировках 2016 больше информации в статье по ссылке.



Мы рекомендуем почитать о командировке работников за границу материал по этой ссылке.


Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 1112 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).

Таким образом, дата начала командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть позже даты фактического отправления, а дата окончания позже дня окончания командировки. Например, как в Ваших случаях. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд или более раннее отправление и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в решении или приказе о направлении в командировку, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.


Интересная информация о положении о командировках 2017 размещена здесь.


Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. письма ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564, Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283,от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234), и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Таким образом, в положении о командировке следует предусмотреть порядок документального согласования более раннего отправления в командировку и более позднего выезда из командировки. Кроме того, следует указать порядок возмещения работнику расходов работнику на проезд в подобных случаях. Например, можете указать, что в случае если работник отправляется в командировку из места не совпадающего с местом работы, то по согласованию с непосредственным руководителем ему компенсируется проезд из этого населённого пункта до места командировки.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.


Более подробно о различиях между служебной командировкой и вахтовым методом работы вы можете узнать в статье.


Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

31.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль