Как обеспечить защиту персональных данных сотрудников?

179

Вопрос

Подскажите по такой ситуации. Сторонняя компания просит паспортные данные мои и еще сотрудников, которые будут уполномочены подписывать график отработанных часов. Компания предоставляет нам временный персонал. Не должно быть в документах прописано о защите персональных данных?Организация предоставляет нам временный персонал.Персонал работает у нас, мы ведем и подписываем график отработанных часовПодписывать могу я, начальник производства или спец-т по планированиюКомпания, предоставляющая нам персонал, запросила на подписантов графиков паспортные данныено в приложении о подписантах ничего не сказано о защите персональных данныхмой вопрос - с точки зрения законодательства они должны как-то прописывать гарантию о защите ПД?агентство аккредитованное. вопрос не в этом.

Ответ

Ответ на вопрос:

Письменное уполномочие, в том числе на представление интересов в юридического лица перед третьими лицами и в суде, может содержаться как в отдельном документе (доверенности), так и в договоре, решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений (пункты 1, 4 статьи 185 ГК РФ, статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ).

При этом гражданское законодательство не требует указания паспортных данных поверенного, достаточно указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данное лицо. В Вашем случае вполне достаточно было бы в договоре или приложении к нему указать Вашу должность.

О необходимоти указания в доверенности паспортных данных говорят только Методические рекомендации о совершении нотариальных действий ("Методические рекомендации по удостоверению доверенностей" (утв. Решением ФНП от 07 - 08.07.2003, Протокол N 03/03), но они утратили силу с 19 сентября 2015 года (Письмо ФНП от 24.09.2015 N 3013/03-16-3 – приведено в приложении к ответу).


Мы рекомендуем почитать о защите персональных данных в организации материал по этой ссылке.


Нашу позицию поддерживаю суды. Так суд указал: отсутствие в доверенности указания на место жительства или место нахождения, паспортные данные представителя юридического лица не являются обязательными реквизитами доверенности, выдаваемой юридическим лицом своему работнику, в доверенности указана дата ее выдачи, должность поверенного и объем его полномочий. (ОПРЕДЕЛЕНИЕ КРАСНОЯРСКОГО КРАЕВОГО СУДА от 16.07.2014 № 33-6875/2014)

Таким образом, это вопрос Ваших переговорщиков – убедить контрагента в том, что Ваши паспортные данные для подписания графиков не нужны, а достаточно вашей должности и Ф.ИО.)

Если убедить в этом контрагента не получается, то Вы правы, что нужно (1) и подписать с контрагентом соглашение о конфиденциальности, в том числе о его обязанности хранить Ваши персональные данные; (2) без Вашего письменного согласия передача таких данных будет незаконна.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА

ПИСЬМО

от 24 сентября 2015 г. N 3013/03-16-3

Информирую Вас о том, что 18 сентября 2015 г. Правлением Федеральной нотариальном палаты принято решение отменить с 19 сентября 2015 г. действие следующих документов, как несоответствующих законодательству:

Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей, утвержденных решением Правления ФНП (протокол от 7 - 8 июля 2003 года N 03/03);

Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных решением Правления ФНП (протокол от 26 - 27 марта 2003 года N 03/03).


Эксперт делится важной информацией о Обработке персональных данных при приеме на работу в материале по ссылке.


Комиссией Федеральной нотариальной палаты по законодательной и методической работе в ближайшее время будут подготовлены новые методические пособия по удостоверению доверенностей и по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, которые будут доведены до сведения нотариальных палат субъектов Российской Федерации.

Президент

Федеральной нотариальной палаты

К.А.КОРСИК


Читайте об общедоступных персональных данных, чтобы не совершать ошибок.


2. Ситуация: Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).


Читайте подробнее о заявлении на отзыв персональных данных по этой ссылке.


Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 20.01.2016

20.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль