Должен ли работодатель хранить документы работников-иностранцев?

477

Вопрос

Наша компания работает с иностранными гражданами. обязаны ли мы хранить ксерокопии документов сотрудников (патент, регистрация и т.д.) Данные документы у нас запросило УФМС при документарной проверке.

Ответ

Ответ на вопрос:

Напрямую закон не требует от работодателя делать копии представленных работником документов.

Вместе с тем, в ряде случаев работодателю необходимо документальное подтверждение того, что сотрудник принят на работу с соблюдением требований законодательства, и что работодатель своевременно выполняет обязанности, возложенные на него законом в связи с приемом на работу отдельных категорий работников (в частности, иностранцев).

Поскольку для приема иностранцев на работу необходима разрешительная документация (за редкими исключениями), для подтверждения выполнения данного требования работодателю следует хранить у себя копию патента иностранца и копии квитанций об уплате иностранцем авансового платежа, подтверждающих своевременное продление этого патента.


Читайте о том, как удерживать НДФЛ с иностранцев, чтобы не совершать ошибок.


Что касается сведений о постановке на миграционный учет, то, как правило, иностранного работника ставит на учет работодатель как принимающая сторона. В этом случае работодателю необходимо документальное подтверждение выполнения обязанности по постановке иностранца на учет (отрывная часть уведомления о прибытии).

Если сотрудник первоначально сам встал на учет по месту фактического проживания, ставить его на учет по адресу организации не нужно, и работодатель не является принимающей стороной. Формально закон не возлагает на работодателя обязанность контролировать, состоит ли его работник на миграционном учете, если принимающей стороной является не работодатель.

НО мы настоятельно рекомендуем и в этом случае делать копии с отрывной части уведомления о прибытии, которыми подтверждается как факт постановки на миграционный учет. Это снимает все риски с работодателя.

ФМС в ходе проверок исходит из того, что принимающей стороной является именно работодатель (как в большинстве случаев и бывает), и в случае несоблюдения установленного порядка срока пребывания привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить прием на работу иностранного гражданина

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

После того как оформите все необходимые разрешительные документы, заключите с иностранным гражданином, трудовой или гражданско-правовой договор.

Наряду с общими сведениями в трудовых договорах иностранцев в зависимости от их статуса необходимо указывать следующие дополнительные сведения:*

  • для временно пребывающих иностранцев – сведения о разрешении на работу или патенте;
  • для временно проживающих иностранцев – сведения о разрешении на временное проживание;
  • для постоянно проживающих иностранцев – сведения о виде на жительство.

Наряду с обязательными условиями в трудовом договоре с временно пребывающим иностранцем нужно указать основание оказания такому сотруднику медицинской помощи в период действия его трудового договора. В частности, следует указать реквизиты договора (полиса) ДМС либо заключенного работодателем и медицинской организацией договора о предоставлении иностранцу платных медицинских услуг. При этом полис ДМС или договор о предоставлении платных медицинских услуг должен обеспечивать оказание иностранцу первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме.

Об этом сказано в статьях 327.1 и 327.2 Трудового кодекса РФ.


Важную информацию о том, Где хранится трудовая книжка вы найдете в материале здесь.


Трудовые договоры с иностранными гражданами заключают на неопределенный срок, а при наличии предусмотренных законом оснований – на определенный срок (ч. 5 ст. 327.1 ТК РФ).

О том, какие документы иностранцы должны предъявлять работодателю при заключении трудовых договоров, см. Какие документы сотрудник должен предъявить при приеме на работу.

Внимание: за заключение трудовых (гражданско-правовых) договоров с иностранными гражданами, незаконно находящимися на территории России, установлена административная ответственность в виде административного штрафа:

– для организации – в размере от 400 000 до 500 000 руб.;

– для должностных лиц организации – в размере от 40 000 до 50 000 руб.

При этом, если нарушение установлено в отношении двух и более иностранных работников, ответственность наступает в отношении каждого. Об этом сказано в части 1 статьи 18.9 и примечании к статье 18.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сотруднику-иностранцу, с которым заключен трудовой договор и который проработал в организации свыше пяти дней, оформите трудовую книжку (ч. 4 ст. 65, ст. 66 ТК РФ).

Из ответа «Как оформить прием на работу сотрудника-иностранца»

2. Ответ: Как поставить на миграционный учет временно пребывающего иностранца, въехавшего на территорию России без визы

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С момента въезда иностранного гражданина на территорию России возникают следующие обязанности. Иностранец при пересечении границы должен получить и заполнить миграционную карту. Принимающая сторона, как правило, работодатель, а в исключительных случаях сам иностранец с целью постановки на миграционный учет должны направить уведомление о прибытии в Россию в общем случае не позднее семи рабочих дней со дня въезда иностранца. Такие правила установлены статьей 25.9 Закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ, пунктами 1, 2 и 3 ст. 20 Закона от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ.

В отношении граждан отдельных государств предусмотрены специальные сроки уведомления для постановки на миграционный учет:

Уведомление о постановке на миграционный учет можно направить тремя способами:

Такой порядок предусмотрен пунктом 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 января 2007 г. № 9.

Общий порядок постановки на миграционный учет и направления уведомления о прибытии осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 января 2007 г. № 9. Детальный порядок прописан в Административном регламенте, утвержденном приказом ФМС России от 29 августа 2013 г. № 364.

По общему правилу срок пребывания иностранного гражданина, временно пребывающего на территории России в безвизовом порядке, ограничен сроком в 90 суток как суммарно, так и непрерывно в течение каждого 180-дневного периода. Однако этот срок считают продленным, если ему выдали патент, продлили срок действия патента или переоформили его. Такой порядок следует из положений пунктов 1–2 и абзаца 2 пункта 5 статьи 5 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.

По истечении срока пребывания безвизовый иностранный гражданин обязан выехать из России (п. 2 ст. 5 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ).

Внимание: за неисполнение принимающей стороной обязанностей по миграционному учету предусмотрена административная ответственность.

Ответственность установлена частью 4 статьи 18.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях и предусматривает наложение административного штрафа:

  • на организацию (принимающую сторону) в размере от 400 000 до 500 000 руб.;
  • на должностных лиц организации в размере от 40 000 до 50 000 руб.

При этом, если нарушения установлены в отношении двух и более иностранцев, ответственность наступает в отношении каждого иностранного лица.

Из ответа «Как принять на работу временно пребывающего иностранца, въехавшего на территорию России без визы»

29.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль