Нужно ли работникам расписываться в личных карточках старого образца?

103

Вопрос

В нашей организации заведены карточки формы Т-2 как утвержденные в 2001 г., так и в 1979 г.. Форма №Т-2 от 2001г. предусматривает подпись работника, а форма №Т-2 от 1979г. не предусматривает. В старых карточках не стоят подписи работников. Необходимо ли расписаться работникам в старых карточках?

Ответ

Ответ на вопрос:

В описанной ситуации, рекомендуется переоформить работникам личные карточки по старой форме на личные карточки по новой форме. В этих карточках работникам следует дать расписаться в общем порядке.

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Учитывая данные факты, рекомендуется переоформить работникам личные карточки на актуальные редакции, после чего заполнить такие карточки надлежащим образом (см. приложение к ответу ниже).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Можно ли оформить заново личную карточку, если оформленная при приеме пришла в негодность

Трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован. На практике взамен пришедших в негодность личных карточек оформляют новые.


О Трудовой книжке старого образца читайте подробнее здесь.


Личная карточка – важный кадровый документ, содержащий структурированную и обобщенную информацию о сотруднике, подлежащий длительному хранению. Если оформленный при приеме на работу документ не позволяет продолжать с ним работу и получать информацию, то возникает вынужденная необходимость переоформить личную карточку.

При этом действующее законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в случае износа личной карточки, и не устанавливает запрета на оформление новой личной карточки, если ранее оформленная карточка пришла в негодность, например истрепалась.

На практике рекомендуют переоформить пришедшую в негодность карточку. С этой целью следует издать приказ руководителя об оформлении дубликатов личных карточек с указанием причин нового оформления и сотрудников, в отношении которых нужно провести такую замену. С данным приказом ознакомьте сотрудников, личные карточки которых пришли в негодность, под подпись. Пришедшие в негодность личные карточки уничтожать не нужно, поскольку работодатель обязан хранить личные карточки в течение 75 лет (п. 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки.


Читайте о Трудовой книжке колхозника, чтобы не совершать ошибок.


Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки».

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

29.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль